Многие кадровики и не подозревают, что приказы в организации бывают не только по основному виду деятельности и личному составу, но также и по административно-хозяйственной деятельности. К последним относятся, например, приказы о закреплении автомобилей за водителями или о выделении корпоративных номеров сотрудникам. Рассказываем, как выявить приказы по АХВ в документообороте компании, для чего это нужно и на что влияет. Даем рекомендации по учету и хранению данных приказов.
Какую ошибку делали в сроке хранения
Давайте разберемся с полузабытой многими категорией приказов по административно-хозяйственным вопросам (АХВ) – будем далее называть их так. Есть организации, предпочитающие вообще не замечать их, они оперируют только 2 группами приказов:
- по основной деятельности и
- по личному составу.
Объясним логику их поведения и распространенную ошибку.
Для этого надо обратиться к ныне утратившему силу Перечню типовых управленческих документов с указанием сроков хранения 2010 года 1. Согласно ему приказы по основной деятельности хранились постоянно до ликвидации организации. А после нее они могли быть выборочно взяты на хранение в государственный или муниципальный архив. Если кадровые документы туда передавались практически всегда, то приказы по основной деятельности если и брали, то некоторые – обычно это:
- об утверждении структуры и штатной численности;
- о назначении руководителя организации и его замов, главбуха;
- могли взять и другие приказы у градообразующего предприятия, основного налогоплательщика региона.
Об этом говорит сноска <**> в Перечне 2010 г., которую мы видим в статье 19 а), посвященной приказам по основной деятельности.
Фрагмент документа
Утративший силу Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558)
Но некоторые компании допускали ошибку в понимании сроков – ориентировались на сноску <*>, которая касалась срока хранения «Пост.»: «срок хранения “постоянно” (далее – Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет». Обратите внимание:
- как это правильно понимать: если в Перечне 2010 г. категории документов был назначен срок хранения «Пост.», то неисточники комплектования могли через 10 лет выделять такие документы к уничтожению;
- какую допускали ошибку: у приказов по основной деятельности срок хранения был «Пост.<**>», а значит, хранить надо было до ликвидации организации, но их уничтожали через 10 лет хранения, глядя на общую для Перечня сноску <*> и игнорируя сноску <**> в конкретной ст. 19 а).
В результате многие не выделяли в отдельное производство приказы по АХВ, хранить которые предписывалось 5 лет. Они:
- считали все приказы, не относящиеся к категории «по личному составу», приказами по основной деятельности;
- а через 10 лет и АХВ, и «основную деятельность» уничтожали.
Эту ошибку, которую допускали, глядя на постоянные сроки хранения в Перечне 2010 г., допускают и глядя на заменивший его Перечень 2019 г. 2, только в новом Перечне это будут уже другие сноски:
- <1> – относится ко всему Перечню 2019 г., и
- (2) – относится к конкретной ст. 19...
