Илона Ульянова: «Отказ от бумажных версий кадровых документов сократил отдел кадрового администрирования»

В прошлом году стало известно, что Минтруд России разрабатывает поправки в законодательство, которые позволят работодателям перевести кадровую документацию в электронный вид. Однако уже сейчас некоторые компании активно пользуются законными возможностями системы электронного документооборота в кадрах. Своим опытом с журналом «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» делится менеджер по кадровому консалтингу ООО «ОБИ Франчайзинговый Центр» Илона Ульянова.

– Илона, для начала расскажите немного о своей компании, чтобы понять основы вашей кадровой политики.

– ÓBI – это немецкая торговая сеть магазинов строительных и хозяйственных товаров, принадлежащая компании OBI GmbH & Co. DeutschlandKG. Сеть включает более пятисот семидесяти магазинов в разных странах, часть из которых работает по франчайзингу. Первый магазин OBI в России открылся в 2003 году. В настоящее время у нас трудится более чем 5000 сотрудников в 28 магазинах и 12 городах России, в трех разных часовых поясах.

– Каким образом электронный документооборот «завязан» на отдел кадрового администрирования?

– С 2009 года у нас внедрена 1С ЗУП, в которой настроены блоки учета заработной платы, подбора и обучения персонала. Программа является основным источником данных о структуре компании и работниках и для системы учета рабочего времени, корпоративных порталов, программой электронного документооборота компании в целом. Оставаясь в рамках правового поля, мы по максимуму, там где это возможно, перевели кадровый документооборот в электронный вид. Естественно, все процессы электронного документооборота строим, исходя из требований Трудового кодекса Российской Федерации – строгой кадровой дисциплины, соблюдения сроков и своевременности выплат.

– Расскажите подробнее. Что конкретно было сделано для перехода в систему электронного документооборота?

– Первое, что мы сделали, – автоматизировали цепочку утверждений документов руководством. Ведь самое дорогостоящее время компании – это время наших руководителей. Документы стали утверждаться и визироваться с невероятной скоростью. Если руководителя нет на месте, система автоматически перенаправляет задачу вышестоящему руководству.

Второе – мы отказались абсолютно ото всех форм «бумажных» документов, которые закон не требовал: заявления, внутренние бланки, KPI для премирования и прочее. Все «ушло» в цифру.

После вступления в силу постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595¹, которое позволило отказаться от командировочных удостоверений, мы это сделали. Для компании с разветвленной региональной сетью – это весьма актуальный вопрос. У нас практически все работники постоянно в пути. Отказ от командировочного удостоверения и перевод абсолютно всех действий в электронный документооборот дали возможность сократить работников в отделе кадрового администрирования, которые раньше этим занимались. Процесс выглядит следующим образом. Работник самостоятельно в системе указывает пожелания по командировке. Эти данные передаются в агентство по организации деловых поездок, а отдел кадрового администрирования компании автоматически из системы электронного документооборота получает на дни командировки сотрудника букву «К» (командировка), которая так же в автоматическом режиме указывается в табеле учета рабочего времени. Все остальные документы, подтверждающие расходы, создаются автоматически в форме и передаются в финансовый отдел.

Далее мы занялись отпусками. В системе электронного документооборота мы требуем, чтобы работник запланировал свой график отпусков.

– Как удается избежать наложения отпусков при электронном заполнении в системе?

– В процессе заполнения графика работниками система автоматизирует несколько процессов, в том числе наложение дат взаимозаменяемых работников, деление отпуска на части, а также количество дней, включая неиспользованные. Система в обязательном порядке запросит утверждение дат руководителем. Поэтому два человека не смогут уйти в отпуск одновременно, если они взаимозаменяемые.

За три недели до начала запланированного и утвержденного отпуска на служебную почту работника приходит уведомление о том, что на такие-то даты у него запланирован отпуск, и просьба подтвердить, остается ли все в силе, или же работник передумал. Если он по-прежнему хочет пойти в отпуск в эти даты, то данные автоматически передаются в финансовый отдел на оплату. Если же он передумал, то система попросит его перенести этот отпуск, и точно так же впоследствии напомнит ему о том, что у него предстоит отпуск. Этот период в три недели дает нам возможность вовремя оплатить сотруднику отпуск и за две недели подписать с ним приказ. Поскольку государство не дало возможности не уведомлять работника под личную подпись об отпуске, мы пока от этого не отказываемся.

– Как система контролирует дисциплину работников? Их приход на работу?

– У нас работники должны самостоятельно отмечаться в системе учета рабочего времени. Если кто-то не отметился в ней, то на следующий день на почту работнику придет запрос о необходимости сообщить причину отсутствия. И предложит ему ограниченный перечень возможных ответов. Соответственно, работник, выбирая их, так или иначе, подтверждает свое отсутствие. В зависимости от того, что он написал в системе, и будет оплачен его день. Причем система содержит большое количество внутренних «аудиторов», чтобы исключить человеческий фактор. Например, работник не сможет задним числом указать наличие отпуска в день прогула, сообщить о забытом пропуске будущим числом и так далее. Сообщение об отсутствии уходит на утверждение руководителю. Если работник не предоставляет своевременно отчет об отсутствии, то данные об этом передаются в отдел кадрового администрирования, который в случае необходимости запрашивает объяснительную записку от работника в письменном виде.

– Как учитываются опоздания работников?

– В компании введен ненормированный учет рабочего времени. В Правилах внутреннего трудового распорядка закреплено начало и окончание рабочего дня, но в итоге, когда отчет об отработанном времени формируется в системе, акцент делается на общем количестве отработанного времени, а не времени прихода на работу и, соответственно, опоздании. Причем, если сотрудник регулярно задерживается на работе, у руководства возникнет вопрос о том, трудится ли он правильно. Мы относим случаи, когда персонал работает больше, а не меньше, к отрицательным, и рассматриваем их как управленческую ошибку и недоработку менеджмента и очень активно с этим работаем.

– Каким образом в компании применяется электронный документооборот для дистанционных работников?

– Наши дистанционные работники – менеджеры по закупке. Это сотрудники с высокой заработной платой на рынке и соответственно уровень вовлеченности у них выше среднего. Результат их труда измерим и легко отслеживается. Поэтому нет необходимости слишком тщательно за ними следить. Мы внесли два дополнительных основания для расторжения трудового договора по статье 312.5 Трудового кодекса РФ. Это непредставление отчетов в сроки, установленные непосредственным руководителем, и отказ от региональной системы закупок. Кроме того, в договор мы внесли возможность использования квалифицированной электронной подписи, но на практике такой потребности не возникло. Работники в обязательном порядке часто приезжают в центральный офис в командировку, и нам удается подписывать у них все необходимые документы. Также в договор внесено условие о том, что документы будут подписываться квалифицированной электронной подписью только в том случае, если подписание документов каким-либо другим способом невозможно. Вместе с тем договор предусматривает различные варианты обмена «живыми» бумажными документами, в том числе и по обычной почте.

– Наверняка в Вашей компании, как и в большинстве европейских компаний, проходит обязательная регулярная оценка персонала.

– Да, мы проводим ее дважды в год. Причем было решено, что ключевые показатели эффективности (KPI) мы будем брать исключительно из должностных инструкций. Все KPI представляют собой пункты должностной инструкции. Если у руководителя есть необходимость данную должностную инструкцию изменить, то это происходит в процессе оценки. Когда работник оценивается, ему сообщается, насколько качественно и правильно он выполняет свои обязанности. Если он выполняет свои обязанности хорошо, ему ставится более высокая оценка, которая предполагает, что он может взять на себя повышенные обязательства. В этот момент путем переговоров в процессе оценки могут быть внесены изменения в должностную инструкцию, которую можно распечатать непосредственно с корпоративного портала.

– Правильно ли я понимаю, что эта процедура аттестацией не является?

– Совершенно верно, это не аттестация. Оценка – это беседа непосредственного руководителя и подчиненного о достижениях последнего. Причем ее цель не столько в том, чтобы оценить работу сотрудника, сколько в возможностях его роста и развития. В процессе оценки исследуется потенциал работника и необходимость в обучении.

– Получается, оценка не влечет ротации персонала?

– Влечет. Только получив положительную оценку, работник может вырасти. В результате оценки непосредственный руководитель и подчиненный приходят к выводу, что последний может справляться с какими-то дополнительными обязанностями. Они меняют его должностную инструкцию, причем обязанности могут корректироваться и изменяться, но совсем не обязательно, что это повлечет за собой изменение наименования должности и повышение заработной платы.

– То есть должностную инструкцию вы пишете не под должность, а под работника?

– Именно так. Название должности одно, но должностные обязанности у сотрудников могут иметь разное наполнение. В связи с этим и оклады могут различаться.

– Какой порядок ознакомления с локальными нормативными актами установлен в Вашей компании?

– Локальные нормативные акты компании доводятся до сведения работников по каналам внутренних коммуникаций. В Правила внутреннего трудового распорядка у нас внесена следующая формулировка: «Все изменения в локальных нормативных актах и других документах, касающихся трудовых отношений с работниками, будут направляться на служебную электронную почту работника с адреса такого-то, а также размещаться на общедоступном сетевом диске “N” на сервере компании по адресу такому-то». Работник обязан ознакомиться с присланным локальным нормативным актом до даты вступления в силу, указанной в документе. Таким образом мы действуем уже порядка восьми-десяти лет. Под личную подпись работник знакомится с локальными нормативными актами при приеме на работу. В трудовом договоре есть об этом запись. В дальнейшем все изменения, дополнения, введение новых локальных нормативных актов происходят так, как указано в Правилах внутреннего трудового распорядка.

– Но есть же обязательные локальные нормативные акты, с которыми работодатель обязан ознакомить работников под личную подпись, например Положение о персональных данных?

– Когда мы вводили в компании Положение о защите персональных данных, мы не стали рисковать и собрали подписи всех работников. Когда же мы изменяем незначительную часть того или иного документа, то ознакомление проходит по системе электронного документооборота.

– То есть порядок ознакомления зависит от существенности внесенных в локальный нормативный акт изменений?

– Не совсем. Ротация персонала в компании происходит с определенной периодичностью, поэтому всегда где-то пятьдесят процентов работников ознакомлены под подпись с последней версией бумажного документа (в трудовом договоре, журнале ознакомления). Кроме того, документы в последней актуальной версии лежат на корпоративном портале и отправлены работнику на личную корпоративную почту. Любой сотрудник в любой момент может ознакомиться с ними.

– Безусловно, это очень удобно. Но тут интересно, как суды реагируют на подобные новации.

– Мнение судей в этом отношении неоднозначное. Если смотреть картину в целом, то только одно дело из десяти было на этом основании нами проиграно. В принципе, судебная практика у нас не очень обширная, поскольку мы стараемся превентивно разрешать трудовые споры с работниками. До недавнего времени суды принимали любые подтверждения в качестве доказательств, включая смс-переписку, электронные письма. Но в нашем недавнем деле судья не принял ни одного документа, на бумажной версии которого не стояла подпись работника. Конечно, отношение судьи к тому, насколько допустимы такие доказательства, зависит от нескольких факторов. Например, в одном деле работник оспаривал увольнение за прогул, и судья принял абсолютно все документы, которые доводились до работника в электронном виде. Возможно потому, что в объяснительной записке работник свое отсутствие не оспаривал и сообщал, что не сможет предоставить документы, подтверждающие его правомерность. И, соответственно, все наши особенности доведения локальных нормативных актов показались суду допустимыми. А в последнем деле, закончившемся для нас негативно, работник прямо отрицал, что с этими документами знакомился, и судья отметил, что отправка документов не подтверждает их получение. Никакие справки IT-службы о подтверждении получения не помогли. Подчеркну, что это всего лишь одно дело из порядка десяти, которые мы апробировали на практике. Понятно, что при наличии сопутствующих доказательств и неотрицания работником факта ознакомления суд, скорее всего, примет в качестве доказательств факт доведения локального нормативного акта до работника подобным образом.

– Не секрет, что в последние годы трудовые инспекции довольно жестки в отношениях с работодателями, а штрафы высоки. Как госинспекция труда воспринимает Вашу практику ознакомления с документами?

– С их претензиями мы не сталкивались. Ведь при приеме на работу мы знакомим сотрудника под подпись со всеми локальными нормативными актами. Кроме того, на мой взгляд, очень важно, когда инспекция знает, что работодатель добросовестный и скрупулезно соблюдает трудовое законодательство. Зачастую работники обращаются в государственную инспекцию труда и прокуратуру с абсолютно абсурдными и нелепыми требованиям, тем самым злоупотребляя своими правами. Видя это и в целом законопослушный и социально ответственный подход работодателя, инспекции и суды обращают меньше внимания на нюансы.

– Илона, подытожьте свой опыт работы с электронным документооборотом.

– Мы с нетерпением ждем, когда на законодательном уровне будет разрешено использовать в кадровом делопроизводстве электронные документы. Пока же отказаться от бумажных версий мы не можем. Но даже несмотря на то, что весь требуемый законодательством документооборот мы сохранили в бумажном виде, путем перевода в электронный необязательных, но принятых практикой документов, – мы наполовину смогли уменьшить количество персонала, который занимается этим. А это, согласитесь, серьезное достижение.