Ошибки при составлении номенклатуры дел

Нужна ли номенклатура дел?

Статей о номенклатуре дел в периодических изданиях немало, сведения об этом документе содержатся в нормативных правовых актах. Нужно ли еще что-то об этом писать? Полагаем, что да, потому что в последнее время, общаясь с работниками коммерческих организаций (преимущественно малого, а иногда и среднего бизнеса) и задавая вопрос «А в вашей организации есть номенклатура дел?», все чаще получаем отрицательный ответ.

Конечно, речь не идет о государственных органах, органах местного самоуправления, бюджетных организациях, крупных акционерных обществах и обществах с ограниченной ответственностью, в которых делопроизводство ведут квалифицированные специалисты, знающие, что исполненные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел, что в ней определены их сроки хранения. Без номенклатуры дел очень сложно навести порядок в документах: систематизировать их и обеспечить надлежащие сроки хранения.

Но большинство коммерческих организаций, не являющихся источниками комплектования государственного (муниципального) архива, не считают нужным ежегодно составлять, утверждать и использовать в работе номенклатуру дел.

Более того, эту позицию разделяют даже некоторые официальные органы. Например, Роструд (федеральный орган исполнительной власти) на своем портале Онлайнинспекция.рф на вопрос № 105610 «Обязана ли коммерческая организация или ИП, занимающиеся строительством, общепитом, организацией досуга, вести номенклатуру дел?» ответил 22.01.2019: «Нормами действующего законодательства не установлена обязанность коммерческих организаций или индивидуальных предпринимателей вести номенклатуру дел. Номенклатура дел указанными лицами ведется по своему собственному усмотрению в порядке, установленном внутренним локальным нормативным актом».

Такая позиция, на наш взгляд, мягко говоря, спорная. Индивидуальные предприниматели, действительно, не упоминаются в нормативных правовых актах, содержащих сведения о номенклатуре дел, но организации – упоминаются, причем без выделения из их числа коммерческих, которым можно номенклатуру дел не иметь. Подтвердим сказанное цитатами из нормативных правовых актов, которые обязательны к применению всеми организациями России.

Таким образом, первой и главной ошибкой, связанной с номенклатурой дел, является ее отсутствие в организации. Для устранения этой ошибки требуется разработать и утвердить номенклатуру дел по методике, содержащейся в Правилах 2023 года, которые мы процитировали выше.

При анализе применяемых в организациях номенклатур дел встречаются ошибки 2 видов:

• в форме номенклатуры дел;
• в заполнении граф номенклатуры дел и ее итоговой записи.

Кроме того, встречаются и ошибки в порядке работы с номенклатурой дел, т.е. в ее ведении.

Ошибки в форме номенклатуры дел

Казалось бы, таких ошибок вообще не должно было бы быть. Номенклатуры дел для организации и для структурного подразделения:

• до 17.09.2023 имели «установленную форму» (приложения 25 и 26 к Правилам, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, далее – Правила 2015 года);
• с 17.09.2023 начали действовать «рекомендуемые образцы» (приложения 1 и 2 к Правилам 2023 года).

Однако на практике можно увидеть наименования граф в номенклатуре дел, которые:

• в лучшем случае взяты из старых Правил 2015 года, не соответствуют внесенным в 2023 г. изменениям.
• Например, графа 3 продолжает называться «Количество дел» вместо «Количество томов (частей)». Это не логично, т.к. в каждой строке номенклатуры значится только 1 дело, просто у некоторых из них за год может сформироваться несколько частей = томов. Эту нелогичность в наименовании графы Правила 2023 года исправили.
  Обычно старые названия граф задерживаются, если номенклатура дел была когда-то разработана и потом актуализировалась не качественно. Корректировки в ее форму в 2023 году были внесены небольшие – их и не заметили;
• в худшем случае наименования граф вообще «взяты непонятно откуда» (см. Пример 1). Их могут сознательно упрощать, чтобы упростить последующее заполнение номенклатуры (например, оставить графу «Срок хранения», исключив из нее ссылку на нормативный документ, откуда взят этот срок).

В категорию ошибок мы не относим ситуацию, когда организация, видя, что в Правилах 2023 года теперь значится «рекомендуемый образец» номенклатуры, решила доработать ее под себя:

• сохранив все надлежащие сведения и
• добавив дополнительные сведения либо разделив содержимое отдельных колонок на несколько граф (например, отдельно срок хранения и нормативный документ со статьей, где он установлен; отдельно локализация для электронных документов; ответственное за формирование дела лицо и т.д.).

Встречаются примеры неправильного расположения заголовков разделов номенклатуры дел (см. Примеры 2, 3 и Фрагмент документа выше). Заголовками являются наименования структурных подразделений или функций, направлений деятельности организации (п. 11 Правил 2023 года). Иногда их ошибочно помещают в графу 1.

...