При взыскании материального ущерба с работника составляется множество кадровых документов. Неопытный кадровик организации может решить, что это простая формальность. Опытные же работодатели знают, что во многом от таких документов зависит успех дела. В данном случае кадровые документы связаны с гражданским процессом и будут пристально изучаться в суде.
Акт об обнаружении ущерба
Работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба (ч. 3 ст. 392 ТК РФ). Момент обнаружения ущерба надо зафиксировать актом. Такой акт важен, ведь часто от него отсчитывают годичный срок предъявления иска к работнику. Название у акта может отличаться в зависимости от вида ущерба: о недостаче, об обнаружении ущерба, о порче имущества (Пример 1).
Давайте рассмотрим значение акта в конкретной ситуации.
Суд отказался удовлетворять иск одного акционерного общества из-за пропуска годичного срока. Отказывая в иске, суд исходил из того, что указанный срок следует исчислять со дня совершения работником дорожно-транспортного происшествия, о котором работодателю стало известно в этот же день – 30.07.2015. Акционерное общество попыталось оспорить отказ, полагая, что срок начал течь со дня оплаты им стоимости восстановительного ремонта транспортных средств, т.е. 07.10.2016.
Суд апелляционной инстанции отказался удовлетворять жалобу общества. Поскольку дорожно-транспортное происшествие с участием трех принадлежащих акционерному обществу автомашин произошло на его же территории, истцу стало известно о причиненном ему материальном ущербе в этот же день, то есть 30.07.2015 (п. 1 Обзора практики рассмотрения судами дел о материальной ответственности работника, утвержденного Президиумом Верховного Суда РФ 05.12.2018).
Если бы дорожно-транспортное происшествие произошло за пределами организации-работодателя, то, скорее всего, срок исчислялся бы со дня возвращения машины на его территорию. Впрочем, возможны и иные варианты – водитель мог сообщить об аварии по телефону. Чтобы не было лишних споров, лучше зафиксировать момент обнаружения ущерба актом (см. Пример 1).
Пример 1. Акт порчи имущества
Приказ о создании комиссии
После обнаружения ущерба надо сформировать комиссию для установления его причин и размера (если она ранее не была создана как постоянно действующая). Комиссия создается приказом (Пример 2).
Пример 2. Приказ о формировании комиссии по расследованию факта причинения ущерба
С приказом нужно ознакомить работников, включенных в ее состав, в обязательном порядке.
Законодательством не установлены сроки проведения проверки. Они определяются с учетом конкретных обстоятельств, например, необходимости проведения экспертиз, опроса свидетелей. Но все-таки такое расследование должно быть произведено оперативно. Дело в том, что взыскание суммы ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, может быть осуществлено не позднее месяца со дня окончательного установления размера ущерба. Если же месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить ущерб, превышающий его средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только судом (ст. 248 ТК РФ).
Запрос объяснений
В ходе расследования необходимо истребовать письменные объяснения от потенциального виновника ущерба (ст. 247 ТК РФ). Истребование объяснений тоже надо оформить письменно, например, по образцу, показанному в Примере 3.
Пример 3. Образец истребования объяснения с работника
Если потенциальными виновниками ущерба являются несколько работников, то объяснения надо запросить у каждого из них по отдельности. В ТК РФ нет срока для предоставления объяснений при взыскании ущерба. Но по аналогии можно использовать срок для дачи объяснения при привлечении работника к дисциплинарной ответственности – два рабочих дня (ст. 193 ТК РФ).
Если работник отказался дать объяснение в установленный срок, то по его истечении следует...
