В статье рассмотрены основные вопросы, которые возникают перед кадровым отделом в период отпусков. В частности, общий порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, очередность их предоставления отдельным категориям работников, порядок внесения изменений и дополнений в график отпусков, предоставление ежегодных оплачиваемых отпусков вне графика, продление или перенос ежегодного оплачиваемого отпуска, отзыв из отпуска, расчет стажа, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск, удлиненные основные и дополнительные отпуска.
В соответствии с законодательством каждый работник имеет право на отдых, одной из разновидностей которого являются отпуска, предоставляемые работникам с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Поэтому в начале отпускной поры нужно обязательно вспомнить особенности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков.
Общий порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков
Согласно ст. 115 ТК РФ ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью не менее 28 календарных дней. Кроме того, оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно (ст. 122 ТК РФ).
Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем (с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации – при ее наличии), не позднее чем за две недели до наступления календарного года. График обязателен как для работодателя, так и для работника (ст. 123 ТК РФ).
До 01.01.2013 обязательной к использованию была унифицированная форма графика отпусков № Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.
Работодатели могут использовать форму графика отпусков, разработанную самостоятельно. Это также подтверждается письмом Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1, в котором сказано, что с 01.01.2013 негосударственные организации вправе пользоваться формами первичных учетных документов (в том числе формой № Т-2), разработанными ими самостоятельно. При этом каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», а именно:
- наименование документа;
- дату составления документа;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события (пункт в редакции, введенной в действие с 1 января 2014 года).
Чтобы не тратить времени на самостоятельную разработку формы графика отпусков, целесообразно продолжать пользоваться унифицированной формой, однако это решение необходимо закрепить в учетной политике организации.
Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. А отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя (ст. 122 ТК РФ).
Помимо основных ежегодных оплачиваемых отпусков работников в график включаются дополнительные отпуска и отпуска, не использованные сотрудниками в текущем и предыдущих рабочих периодах.
В силу различных причин работники могут иметь неиспользованные ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды. При этом за ними сохраняется право на использование всех полагающихся ежегодных оплачиваемых отпусков. Ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды могут предоставляться либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по соглашению между работником и работодателем (письмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0).
Отпуска, предоставляемые сотрудникам без сохранения заработной платы, в график отпусков не включаются.
О времени начала отпуска работник должен быть извещен под личную подпись не позднее чем за две недели до его начала (ст. 123 ТК РФ).
Очередность предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска отдельным категориям работников
Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных положениями ТК РФ и иных федеральных законов, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время (ст. 123 ТК РФ).
Пример 1. Письмо-извещение об оплачиваемом отпуске, предусмотренном графиком отпусков
