Для начала расскажем об экспертизе ценности в целом, чтобы начальник отдела кадров знал, чем предстоит заниматься и что должно получиться «на выходе», подробно остановившись на экспертизе ценности документов отдела кадров. Неважно, есть в компании архив или нет: документы по личному составу должны храниться по единым для всех правилам. Ежегодная экспертиза ценности – одно из таких правил.
Первая и основная задача начальника отдела кадров в экспертной комиссии (ЭК) состоит в том, чтобы оценить документы по личному составу. Они, впрочем, и так полностью должны находиться в его ведении. Во вторую очередь идет задача обеспечить соблюдение интересов работодателя и не допустить ущемления прав работников при оценке всех остальных документов.
Обязательность ежегодной экспертизы ценности (ЭЦ) устанавливается в п. 4.10–4.11 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526, далее – Правила-2015). А порядок ее проведения подробно и исчерпывающе приводится в разделе 2 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
Первая в истории компании экспертиза ценности организуется архивом или службой делопроизводства. Как правило, архивы создаются в компаниях тогда, когда количество скопившихся документов начинает выходить из-под контроля и становится просто необходимым избавиться от них хотя бы частично. Это означает, что экспертной комиссии предстоит большая работа. Но все члены комиссии действуют строго в рамках своей компетенции, а значит, начальника отдела кадров среди всех скопившихся за годы работы документов будут интересовать только те, что имеют отношение к работе с персоналом.
Ход экспертизы ценности документов лучше всего представить в виде таблицы (Таблица 1).
Таблица 1. Экспертиза ценности документов
Экспертизу ценности проходят не абсолютно все документы, а только те, что готовы для определения на хранение. Читаем Правила-2015.
Абзац 1 п. 4.1 Правил-2015
4.1. Документы Архивного фонда Российской Федерации и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, передаются в архив организации не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
Результаты экспертизы ценности обязательно оформляются в специальных документах, формы которых утверждены Правилами-2015. Это:
За организацию составления описей, их оформление и документооборот отвечает архив организации (или служба делопроизводства). Кадровики заполняют только основное содержание описи дел по личному составу.
Когда ЭЦ станет обычным событием в организации (или в отделе кадров, если архива на уровне компании нет), она не будет занимать много времени. Члены комиссии будут знать,...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Для проведения экспертизы ценности документов в организации создается экспертная комиссия. И одним из ее членов в обязательном порядке выступает представитель отдела кадров – его руководитель. Расскажем, что от него потребуется, как подготовиться к работе комиссии и какие обстоятельства учесть.
Сроки хранения кадровых документов сокращены с 75 лет до 50. Какие документы попали под новые правила? Как повлияют указанные изменения на работу кадровых служб? Как отсчитывать новый срок? На эти вопросы найдете ответы в материале нашего эксперта.
Документы по личному составу играют важную роль в трудовых отношениях. Именно они являются доказательствами в случае возникновения спора и подтверждают законность действий работодателя, а также защищают социальные и будущие пенсионные права сотрудников. Поэтому так важно грамотно их вести. Давайте разберемся, каковы правила формирования личных дел сотрудников, что в них следует включать, какие документы должны быть в оригинале, какие допустимы в копиях, каков порядок их хранения и пр.
Отсутствие в организации архива совсем не повод пренебрегать качественным и выстроенным в соответствии с государственными нормами процессом хранения документов, пусть даже и внутри одного отдела кадров. Уничтожение документов – неотъемлемая часть этого процесса. Очень важно провести его, заменив тома на полках только одним, грамотно составленным, актом. Автор расскажет, как это сделать и на что обратить внимание при уничтожении кадровых документов.
Для проведения экспертизы ценности документов в организации создается экспертная комиссия. И одним из ее членов в обязательном порядке выступает представитель отдела кадров – его руководитель. Расскажем, что от него потребуется, как подготовиться к работе комиссии и какие обстоятельства учесть.
Сроки хранения кадровых документов сокращены с 75 лет до 50. Какие документы попали под новые правила? Как повлияют указанные изменения на работу кадровых служб? Как отсчитывать новый срок? На эти вопросы найдете ответы в материале нашего эксперта.
Трудовое законодательство предоставляет гарантии и компенсации работникам отдаленных регионов, в частности, надбавки к заработной плате, районные коэффициенты, дополнительные отпуска, сокращенный рабочий день и пр. Чтобы не допустить ошибок при оформлении работников филиалов на территории нашей страны, кадровой службе необходимо предпринять шаги, перечисленные в статье.
Отсутствие в организации архива совсем не повод пренебрегать качественным и выстроенным в соответствии с государственными нормами процессом хранения документов, пусть даже и внутри одного отдела кадров. Уничтожение документов – неотъемлемая часть этого процесса. Очень важно провести его, заменив тома на полках только одним, грамотно составленным, актом. Автор расскажет, как это сделать и на что обратить внимание при уничтожении кадровых документов.
Оформить подписку на журнал
«Кадровая служба и управление персоналом предприятия»
можно в любом отделении почты:
