Несмотря на довольно подробное регулирование учета командировок, кадровик сталкивается на практике со множеством вопросов. Рассмотрим, какие из них приводят к регулярным ошибкам. В частности, из-за неверного определения сроков или среднего заработка при командировке; в расчетах выходных и нерабочих праздничных дней, приходящихся на период командировки, и оплаты за них; в порядке учета командировок, в ходе которых работники болеют, и пр.
Пожалуй, нет такой организации, в которой ни разу не возникала необходимость отправления сотрудника в место, отличное от постоянного места работы, для выполнения служебного задания. Однако на практике при учете командировок кадровик сталкивается с множеством вопросов, неправильное решение которых влечет за собой ошибки в расчетах с командированным работником, начислении налогов и повышенное внимание со стороны контролирующих органов. Перечислим самые распространенные из них.
Определяем сроки командировки
Срок командировки – это период, длящийся со дня выезда работника в командировку по день возвращения из нее. При этом срок, на который работник отправляется в служебную командировку, устанавливается работодателем и зависит от объема, сложности и других особенностей служебного поручения (абз. 1 п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение № 749)).
До вступления в силу новой редакции Положения № 749 особых проблем с установлением срока командировки не возникало, так как данные сроки определялись по отметкам в командировочном удостоверении, которые проставлялись должностным лицом организации, куда был направлен командированный работник. Если такие отметки по какой-либо причине сделать было невозможно, то срок командировки устанавливался по иным документам (приказы или распоряжения о направлении в командировку, служебное задание и отчет о его выполнении, проездные документы и иные, подтверждающие сроки командировки).
Однако с 08.01.2015 новой редакцией Положения № 749 отменена обязанность оформления командировочного удостоверения при направлении работника в служебную командировку, и с этого момента период командировки определяется по проездным документам, представленным работником по возвращении из командировки. В случае использования личного транспорта для проезда к месту командирования и (или) обратно работнику по возвращении необходимо представить работодателю служебную записку с указанием фактического срока пребывания в командировке с приложением документов, подтверждающих использование личного транспорта работника.
Такими документами могут служить путевые листы, счета, квитанции, кассовые чеки. При этом финансовое ведомство подтвердило, что фактический срок командировки можно подтвердить любыми первичными документами, которые свидетельствуют о факте нахождения работника в пути к месту командирования и обратно, оформленными в соответствии со ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (письмо Минфина России от 26.05.2015 № 03-03-05/30168).
Днем начала командировки считается дата отправления транспортного средства (самолета, поезда, автобуса или другого транспортного средства) с места постоянной работы командированного работника, а днем окончания командировки – дата прибытия транспортного средства в постоянное место работы. При этом если транспортное средство отправляется до 24 часов включительно, то датой начала командировки признаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее – последующие сутки. Такой же порядок действует и для определения дня окончания поездки.
В случае нахождения станции, пристани или аэропорта за чертой населенного пункта, при определении срока командировки необходимо учитывать время проезда до станции, пристани или аэропорта (абз. 3 п. 4 Положения № 749).
Заполняем табель учета рабочего времени на командированного работника
Многие организации пренебрегают обязанностью ведения табеля учета рабочего времени, предусмотренной ч. 4 ст. 91 ТК РФ. А ведь записи в нем служат основанием для начисления суточных и других выплат, которые положены командированному работнику. В случае неведения или неправильного заполнения табеля учета рабочего времени организацию и должностных лиц могут привлечь к административной ответственности за нарушение законодательства о труде в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ путем наложения штрафа:
- для должностных лиц – от 1 000 до 5 000 рублей,
- для юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.
Табель учета рабочего времени на командированного работника заполняется на основании приказа о направлении в командировку, подписанного руководителем организации или другим лицом, которое уполномочено от имени организации принимать решение о направлении работника в служебную командировку.
Дни, приходящиеся на период командировки, отмечаются в табеле учета рабочего времени буквенным («К») или цифровым кодом («06»). При этом продолжительность отработанного...
