В работе кадровых специалистов то и дело встречаются ситуации, когда необходимо о чем-то срочно официально уведомить работника. Иногда традиционные способы (письмо, звонок по телефону и пр.) не подходят, тогда в ход идут телефонограмма (о которой мы раньше писали на страницах журнала) и телеграмма (о ней поговорим на этот раз). Расскажем, как ее правильно оформить, какие требования к процедуре отправки надо соблюсти. В какой срок ее доставят и какими подтверждающими ее отправку и доставку документами следует заручиться.
Вопрос в тему
У сотрудника нашей кадровой службы возникла просьба отправки телеграммы (оповещение о необходимости получения трудовой книжки при увольнении). Подскажите, пожалуйста, как в современном мире отправить телеграмму от имени юридического лица (государственного вуза) за подписью руководителя? Наиболее грамотным и современным способом. С «Почтой России» есть договор, оплата телеграммы должна быть от имени юрлица.
Каким образом, в случае необходимости, можно будет доказать, что телеграмма действительно отправлена от имени нашей организации? Плюс, конечно, нужны все подтверждающие отправку и доставку до адресата документы.
Выгодные отличия телеграммы
Телеграмма – это текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи.
В течение многих веков единственным действенным способом передачи информации оставались письма, однако доставить срочное сообщение таким образом было сложно. Ранние телеграфные аппараты распечатывали принятый текст на бумажной ленте с клейкой оборотной стороной, которая затем наклеивалась на лист бумаги для удобства чтения. К середине 1980-х годов появились телетайпы, в которых текст телеграммы распечатывался непосредственно на бумаге. Многие почтовые отделения за дополнительную плату предоставляли возможность отправки поздравительных телеграмм, в этом случае лента или лист с принятым текстом наклеивались на художественно оформленный бланк.
Когда-то принято было посылать телеграммы по случаю важных событий, но в настоящее время телеграмма потеряла былую актуальность ввиду появления множества более удобных и быстрых альтернативных средств связи. Тем не менее телеграмма, как вид документа, востребована и в наше время.
Сейчас телеграмма – один из самых быстрых способов отправки сообщения с доставкой на бумажном носителе. Кроме того, можно заказать уведомление о вручении и засвидетельствованную копию отправленной в телеграфную сеть телеграммы, подтверждающую факт отправки телеграммы. Телеграмма позволяет передавать текстовые сообщения по любому адресу в России и за рубежом (СНГ) с гарантией доставки в установленные сроки (срочные телеграммы – 4 часа, обыкновенные – 8/12 часов).
Телеграмма используется в случае, когда ее отправитель хочет убедиться в том, что адресат в сжатые сроки гарантированно получит его сообщение и заверит факт получения собственноручной подписью. Юридические лица производят отправку телеграмм для решения различных задач, например:
- когда при длительных прогулах надо найти работника и затребовать у него объяснение относительно причин отсутствия на работе, если он на работе не появляется, на звонки...
