В каких ситуациях работодатели должны заполнять индивидуальную карточку по учету страховых взносов на сотрудников? Какую форму следует использовать? Можно ли утвердить свою? Каков порядок заполнения документов и когда он может понадобиться? Автор предлагает образец заполнения карточки со своими комментариями.
Работодатели должны вести учет выплачиваемых работникам денежных средств, а также сумм страховых взносов, относящихся к ним, на каждого сотрудника, в пользу которого производились выплаты. Удобнее всего это делать в карточках индивидуального учета. Давайте разберемся, как их заполнить и на что обратить внимание.
Законодательная обязанность
Федеральным законом от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее – Закон № 212-ФЗ) установлена обязанность для работодателей вести учет начисленных выплат и иных вознаграждений в пользу физических лиц, а также исчисленных с них сумм страховых взносов. Это установлено в п. 1 ч. 1 ст. 5 Закона № 212-ФЗ. Целесообразнее всего вести учет в карточках индивидуального учета.
Вместе с тем у многих сразу возникнет вопрос: а что грозит, если пренебречь этой обязанностью? Ответственность за отсутствие индивидуального учета в Законе № 212-ФЗ не предполагается, то есть ни возможных штрафов, ни каких-либо других санкций не предусмотрено. Однако индивидуальную карточку все же стоит вести. Ее наличие сослужит работодателю добрую службу. Во-первых, избавит от споров с проверяющими и их претензий, во-вторых, поможет работодателю в составлении отчетности во внебюджетные фонды. Ведь отчетность по страховым взносам формируют именно на основании карточек индивидуального учета. Ну и в-третьих, убережет от ошибок в отчетности. Обнаружив ошибку на этапе оформления карточки, работодатель сможет избежать ошибок в отчетности, которые в некоторых случаях могут дорого стоить. Ведь если ошибки в отчетности привели к занижению сумм страховых взносов, подлежащих уплате в бюджет, работодатель должен будет представить уточненный расчет, доплатить недостающую сумму взносов и соответствующие ей пени и штраф (ст. 17, ч. 1 ст. 46 Закона № 212-ФЗ).
Форма карточки
Внебюджетные фонды в совместном письме ПФР от 26.01.2010 № АД-30-24/691 и ФСС России от 14.01.2010 № 02-03-08/08-56П...
