О направлении и приеме телефонограмм многие частные компании уже практически забыли. Однако на госслужбе этот вид деловых коммуникаций используют довольно активно, причем не только в общении между собой, но и с коммерческими организациями. Судебное делопроизводство также предполагает извещение участников судебных процессов при помощи телефонограмм (ч. 1 ст. 133 ГПК РФ, ч. 3 ст. 121 АПК РФ, ч. 1 ст. 96 КАС РФ). Рассказываем, что такое телефонограмма, что придает ей юридическую силу, как ее принять, зарегистрировать и сколько хранить.
Основная задача телефонограммы
С помощью телефонограмм обычно передаются следующие сведения:
- приглашения на конференции, встречи, совещания, заседания;
- информация о переносе или отмене назначенных ранее мероприятий;
- просьбы направить представителей на выездные работы;
- короткие отчеты;
- запросы информации, не требующие приложений, и т. п.
Главная цель телефонограммы – документально зафиксировать факт передачи оперативной информации. Об этом говорит, например, п. 5.9.4 Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации, утв. приказом ФТС РФ от 09.07.2014 № 1331: «Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления».
Обычно юристы говорят о том, что не следует использовать телефонограмму, когда могут возникнуть спорные ситуации, которые связаны с содержанием и самим фактом передачи документа и которые могут дойти до судебного разбирательства (исключение составляют случаи, когда использование телефонограммы оговорено нормативными правовыми актами, например, в ч. 1 ст. 113 ГПК РФ, ч. 3 ст. 121 АПК РФ, ч. 1 ст. 96 КАС РФ). Ведь при передаче телефонограммы у автора документа нет документального подтверждения получения ее адресатом, а адресат не получает оригинал документа с подписью автора (выполнение этих двух условий способен обеспечить другой вид документа – письмо).
Телефонограмму скорее нужно рассматривать как дополнительный аргумент в судебном споре, а не как единственный и достаточный. Лучше всего ее использовать для решения задач, не выходящих за пределы родной организации / ведомства.
Требования к оформлению
В практике делопроизводства сложился способ оформления телефонограмм, который несколько варьируется в разных ведомствах и организациях. Жестких требований нет. На общефедеральном уровне есть только рекомендации. Поэтому если ваша организация / группа компаний / ведомство активно используют телефонограммы, то регламентация такой работы во внутренних документах становится необходимой.
В качестве примера можем привести уже не действующие методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 ВНИИДАД 1. Так, текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается)...
