Как без рисков разделить отпуск на части

Предоставление работникам ежегодных оплачиваемых отпусков связано с решением многих непростых вопросов. Но самым сложным и спорным из них, на наш взгляд, является вопрос о разделении отпуска на части. Рассмотрим, что обычно вызывает споры и как их правильно разрешать.

Термин «ежегодный оплачиваемый отпуск»

Каждому работнику ежегодно полагается оплачиваемый отпуск¹. Поэтому он называется ежегодным и имеет минимальную² продолжительность 28 календарных дней (ч. 1 ст. 115 ТК РФ). И это только основной отпуск.

А у некоторых работников бывает еще и дополнительный: за работу с вредными и/или опасными условиями труда, за особый характер работы, за ненормированный рабочий день, за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях
(ст. 116–119 ТК РФ).

Таким образом, по своему смыслу отпуск – длительный отдых, предоставляемый работнику за каждый отработанный им год для полноценного восстановления сил. Большая продолжительность этого вида отдыха – его главный отличительный признак от всех других видов отдыха, предусмотренных ст. 107 ТК РФ: перерывы в течение рабочего дня (смены), ежедневный (междусменный) отдых, выходные дни (еженедельный непрерывный отдых), нерабочие праздничные дни. Поэтому разделение ежегодного отпуска на мелкие части, по сути, противоречит правовой природе понятия «ежегодный оплачиваемый отпуск».

Отметим, что в ст. 114–124 ТК РФ говорится о предоставлении работникам именно отпусков, а не их частей, и только в ч. 1 ст. 125 ТК РФ упоминается возможность разделения отпуска на части.

Правила разделения отпуска на части

ТК РФ содержит 2 нормы, связанные с разделением ежегодного оплачиваемого отпуска на части (ч. 1 ст. 125 ТК РФ):

1. по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части;
2. хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Первая норма прямо указывает на то, что разделить отпуск на части можно только при достижении соответствующей договоренности между работником и работодателем. В отсутствие такой договоренности отпуск должен быть предоставлен работнику полностью – неделимым (письмо Роструда от 08.10.2024 № ПГ/19878-6-1).

Следовательно, требовать разделить отпуск на части не имеет права ни работодатель, ни работник. Однако просто и понятно сформулированная норма закона в массовом порядке не соблюдается на практике, что является одним из самых распространенных нарушений в сфере трудовых отношений.

Сочетание основного и дополнительного отпусков

На практике часто возникает вопрос о порядке использования работниками ежегодных оплачиваемых отпусков, включающих как основной, так и дополнительный отпуска. В ТК РФ говорится только об исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска: дополнительные отпуска суммируются с ежегодным основным отпуском (ч. 2 ст. 120). Однако порядок их предоставления не установлен.

Таким образом, основной и дополнительный отпуска можно использовать как вместе, так и раздельно. Причем последовательность их использования может быть любой: сначала основной отпуск, затем дополнительный или наоборот.

Насколько мелко можно дробить 2-ю часть отпуска

Вторая норма ч. 1 ст. 125 ТК РФ (хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней) вызывает больше всего разночтений и споров. Законодатель установил продолжительность только одной из частей отпуска, поэтому по использованию оставшейся части отпуска есть бесконечное количество мнений, позиций, толкований. Потому что нигде не установлено:

• сколько еще может быть частей отпуска;
• какой может быть продолжительность других частей отпуска;
• можно ли использовать оставшийся отпуск только в рабочие дни и т.д.

Но надо понимать, что абсолютно все (вплоть до самых мелочей) нигде не может быть написано, а тем более в кодифицированном федеральном законе (ТК РФ), у которого совсем другие задачи, и который не может по определению включать всю «бытовую мелочовку», возникающую в наших реальных жизненных ситуациях. Для понимания этих ситуаций и принятия правильных решений существует толкование закона – установление подлинного смысла и содержания закона в целях его правильного понимания и применения.

Попробуем истолковать вопрос о количестве, составе и продолжительности частей отпуска, оставшихся после использования работником 14 календарных дней отпуска на примере минимального основного отпуска, равного 28 календарным дням при 5-дневной рабочей неделе.

Отдыхая 14 календарных дней подряд (одна из частей отпуска), работник с 5-дневным режимом работы и 2 выходными днями не мог не заметить, что:

• это 1-я половина его отпуска, т.е. осталась еще 2-я половина;
• в 14 календарных дней отпуска (2 календарные недели) вошли:
• по 5 рабочих дней за каждую неделю (всего 10 рабочих дней или 80 рабочих часов);
• по 2 выходных дня за каждую неделю – 2 субботы и 2 воскресенья (всего 4 выходных), которые были именно днями отпуска, а не днями еженедельного отдыха, поэтому были оплачены и обозначены в табеле учета рабочего времени кодом ОТ, а не В.

Возникает вопрос: 2-я половина отпуска может как-то отличаться от 1-й, если отпуск в целом измеряется в календарных днях, а не в рабочих и не в выходных?

Очевидно, что не может. Во 2-й половине отпуска те же 10 рабочих дней и 4 выходных, т.е. всего 14 календарных. Так почему же некоторые работники требуют от работодателя предоставить им оставшуюся часть отпуска только в рабочие дни, например:

• 14 раз по 1 рабочему дню («любимые дни», конечно, пятница и понедельник) или
• 1 раз 5 рабочих дней (с понедельника по пятницу), потом еще раз 5 рабочих дней (с понедельника по пятницу) и еще 4 рабочих дня (например, со вторника по пятницу)?

Почему для работников вторая половина отпуска вдруг превратилась только в рабочие дни без выходных? Это противоречит нормам ТК РФ о ежегодных оплачиваемых отпусках. Это неправильное толкование работниками вопроса о разделении отпуска на части «в свою пользу» – неправомерное увеличение отпускного времени на 4 дня за каждый рабочий год.

Да, закон не запрещает предоставление работнику оставшейся части отпуска и в формате 14 раз по 1 рабочему дню, и в формате 5 + 5 + 4 рабочих дня и т.д. Но законодатель этого не подразумевал, потому работодатели на это обычно не соглашаются.

В отличие от работников, требующих предоставления оставшегося отпуска только по рабочим дням, работодатели, наоборот, заинтересованы в предоставлении остатка отпуска только по выходным дням. Формально отпуск будет использован, но при этом работник не отсутствует на работе и не отдыхает положенное ему время. Считаем это очень грубым нарушением норм ТК РФ, поскольку в оставшуюся часть отпуска:

• работники не отдыхают от 10-ти рабочих дней (80-ти рабочих часов);
• получившаяся переработка в 80 часов, по сути, является незаконной сверхурочной работой, не оформленной приказом руководителя организации с согласия работника;
• переработанные сверх нормы 80 часов не оплачены в повышенном размере;
• вместо еженедельного отдыха, полагающегося работнику за отработанную 40-часовую неделю, ему предоставляется другой вид отдыха – ежегодный отпуск. А куда же при этом исчезает еженедельный отдых? И когда он будет предоставлен работнику?

Для недопущения этих нарушений необходимо:

• внести соответствующие нормы ТК РФ в локальный нормативный акт работодателя (например, в Правила внутреннего трудового распорядка, в раздел о времени отдыха), чтобы проинформировать о них работников;
• прописать в Инструкции по кадровому делопроизводству (документ может называться и иначе) порядок документирования всех процедур, связанных с разделением отпуска на части.

Регламентация должна охватывать все возможные практические ситуации:

• инициатива работодателя о предоставлении работнику отпуска частями при составлении графика отпусков (см. Пример 1);
• инициатива работника о планировании ему отпуска частями при составлении графика отпусков (см. Пример 2);
• предложение работнику использовать частями запланированный ему полный отпуск в связи с производственной необходимостью (см. Пример 3);
• просьба работника о предоставлении ему частями запланированного полного отпуска в связи с личными обстоятельствами (см. Примеры 4, 5 и 6) и т.д.

Заметим, что некоторые эксперты (ссылаясь на претензии проверяющих из трудовой инспекции) высказывают мнение, что в график отпусков должен быть обязательно внесен только полный отпуск, а делить его на части можно уже в процессе предоставления отпуска. Однако данное утверждение не отражено в нормах ТК РФ и, на наш взгляд, является неверным. В письме Роструда от 08.10.2024 № ПГ/19878-6-1 тоже подчеркнуто, что по соглашению между работником и работодателем разделение отпуска на части может предусматриваться в графике отпусков.

Образцы документов

Рекомендуется приложить к Инструкции образцы документов, которые должны составляться работодателем и работниками при разделении отпуска на части (и Примеры из нашей статьи в этом помогут).

Необходимость документирования факта достижения соглашения между работником и работодателем во избежание в дальнейшем конфликтных ситуаций очевидна. Но неоднозначно толкуется вопрос о видах документов, которые надо составлять при разделении отпуска на части:

• например, слова ТК РФ о необходимости достижения соглашения сторон некоторые специалисты воспринимают настолько буквально, что предлагают составлять документ «соглашение», разумеется, в 2 экземплярах, по одному для каждой из сторон. Полагаем, что такого документа здесь не требуется. Слово «соглашение» в данном случае означает не вид документа, а действие – обсуждение вопроса с целью достижения единого мнения;
• целесообразно для инициативы разделения отпуска на части со стороны работодателя составлять предложение, а со стороны работника – заявление;
• согласие другой стороны можно оформить на том же инициативном документе (отмечено «!» в Примерах 1–5):
• положительную резолюцию руководителя на заявлении работника;
• согласие работника на предложении работодателя.

В Примерах 1 и 2 показаны документы, инициирующие внесение отпуска в график на следующий год.

В связи с производственной необходимостью у работодателя может возникнуть потребность в разделении на части отпуска, первоначально запланированного работнику целиком. В этом случае составляют соответствующее предложение работнику – см. Пример 3.

Для работников можно также разработать образцы заявлений для следующих ситуаций:

• когда в графике отпусков на текущий год отпуск запланирован неделимой частью, а работник просит вычленить и перенести на иной период того же года только «кусочек» этого отпуска, остальные дни предоставляются внутри первоначально намеченного периода отпуска (Пример 4);
• когда отпуск делится на части и все эти дни работник просит предоставить ему вне первоначально запланированного в графике периода, но все еще в рамках текущего календарного года (Пример 5);
• когда работник просит часть отпуска, запланированного в текущем году, перенести на следующий год (Пример 6). Тут надо быть очень внимательными, чтобы соблюсти правило: отпуск надо успеть предоставить работнику в течение 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он полагается (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).

Поясним на примере: человек работает в организации с 01.08.2023, тогда:

• его 1-й год работы: 01.08.2023–31.07.2024;
• 2-й год работы: 01.08.2024–31.07.2025. И отпуск за 2-й год работы должен быть предоставлен до 31.07.2026.

«Кроссворд» начинается из-за того, что график отпусков составляется на календарный год, а рабочие годы у всех работников разные. Просто надо стараться это учитывать.

Покажем пример правильной, на наш взгляд, резолюции руководителя организации на заявлении работника, который уже использовал 14 календарных дней подряд, 5 рабочих дней, еще 5 рабочих дней, а теперь просит еще 4 рабочих дня. И работодатель отказывает ему в этом: можно кратко – «Отказать», без объяснения причин, а можно и разъяснить их (см. Пример 7).

Работник может обратиться к работодателю с просьбой о предоставлении части отпуска только в рабочих днях (например, 5 дней с понедельника по пятницу). Допустим, что работодатель не согласен с этим и хочет, чтобы работник использовал под отпуск всю календарную неделю – 7 дней с понедельника по воскресенье:

• если руководитель напишет в резолюции иной период отпуска, чем просил работник, то это будет означать, что обеими сторонами еще не согласован ни один из предложенных вариантов. Потребуется дополнительно оформить согласие работника на даты в резолюции, например, на данном же заявлении;
• второй вариант действий – работодатель на полученном заявлении о 5 днях отпуска пишет отрицательную резолюцию «Отказать» и устно объясняет работнику, что надо написать новое заявление с просьбой об отпуске на 7 календарных дней с понедельника по воскресенье. На этом новом заявлении руководитель оформит положительную резолюцию.

В заключение хотелось бы пожелать вам долго и полноценно отдыхать в ежегодном оплачиваемом отпуске, не превращая его в «краткосрочные отгулы». Если об этом остается только мечтать, то отдыхайте хотя бы неделями (14 + 7 + 7 дней). Тот, кто полноценно отдыхает, может и полноценно работать.