Что делать, если в организацию обратился работник, который давным-давно уволился, но его интересуют сведения о своей работе в компании? Что такое запросы социально-правового характера, как должно выглядеть обращение работника, в какой форме и в какие сроки нужно предоставить ему ответ? Что делать, если в организации нет архива? Основываясь на свежих нормативах по архивному делу, ответим на эти вопросы и приведем примеры.
Как известно, отсутствие в организации структурного подразделения «Архив» совершенно не является поводом не хранить документы, особенно по личному составу. Если архива нет, то хранение осуществляет отдел кадров, и отвечать на запросы бывших работников предстоит также кадровикам.
Обращения в архив организации могут быть самыми разными. Отдела кадров напрямую касаются лишь те из них, что носят так называемый социально-правовой характер. Чтобы не возникало недоразумений, имеет смысл точно определить, что речь идет о запросах, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получением льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации 1.
Независимо от того, как организовано хранение документов в организации, ответить на запрос бывшего сотрудника нужно. Для этого в делопроизводстве установлено три формы ответа:
- архивная справка,
- архивная выписка,
- архивная копия.
Три вида этих документов определены в ГОСТе Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденном приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст (п. 172–174). Согласно стандарту:
архивная справка – документ, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых он составлен;
архивная копия – дословно воспроизводящая текст или изображение архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;
архивная выписка – документ, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенным факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.
Бланк архива используется, если в организации имеется архив как самостоятельное структурное подразделение. Нельзя однозначно сказать, кто в этом случае отвечает за исполнение запроса бывшего работника: начальник архива или начальник отдела кадров. Порядок ответа определяется в организации и закрепляется в регламентирующих деятельность архива документах. Но в любом случае без визы начальника отдела кадров руководитель не должен подписывать подобные документы.
Если в организации нет архива, то из наименований трех ответных документов исчезает слово «архивная» и заявитель получает просто копию, выписку или справку. Выписка или справка готовятся тогда на обычном бланке организации для документов.
Порядок подготовки архивных копий, выписок и справок приведен:
- кратко – в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (п....
