Оформляя льготы и подтверждая права, работодатель зачастую должен привести данные о численности персонала, причем порядок ее расчета бывает разный в зависимости от конкретных обстоятельств. Мы поможем избежать ошибок – рассказываем, когда какой из показателей требуется (для работы не только кадровиков, но и бухгалтеров) и как их рассчитать. На примерах объясняем, как правильно указать численность работников в различных случаях, а также предупреждаем о ситуациях, когда показатель численности может привлечь внимание проверяющих.
ТК РФ, НК РФ и отдельные федеральные законы устанавливают требования и льготы для организаций и индивидуальных предпринимателей в зависимости от численности их сотрудников. При этом законодатели оперируют разными показателями, такими как списочная, среднесписочная и средняя численность работников. На первый взгляд различия между ними не очевидны. Причем показатели численности не только считают по-разному, но и в отдельных ситуациях по-разному применяют.
Чем отличаются показатели численности
Показатель списочной численности работников определяется за каждый календарный день. Он редко используется сам по себе. В частности, его применение предусмотрено Федеральным законом от 19.07.1998 № 115‑ФЗ «Об особенностях правового положения акционерных обществ работников (народных предприятий)» при создании акционерных обществ работников (народных предприятий).
Обычно списочная численность работников за каждый день является промежуточным этапом при расчете среднесписочной численности работников за определенный период. А этот показатель уже применяется широко, в том числе при расчете налогов, начислении страховых взносов в качестве критерия определения малых и средних предприятий и как механизм реализации требований и гарантий, установленных отдельными федеральными законами.
Зная среднесписочную численность работников за период, можно определить их среднюю численность за тот же период, она важна организациям и индивидуальным предпринимателям при применении налоговых спецрежимов (упрощенки, патентной системы налогообложения и единого сельскохозяйственного налога (ЕСХН)), начислении страховых взносов по пониженным тарифам.
На 2024 год порядок расчета списочной, среднесписочной и средней численности работников организации установлен Указаниями по заполнению формы федерального статистического наблюдения № П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников», утвержденными приказом Росстата от 22.12.2023 № 678 (письмо Минфина России от 04.09.2023 № 03-03-06/1/83972).
Согласно Указаниям Росстата показатели численности не должны быть отрицательными, но могут равняться нулю, то есть отсутствовать. Если получены нецелые показатели, их округляют до второго знака после запятой.
Списочная численность работников
Списочный состав работников организации и их списочную численность определяют за каждый календарный день: рабочий, выходной или нерабочий праздничный.
За рабочий день списочный состав устанавливают по табелю учета рабочего времени, где указаны пришедшие на работу и не явившиеся работники. Списочная численность за этот день формируется путем корректировки списочного состава приказами (или иными документами) о приеме на работу, переводе на другую работу и прекращении трудовых договоров.
За выходные или нерабочие праздничные дни списочный состав сотрудников принимается равным их списочной численности за последний предшествующий рабочий день (цифра эта не меняется, если работник привлечен к труду в свой выходной или нерабочий праздничный день).
Поэтому списочную численность сотрудников формируют российские и иностранные граждане, в том числе временно пребывающие в РФ иностранные работники – высококвалифицированные специалисты, а также фактические собственники организации, если им причитается от организации зарплата за рабочий день в силу заключенных с ними трудовых договоров. Подробнее о них см. в Таблице 1.
Таблица 1. Списочная численность работников за рабочий день
Включаются в списочную численность целыми единицами |
Исключаются из списочной численности |
Наемные работники, фактически явившиеся на работу и трудившиеся в течение рабочего дня |
Сотрудники, в том числе на испытательном сроке, несовершеннолетние и дистанционные работники, выполнявшие в течение дня:
– работу по заключенному на неопределенный (или определенный) срок, в том числе дистанционному трудовому договору;
– временную работу по срочному трудовому договору продолжительностью до 2 месяцев;
– сезонную работу по срочному трудовому договору, если в силу природных условий ее можно выполнять только в течение определенного периода (сезона) |
– |
Фактические собственники организации, работавшие по трудовому договору, которым причитается зарплата за этот день |
Собственники организации, не получающие зарплату |
Иностранцы (лица без гражданства), работавшие в организации, расположенной на территории РФ
|
– |
Работавшие по условиям трудового договора или штатного расписания:
– в режиме неполного рабочего времени (неполной рабочей недели, неполного рабочего дня / смены),
– на полставки (оклада),
кроме случаев сокращенной продолжительности рабочего времени по законодательству РФ
|
– |
Замещавшие временно отсутствующих сотрудников, за которыми в соответствии с законодательством РФ сохраняется место работы по причине:
– их болезни,
– отпуска по беременности и родам,
– отпуска по уходу за ребенком,
– вследствие других обстоятельств, например прохождения независимой оценки квалификации |
– |
Работавшие вахтовым методом (вахтовики) |
– |
Работавшие в рамках производственной или преддипломной практики студенты и учащиеся образовательных организаций, с которыми заключены трудовые договоры |
– |
Временно принятые на работу из других организаций, если за ними не сохраняется зарплата по месту основной работы |
– |
Наемные работники, отсутствовавшие на работе в течение дня |
Находившиеся в служебных командировках по России или за границей, если за этот день за ними сохраняется средний заработок |
Направленные на работу за границу |
– |
Переведенные на работу в другую организацию, если за ними не сохраняется зарплата |
Находившиеся в ежегодных основных (в том числе удлиненных) и дополнительных оплачиваемых отпусках, включая отпуск с последующим увольнением, которые предоставлены в соответствии с ТК РФ коллективным и трудовым договором |
– |
Находившиеся по собственной инициативе в отпуске без сохранения зарплаты, независимо от его продолжительности |
– |
Находившиеся на больничном |
– |
Женщины в отпусках по беременности и родам |
– |
Беременные женщины, освобожденные от работы до предоставления им другой работы, исключающей воздействие неблагоприятных производственных факторов, в соответствии с медицинским заключением и их заявлением |
– |
Работники в отпусках в связи с усыновлением ребенка со дня его рождения |
– |
Работники в отпусках по уходу за ребенком |
– |
Получившие день отдыха за работу в выходные или нерабочие праздничные дни |
– |
Имевшие выходной согласно графику работы организации |
– |
Имевшие выходной день за переработку при суммированном учете рабочего времени |
– |
Находившиеся в дополнительном отпуске без сохранения зарплаты при обучении в образовательных организациях:
– для прохождения итоговой аттестации на подготовительных отделениях вузов;
– для сдачи сессии (прохождения промежуточной аттестации) при совмещении работы с очным обучением по аккредитованным программам среднего профессионального образования, бакалавриата, специалитета или магистратуры |
– |
Находившиеся в отпуске без сохранения зарплаты в соответствии с законодательством РФ для сдачи вступительных экзаменов при поступлении в образовательные организации для обучения по аккредитованным программам среднего профессионального образования, бакалавриата, специалитета или магистратуры |
– |
Направленные с отрывом от работы в образовательные организации для повышения квалификации или приобретения новой профессии (специальности) с сохранением зарплаты |
Направленные на обучение с отрывом от работы и получающие стипендию от организации |
Заключившие ученический договор на получение образования с выплатой стипендии в период ученичества |
Работавшие по трудовому договору на дому (надомники) |
– |
Выполнявшие государственные или общественные обязанности, в том числе:
– вызванные в суд или в налоговый орган в качестве свидетеля;
– вызванные в военкомат;
– призванные на военные сборы;
– участвующие в работе избирательной комиссии, в коллективных переговорах, в работе комиссии по трудовым спорам;
– привлеченные в полицию для консультаций и т.д. |
– |
Проходившие в этот день медицинский осмотр или сдававшие кровь и ее компоненты |
– |
Получившие день для отдыха в связи со сдачей крови и ее компонентов |
– |
Совершившие прогул |
– |
Находившиеся в простое:
– по инициативе работодателя;
– по причинам, не зависящим от сторон трудового договора |
– |
Находившиеся под следствием до вступления в силу решения суда |
– |
Находившиеся в неоплаченных отпусках, независимо от продолжительности |
– |
Принимавшие участие в забастовках |
– |
Наемные работники, фактически явившиеся на работу и не трудившиеся в течение дня |
Не работавшие из-за простоя |
– |
Обратите внимание: в Таблице 1 указаны только лица, являющиеся работниками организации. Не учитываются в списочной численности лица, направленные частным агентством занятости временно для работы в принимающей организации по договору о предоставлении труда работников (персонала), поскольку у них нет трудового договора с принимающей организацией (ч. 4 ст. 341.2 ТК РФ).
Для расчета списочной численности работников организации за день надо учитывать следующие особенности:
- Работники списочного состава, с которыми заключены одновременно трудовые и гражданско-правовые договоры, учитываются один раз по месту основной работы по трудовому договору.
- Сотрудники, принятые на неполное рабочее время или на полставки (оклада) в соответствии с трудовым договором или штатным расписанием, учитываются за каждый календарный день как целые единицы, включая нерабочие для них дни недели.
- Находящиеся на больничном учитываются как целые единицы в течение всего периода болезни в соответствии с листками нетрудоспособности до возвращения на работу или выбытия по инвалидности.
- Работник, получающий в одной организации две, полторы или менее одной ставки, учитывается как один человек (целая единица).
- Сотрудник, оформленный в организации как внутренний совместитель, учитывается как один человек (целая единица).
- При отсутствии у организации обособленных подразделений в субъекте РФ, где трудятся вахтовики по трудовым договорам, их отражает в списочной численности организация, заключившая с ними трудовые договоры.
- Надомники учитываются за каждый календарный день как целые единицы.
- Лица, прекратившие работу без предупреждения работодателя, а также подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу до истечения срока предупреждения, исключаются из списочной численности с первого дня их невыхода на работу.
Приведем пример, как определить списочную численность сотрудников за рабочий и следующий за ним выходной день.
Пример 1. Расчет списочной численности сотрудников за рабочий и выходной день
В ООО «Вектор» установлена пятидневная рабочая неделя с 2 выходными днями – субботой и воскресеньем. Предположим, что в пятницу сложилась следующая ситуация:
- 1 сотрудник трудился на испытательном сроке,
- 3 были на больничном,
- 2 взяли отпуск за свой счет,
- 1 прогулял,
- 4 увольнялись и отрабатывали последний день.
Остальные 30 человек работали по трудовым договорам в обычном порядке. Единственный участник (учредитель) ООО «Вектор» не заключал со своей компанией трудовой договор.
В таком случае списочная численность работников за пятницу составляет 41 человек (1 + 3 + 2 + 1 + 4 + 30).
За следующий календарный день (субботу) списочный состав работников ООО «Вектор» считается равным их списочной численности за пятницу, то есть также 41 человек.
Списочная численность наемных работников является промежуточным значением для расчета среднесписочной численности работников.
Среднесписочная численность работников
Показатель среднесписочной численности характеризуется тем, что:
- применяется согласно ТК РФ и НК РФ,
- является одним из критериев для определения малого или среднего предприятия,
- позволяет назначать квоты по приему на работу инвалидов
- и имеет значение при приватизации унитарных предприятий.
Когда важна среднесписочная численность
Так, применительно к сфере кадрового делопроизводства предельное значение среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год позволяет отнести некоммерческую организацию к работодателям, которые могут обойтись без локальных нормативных актов (ЛНА), кроме ЛНА о временном переводе работников на дистанционную работу в соответствии со ст. 312.9 ТК РФ, а вместо этого заключать трудовые договоры на основе типовой формы, утвержденной постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858, включая в них необходимые сведения, обычно прописываемые в ЛНА.
Также в зависимости от среднесписочной численности сотрудников работодателям устанавливают квоту по приему на работу инвалидов (п. 1 ст. 13.2 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1, с 01.09.2024 – ч. 1 ст. 38 Федерального закона от 12.12.2023 № 565‑ФЗ «О занятости населения в Российской Федерации») .
Хозяйственным обществам (АО и ООО), хозяйственным товариществам и партнерствам определенная среднесписочная численность работников за предшествующий календарный год позволяет выполнить одно из требований для отнесения их к малым или средним предприятиям, что дает возможность получить государственную поддержку и льготы (п. 2, 2.1, 2.2 ч. 1.1 ст. 4 Федерального закона от 24.07.2007 № 209‑ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации»). А среднесписочная численность за предшествующие 3 календарных года влияет на то, можно ли при приватизации унитарного предприятия преобразовать его в ООО, а не только в АО (п. 2 ст. 13 Федерального закона от 21.12.2001 № 178‑ФЗ «О приватизации государственного и муниципального имущества»).
В части налогообложения надлежащая среднесписочная численность работников позволяет получить освобождение от НДС при оказании услуг общественного питания (подп. 38 п. 3 ст. 149 НК РФ).
Среднесписочная численность работников-инвалидов используется для освобождения от НДС реализации товаров, работ и услуг государственными и муниципальными унитарными предприятиями, а также организациями, уставный капитал которых полностью состоит из вкладов общественных организаций инвалидов (подп. 2 п. 3 ст. 149 НК РФ). Также среднесписочная численность работников-инвалидов позволяет:
- организациям, где работают инвалиды, признавать в расходах при налогообложении прибыли средства, потраченные на социальную защиту инвалидов (подп. 38 п. 1 ст. 264 НК РФ);
- общественным организациям инвалидов, доля участия других юридических лиц в которых превышает 25%, избежать запрета на применение упрощенки (подп. 14 п. 3 ст. 346.12 НК РФ);
- организациям, уставный капитал которых полностью состоит из вкладов общественных организаций инвалидов, не платить налог на имущество и земельный налог, начислять страховые взносы на травматизм по пониженному тарифу, пользоваться льготами при госзакупках по ст. 29 Федерального закона от 05.04.2013 № 44‑ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».
При налогообложении прибыли удельный вес среднесписочной численности работников обособленного подразделения в среднесписочной численности работников организации в целом позволяет при наличии подразделений в разных субъектах РФ распределить региональную часть авансовых платежей и годового налога между головным офисом и подразделениями (п. 2 ст. 288 НК РФ) .
Требуемая среднесписочная численность работников позволяет вновь основанным российским организациям, создающим и реализующим собственную анимационную аудиовизуальную продукцию, а также организациям с основным видом деятельности по предоставлению продуктов питания и напитков начислять страховые взносы по пониженным тарифам (подп. 15, 17 п. 1, подп. 1 п. 12, п. 13.1 ст. 427 НК РФ).
Среднесписочная численность за месяц
В организациях, функционирующих круглый год, среднесписочную численность работников по трудовым договорам рассчитывают за период, кратный месяцу, который может составлять от одного полного месяца до календарного года. Среднесписочная численность рассчитывается на основании ежедневных данных о списочной численности.
За полный календарный месяц среднесписочная численность работников исчисляется путем суммирования их списочной численности за каждый календарный день месяца (включая нерабочие праздничные и выходные дни) и деления полученной суммы на число календарных дней месяца. При этом за февраль списочная численность суммируется за каждый день с 1 по 28 или 29 число, а за иные месяцы – за каждый день с 1 по 30 или 31 число.
Покажем, как рассчитать среднесписочную численность за полный календарный месяц.
Пример 2. Среднесписочная численность за месяц
В ООО «Вектор» установлена пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями – субботой и воскресеньем. В июле 2 сотрудницы были весь месяц в отпуске по уходу за ребенком (при этом не работали), еще одна сотрудница ушла в декрет с 12 июля, остальные работали в нормальном режиме. Для расчета среднесписочной численности за июль удобнее составить таблицу:

За июль суммированная за каждый день списочная численность работников с учетом лиц, исключаемых из расчета, составляет 1612. В июле 31 календарный день, поэтому среднесписочная численность за июль составляет 52 человека (1612 / 31).
Особенности расчета среднесписочной численности
При расчете среднесписочной численности важно обратить внимание на специфику учета некоторых групп работников списочного состава.
Во-первых, из среднесписочной численности за любой период исключаются следующие работники списочного состава:
- Получающие «детские» государственные пособия и не работающие на условиях неполного рабочего времени или на дому:
- женщины в отпусках по беременности и родам,
- сотрудники в отпусках в связи с усыновлением ребенка со дня рождения усыновленного ребенка,
- работники в отпусках по уходу за ребенком.
- Сотрудники в дополнительном отпуске без сохранения зарплаты, предоставленном им в связи с обучением в образовательных организациях:
- для прохождения итоговой аттестации на подготовительных отделениях вузов,
- для сдачи сессии (прохождения промежуточной аттестации) при совмещении работы с очным обучением по аккредитованным программам среднего профессионального образования, бакалавриата, специалитета или магистратуры.
- Работники в отпуске без сохранения зарплаты, предоставленном им в соответствии с законодательством РФ для сдачи вступительных экзаменов при поступлении в образовательные организации для обучения по аккредитованным программам среднего профессионального образования, бакалавриата, специалитета или магистратуры.
Во-вторых, отдельные группы работников учитываются в среднесписочной численности по специальным правилам:
- Сотрудники списочного состава, с которыми заключены еще и гражданско-правовые договоры, учитываются один раз по месту основной работы по трудовому договору.
- Внутренние совместители из списочного состава учитываются один раз по месту основной работы.
- Сотрудники списочного состава, привлеченные на работы временного характера на условиях внутреннего совместительства, учитываются один раз по месту основной работы.
- При расчете среднесписочной численности не исключаются следующие лица, получающие «детские» государственные пособия и работающие на условиях неполного рабочего времени или на дому:
- женщины в отпусках по беременности и родам,
- сотрудники в отпусках в связи с усыновлением ребенка со дня рождения усыновленного ребенка,
- сотрудники в отпусках по уходу за ребенком.
- Увольняющийся сотрудник, последним днем работы которого в соответствии с приказом является пятница, исключается из расчета среднесписочной численности со следующего календарного дня – субботы.
Проиллюстрируем на примере особенности расчета среднесписочной численности.
Пример 3. Особенности расчета среднесписочной численности
В пятницу, 19 июля, отработали все сотрудники ООО «Вектор», в том числе:
- 2 внешних совместителя,
- 3 работника, с которыми заключены также гражданско-правовые договоры,
- 5 сезонных работников по срочным трудовым договорам,
- 1 надомник,
- 2 участника (учредителя) ООО «Вектор» по трудовым договорам,
- 4 увольняющихся сотрудника, которые отрабатывали последний день,
- еще 20 человек по трудовым договорам, заключенным на неопределенный срок.
Значит, за пятницу, 19 июля, в расчет среднесписочной численности принимается 35 человек (3 + 5 + 1 + 2 + 4 + 20), так как исключаются внешние совместители. А за субботу, 20 июля, и за воскресенье, 21 июля, в расчет принимается 31 человек (35 - 4), так как исключаются уволившиеся сотрудники.
Средняя численность при неполном времени
При расчете среднесписочной численности за месяц по-разному учитываются сотрудники с неполным рабочим временем: их отражают или как целые единицы, или пропорционально времени, отработанному за месяц. Подробнее о них – в Таблице 2.
Таблица 2. Учет работников с неполным рабочим временем
Чтобы принять в расчет среднесписочную численность тех работников, которые учитываются пропорционально отработанному времени за месяц, необходимо определить их среднюю численность. Рассчитать ее можно обычным или упрощенным способом.
Обычный способ включает в себя 2 шага.
-
Шаг 1. Расчет общего количества человеко-дней, отработанных такими лицами, путем деления общего числа отработанных ими человеко-часов в отчетном месяце на продолжительность рабочего дня, исходя из продолжительности рабочей недели. Например, на продолжительность рабочего дня 8 часов при пятидневной 40-часовой рабочей неделе, 7,2 часа – при пятидневной 36-часовой рабочей неделе, 4,8 часа – при пятидневной 24-часовой рабочей неделе и т. д.
- Шаг 2. Расчет средней численности не полностью занятых сотрудников за отчетный месяц в пересчете на полную занятость путем деления отработанных ими человеко-дней на число рабочих дней по календарю в отчетном месяце.
Покажем расчет, произведенный обычным способом.
Пример 4. Обычный расчет средней численности при неполном времени
ООО «Вектор» работает по графику пятидневной 40-часовой рабочей недели с двумя выходными днями – в субботу и воскресенье. Допустим, в августе, включающем 22 рабочих дня, отдельные сотрудники работали неполное время:
- 2 человека трудились по 4 часа в день и отработали по 22 рабочих дня;
- 3 человека трудились по 3,2 часа в день и отработали по 22, 10 и 5 рабочих дней соответственно.
Чтобы найти среднюю численность таких лиц обычным способом, нужно выполнить 2 шага:
1) определить отработанные ими человеко-часы в августе, которые суммарно составляют 294,4 (22 дн. × 4 ч. × 2 + (22 дн. + 10 дн. + 5 дн.) × 3,2 ч.) и рассчитать общее количество человеко-дней в августе, которое составляет 36,8 (294,4 / 8 ч.);
2) определить среднюю численность не полностью занятых сотрудников за август, которая составляет 1,67 (36,8 / 22 дн.).
При таком подходе в число отработанных человеко-часов за дни болезни, отпуска, неявок, приходящиеся на рабочие дни по календарю, условно включаются часы (без сверхурочных) по предыдущему рабочему дню.
Упрощенный способ приведен в виде числового примера в п. 14.1 Указаний Росстата.
Пример 5. Упрощенный расчет средней численности при неполном времени
Зная исходные условия Примера 4, можно рассчитать среднюю численность не полностью занятых сотрудников за август упрощенно.
Работники, трудившиеся в августе по 4 часа в день и отработавшие по 22 рабочих дня, учитываются за каждый рабочий день как 0,5 человека (4 ч. / 8 ч.).
Работники, трудившиеся в августе по 3,2 часа в день и отработавшие 22, 10 и 5 рабочих дней соответственно, учитываются за каждый рабочий день как 0,4 человека (3,2 ч. / 8 ч.).
Тогда средняя численность не полностью занятых работников за август составляет 1,67 ((0,5 × 22 дн. + 0,5 × 22 дн. + 0,4 × 22 дн. + 0,4 × 10 дн. + 0,4 × 5 дн.) / 22 дн.).
Среднесписочная численность за период более месяца
Для выполнения требований ТК РФ, НК РФ и иных нормативных правовых актов среднесписочную численность работников по трудовым договорам определяют за периоды, превышающие календарный месяц, в том числе:
- за квартал,
- любой период с начала года по отчетный месяц включительно,
- полный календарный год.
В частности, среднесписочная численность за квартал определяется путем суммирования среднесписочной численности за все месяцы работы организации в квартале и деления полученной суммы на три (см. Пример 6).
Пример 6. Среднесписочная численность за квартал
ООО «Вектор» в I квартале имело следующую среднесписочную численность работников по месяцам:

Значит, за I квартал среднесписочная численность работников составила 41 (123 / 3).
Среднесписочная численность за период с начала года по отчетный месяц включительно определяется путем суммирования среднесписочной численности за все месяцы, истекшие с начала календарного года, и деления полученной суммы на число месяцев в периоде, то есть соответственно на 2, 3, 4 и т. д. (Пример 7).
Пример 7. Среднесписочная численность за несколько месяцев
ООО «Вектор» за период с января по июль имело следующую среднесписочную численность по месяцам:

Таким образом, за период с начала года (за 7 месяцев) среднесписочная численность работников «Вектора» составила 41 (287 / 7).
Аналогично, среднесписочная численность за календарный год определяется путем суммирования среднесписочной численности за все месяцы этого года и деления полученной суммы на 12 (Пример 8).
Пример 8. Среднесписочная численность за год
Предположим, что ООО «Вектор» работало полный календарный год и за этот период имело следующую среднесписочную численность по месяцам:

Следовательно, за год среднесписочная численность работников «Вектора» составила 42 (504 / 12).
Среднесписочная численность за неполный период
Среднесписочная численность может определяться за соответствующий неполный период – неполный месяц, неполный квартал или неполный год. Так бывает, если организация создана в течение года или она ведет деятельность только в рамках определенного сезона в году .
В указанных случаях среднесписочная численность за неполный месяц определяется путем деления суммарной численности сотрудников списочного состава за все дни работы организации в месяце, включая выходные и праздничные дни за период работы, на общее число календарных дней в этом месяце.
Пример 9. Среднесписочная численность за неполный месяц
ООО «Вектор» создано и начало деятельность с 22 июля. Для работников установлена пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями – субботой и воскресеньем.
Исходя из этого, для расчета среднесписочной численности работников за июль удобно составить таблицу:

Так как в июле 31 календарный день, среднесписочная численность работников за неполный июль составляет 16 (496 / 31).
Если организация работала неполный квартал, то среднесписочная численность за этот квартал определяется путем суммирования среднесписочной численности за месяцы работы в этом квартале и деления полученной суммы на 3.
Пример 10. Среднесписочная численность за неполный квартал
ООО «Вектор» создано в феврале и в I квартале имело следующую среднесписочную численность по месяцам:

В этом случае за неполный I квартал среднесписочная численность работников составляет 20 (60 / 3).
Если организация работала неполный календарный год, то среднесписочная численность за этот год определяется путем суммирования среднесписочной численности за все месяцы работы организации и деления полученной суммы на 12.
Пример 11. Среднесписочная численность за неполный год
ООО «Вектор» с сезонным характером деятельности проработало в текущем году с апреля по август включительно. За этот период у общества была следующая среднесписочная численность по месяцам:

Значит, за неполный год среднесписочная численность работников составила 16,75 (201 / 12).
Средняя численность работников
Средняя численность работников за период представляет собой результат суммирования 3 показателей, рассчитанных за этот период:
- среднесписочной численности работников,
- средней численности внешних совместителей,
- средней численности исполнителей по гражданско-правовым договорам, с которыми не заключены трудовые договоры.
Когда важна средняя численность
При упрощенной системе налогообложения организации и ИП считают среднюю численность, чтобы проверить возможность ее применять, выбрать корректную налоговую ставку и рассчитать налог на упрощенке.
Субъекты РФ вправе в зависимости от средней численности работников позволять впервые зарегистрированным ИП в производственной, социальной, научной сфере, в области бытовых услуг населению и гостиничных услуг применять нулевую ставку при упрощенке или при патентной системе налогообложения (п. 4 ст. 346.20, п. 3 ст. 346.50 НК РФ).
Также определенная средняя численность работников за налоговый период позволяет решить следующие вопросы:
- возможность для организаций и ИП применять автоматизированную упрощенку, при этом налоговым периодом считается календарный месяц (п. 28 ч. 2 ст. 3 Федерального закона от 25.02.2022 № 17‑ФЗ «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима “Автоматизированная упрощенная система налогообложения”»);
-
право ИП на применение патентной системы налогообложения, при этом обычно налоговым периодом является календарный год (п. 5 ст. 346.43 НК РФ);
-
размер потенциально возможного к получению годового дохода при патентной системе, если в субъекте РФ доход установлен на единицу средней численности наемных работников (подп. 3 п. 8 ст. 346.43 НК РФ).
Кроме того, от средней численности работников зависят пониженные тарифы страховых взносов:
- для российских организаций, производящих и реализующих собственную анимационную аудиовизуальную продукцию (подп. 15 п. 1, п. 12 ст. 427 НК РФ);
- организаций и ИП в статусе участников свободной экономической зоны на территориях Донецкой Народной Республики, Луганской Народной Республики, Запорожской области и Херсонской области (подп. 22 п. 1, п. 17 ст. 427 НК РФ, приказ Минстроя России от 29.06.2023 № 460/пр).
В зависимости от средней численности работников сельскохозяйственных товаропроизводителей субъекты РФ вправе дифференцировать для них налоговые ставки по ЕСХН (п. 2 ст. 346.8 НК РФ). Рыбохозяйственные организации и ИП определяют среднюю численность работников, чтобы проверить возможность платить ЕСХН в качестве сельскохозяйственных товаропроизводителей (подп. 2 п. 2.1, подп. 4, 7 п. 5 ст. 346.2 НК РФ).
Средняя численность внешних совместителей
Среднюю численность внешних совместителей за месяц определяют пропорционально отработанному ими времени за этот месяц по методологии расчета среднесписочной численности работников с неполным временем. Поэтому считать среднюю численность внешних совместителей за месяц нужно обычным способом – по аналогии с Примером 4.
За период в несколько месяцев с начала года и за календарный год средняя численность внешних совместителей определяется путем суммирования их средней численности за все истекшие месяцы с начала года и деления полученной суммы на число месяцев периода. Например, на 2, 3, 4 и т. д. либо на 12 в случае календарного года. Расчет аналогичен приведенному выше в Примерах 7 и 8 расчету среднесписочной численности работников за период, кратный полному месяцу.
При наличии внешних совместителей, заключивших гражданско-правовой договор с той же организацией, возникает вопрос, как их учитывать: в средней численности внешних совместителей или в средней численности исполнителей по гражданско-правовым договорам. Ответ дан в п. 20 Указаний Росстата: эти лица не формируют среднюю численность исполнителей по договорам гражданско-правового характера (ГПХ), а учитываются в составе внешних совместителей.
Средняя численность исполнителей по договорам ГПХ
В средней численности работников по гражданско-правовым договорам, с которыми не заключены трудовые договоры, учитываются подрядчики и иные исполнители – физические лица, независимо от их гражданства, в том числе лица без гражданства, а также временно пребывающие в РФ иностранные работники – высококвалифицированные специалисты, с которыми заключены только договоры ГПХ, если предметом договоров с ними является выполнение работ или оказание услуг . Однако из числа таких исполнителей исключаются:
- самозанятые физические лица – плательщики налога на профессиональный доход;
- предприниматели, заключившие с организацией договор ГПХ и получившие вознаграждение за выполненные работы или оказанные услуги;
- лица, с которыми заключены авторские договоры на передачу имущественных прав.
Также не принимаются в расчет лица несписочного состава, не имеющие с организацией договоров ГПХ.
Если вахтовики привлечены к работе по договорам ГПХ в субъекте РФ, где у организации нет обособленных подразделений, то они отражаются в средней численности исполнителей у той организации, с которой у них заключены договоры ГПХ.
Средняя численность исполнителей по договорам ГПХ за месяц определяется аналогично среднесписочной численности работников по трудовым договорам за полный месяц. Исполнители учитываются за каждый календарный день месяца как целые единицы в течение всего периода действия договора ГПХ и независимо от срока выплаты вознаграждения.
Если в договоре указан конкретный период выполнения работ или оказания услуг и дата его заключения не совпадает с датой начала выполнения задач, то периодом действия считается период выполнения задач. За выходной или нерабочий праздничный день принимается численность исполнителей по договорам ГПХ за предшествующий рабочий день. Расчет средней численности таких лиц за месяц аналогичен приведенному выше алгоритму в Примере 2.
Средняя численность исполнителей по договорам ГПХ за период с начала года и за полный календарный год определяется путем суммирования их средней численности за все месяцы, истекшие с начала года, и деления полученной суммы на число месяцев в периоде. Например, на 2, 3, 4 и т. д. либо на 12 в случае календарного года. Расчет аналогичен приведенному выше алгоритму в Примерах 6, 7 и 8.
Расчет средней численности работников
Зная среднесписочную численность работников по трудовым договорам за период и среднюю численность внешних совместителей и исполнителей по договорам ГПХ за тот же период, можно рассчитать среднюю численность работников организации как сумму 3 указанных показателей.
Пример 12. Средняя численность работников
ООО «Вектор» имело следующие значения численности работников за июль:
- среднесписочная численность наемных работников – 52,
- средняя численность внешних совместителей – 2,
- средняя численность исполнителей по договорам ГПХ, с которыми нет трудовых договоров, – 10.
В этом случае средняя численность работников за июль составляет 64 (52 + 2 + 10).
Для каждого из показателей численности Росстат установил обязательные и предупредительные контрольные соотношения. Из них следует, что среднесписочная численность работников организации по трудовым договорам за месяц не должна быть меньше, чем средняя численность ее внешних совместителей или средняя численность исполнителей по договорам ГПХ.
Поэтому нежелательна ситуация, когда за календарный месяц в организации нет работников списочного состава по трудовым договорам, в результате чего их среднесписочная численность равна нулю, но при этом есть внешние совместители или исполнители по договорам ГПХ, которые не учитываются в среднесписочной численности, но формируют итоговый показатель средней численности работников. Такой дисбаланс привлечет к организации дополнительное внимание со стороны проверяющих.