Как учитывать бланки документов

Бланк – понятие, относящееся к форме документа, к его носителю. Нумерация бланков является одним из методов, обеспечивающих подлинность, достоверность и аутентичность документа с точки зрения его физического носителя. Номер бланка – один из идентификаторов документа, при его проверке номер подтверждает, что документ издан именно этой организацией, она действительно является его автором.

Если в вашей организации реализуются технологии конфиденциального делопроизводства, то инициируйте разработку отдельной специальной Инструкции по конфиденциальному делопроизводству, в которой вы совместно со службой безопасности установите обязательную систему нумерации бланков, используемых для составления и оформления документов с грифами ограничения доступа. Причем в конфиденциальном делопроизводстве обязательно регламентируется порядок учета носителей, на которых составляются и оформляются документы на всех этапах их подготовки, особенно при применении грифа «Секретно».

Обратите внимание на п. 3.3.2 «Бланки документов» Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 25.12.2020 № 199). Из него следует, что при составлении и оформлении документов без грифа ограничения доступа служба делопроизводства вправе вести учет бланков. При этом порядок их учета, включая выдачу, возврат и уничтожение испорченных, а также форма журнала учета бланков должны быть закреплены в Инструкции по делопроизводству. Должен быть также...