Несмотря на то что новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов начнет действовать только через год, уже сейчас можно ознакомиться с его основными положениями. Изменения в правилах оформления коснутся документов общего делопроизводства. В отделе кадров эти документы создаются тоже. Речь идет о деловых письмах, служебных и докладных записках, приказах по основной деятельности и личному составу, локальных нормативных актах и других документах. Расскажем также об ошибках и неточностях, допущенных в новой версии ГОСТ.
С 1 июля 2018 года начнет дейсвовать новый государственный стандарт по оформлению документов ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утвержден приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст)1. Для делопроизводителей это долгожданное и знаковое событие, а кадровикам нужно принять к сведению, какие реквизиты документов общего делопроизводства будут оформляться по-новому. В этой статье рассмотрим изменения в правилах, которые напрямую имеют отношение к кадровикам, а также расскажем о допущенных в нем ошибках и неточностях, которые, как мы надеемся, еще успеют поправить до июля следующего года.
Строго говоря, ГОСТ-2016 ждали уже к 1 июля 2017 года. Но Росстандарт опубликовал приказ от 25.05.2017 № 435-ст «О внесении изменений в приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. № 2004-ст "Об утверждении национального стандарта Российской Федерации"», и срок вступления в действие нового стандарта перенесли на целый год, установив своеобразный переходный период.
Рассмотрим старые и новые правила и отследим те изменения, которые доступны на сегодняшний день. Количество и качество изменений можно оценить как существенные, и готовиться к их внедрению можно начинать уже сейчас (особенно в таких «знаковых» моментах, как, например, заверение трудовой книжки сотрудника). Обо всех дополнениях и изменениях текущей редакции ГОСТ-2016 мы сообщим, когда они появятся.
До 1 июля 2018 года при составлении документов можно ориентироваться на целый набор нормативно-методических актов. Все они составлены на основе ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст)2. Это в первую очередь Методические рекомендации по внедрению ГОСТ-20033, во вторую - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477).
С момента вступления в силу ГОСТ-2016 старый стандарт и методические рекомендации к нему станут неактуальными. То же касается и методических рекомендаций для федеральных органов исполнительной власти, но только в части оформления реквизитов документов.
Каких документов коснутся изменения?
Изменения в правилах оформления коснутся документов общего делопроизводства. В отделе кадров эти документы создаются тоже. Речь идет:
- о деловых письмах;
- служебных и докладных записках;
- приказах по основной деятельности;
- приказах по личному составу, которые оформляются по форме приказов по основной деятельности;
- локальных нормативных актах и других документах.
Общие правила оформления документов
ГОСТ-2016 отличается от своего предшественника тем, что содержит целый раздел, который называется «Общие правила оформления документов». Рассмотрим их.
Нумерация страниц документа
О необходимости нумерации второй и последующих страниц многостраничных документов указывается как в ГОСТ-2003, так и в ГОСТ-2016. Но если в ГОСТ-2003 просто говорилось о том, что «номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа», то в новом стандарте уточняется, что «номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа».
Двусторонняя печать документов
Новый ГОСТ говорит о допустимости оформления документов с двух сторон листа. При этом оговаривается: «при двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны». Это делается для удобства сшивания: то поле, на котором будут расположены проколы и нить, должно быть самым широким.
По тому же ГОСТ-2016 оно не может быть менее 20 мм, а если создаваемый документ имеет длительный срок хранения - менее 30 мм (п. 6.1). Для сравнения, ГОСТ-2003 устанавливал только минимально допустимую ширину поля в 20 мм.
Шрифты и их размеры, интервалы
ГОСТ-2016 установил предпочтительные типы и размеры шрифтов для оформления документов. Все перечисленные шрифты входят в состав пакета MS Office, так что проблем с их использованием возникнуть не должно. К ним относятся: Times New Roman № 13, 14; Arial № 12, 13; Verdana № 12, 13; Calibri № 14 и приближенные к ним.
Если в состав документа входит таблица, то допускается использование шрифтов меньших размеров.
Что касается применяемых интервалов, то следует обратить внимание на следующие правила:
- текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала,
- многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал,
- составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.
Мнение эксперта
Вера Иритикова, профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Включение конкретных гарнитур шрифтов (Times New Roman, Arial, Verdana, Calibri), даже в качестве предпочтительных, а не обязательных, в экспертном сообществе считают влиянием на рынок, противоречием антимонопольному законодательству и вторжением в управленческие процессы разработки фирменных стилей. К сожалению, отечественное шрифтовое программное обеспечение у нас не развито, но к проблеме импортозамещения необходимо подходить правильно и, по крайней мере, заранее не устанавливать этому преград.
