ТК РФ предусматривает обязанность работодателя компенсировать работнику расходы по проезду, связанные со служебной командировкой, разъездным характером работы, при переезде в другую местность. Чтобы учесть данные траты, документы должны соответствовать определенным требованиям. Посмотрим, на что следует обратить внимание кадровикам, покупая билеты для сотрудников.
Приобретение билетов для своих сотрудников как самостоятельно, так и с использованием специальных агентств-посредников, – привычное дело для многих компаний. Рассмотрим, на какие нюансы стоит обратить внимание кадровым работникам и какие документы собрать, если компания планирует учесть расходы на покупку билетов.
Расходы должны быть связаны с производственной деятельностью компании
Начнем с того, что ТК РФ прямо предусматривает обязанность работодателя компенсировать работнику расходы по проезду, связанные со служебной командировкой, разъездным характером работы, при переезде в другую местность (ст. 168, 168.1, 169 ТК РФ).
Также лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года (или чаще, если это установлено коллективным договором или иным локальным нормативным актом организации) за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно (ст. 325 ТК РФ, письмо Минфина РФ от 08.11.2010 № 03-03-06/1/697).
Причем данные расходы организация может учесть при исчислении налога на прибыль, но только если они документально подтверждены, экономически обоснованы и носили производственный характер (были связаны с деятельностью, направленной на получение компанией дохода). Эти условия прямо указаны в ст. 252 Налогового кодекса РФ (далее – НК РФ).
Поэтому бухгалтерия требует с отдела кадров определенные подтверждающие документы.
Таким образом, кадровикам следует знать, что для того, чтобы бухгалтерия при исчислении налога на прибыль смогла учесть затраты по приобретаемым билетам для сотрудников, необходимо выполнение одного из следующих условий:
- поездка должна носить служебный (производственный) характер
- либо обязанность работодателя компенсировать данные расходы работнику была предусмотрена трудовым (коллективным) договором.
Иногда по просьбе руководства компания заказывает и приобретает билеты для личных поездок сотрудников (например, при направлении руководителя и членов его семьи в отпуск). Расходы на такие билеты компания не может учесть при исчислении НДС или налога на прибыль (если только обязанность по оплате данного проезда не установлена ТК РФ или локальными актами компании), поскольку подобные затраты не связаны с деятельностью компании, направленной на получение дохода.
