Как оформить прием работника, если нет соответствующей свободной должности в штатном расписании? Что делать, когда должность, под которую «заготавливался» внештатный работник, уже освободилась? Как быть, если работник есть, а должности для него в штатном расписании до сих пор нет? Эти вопросы встают перед кадровиком, если нужно срочно принять сотрудника, который заменит другого, и оба работника в течение какого-то времени будут работать одновременно. Читайте, как это сделать наиболее грамотно.
На практике нередко имеют место случаи, когда надо каким-то образом оформить работника официально, но в штатном расписании его должность занята или отсутствует. Разберемся, каким образом соблюсти права работника и интересы организации, не нарушая трудовое законодательство.
Порой в организации складывается следующая ситуация: есть штатное расписание с определенными должностями и количеством работников по каждой должности. Но возникает срочная необходимость принять временно или постоянно работника на должность, отсутствующую в штатном расписании. Например, одна работница уходит в декрет, но пока она работает, нужно принять нового сотрудника, который будет выполнять те же обязанности и перенимать опыт будущей мамы. Или когда работник увольняется, известна дата его увольнения, и необходимо принять нового человека, уже найденного на высвобождающуюся должность. Но чтобы новый работник не передумал, а наоборот, побыстрее приступил к работе и успел принять дела у увольняющегося, нужно опять же каким-то образом оформить его на работу. Зачастую этого требует руководство.
Иногда просто «забывают» ввести должность в штатное расписание, когда появляется необходимость в новом работнике. И тогда перед кадровиком встает сразу несколько вопросов: как оформить прием работника, если нет соответствующей вакансии согласно штатному расписанию? Что делать, когда должность, под которую «заготавливался» внештатный работник, уже освободилась? И как быть, если работник уже есть, а должности для него в штатном расписании до сих пор нет?
Сначала рассмотрим аспекты, общие для каждой озвученной ситуации, а затем перейдем к нюансам, связанным с конкретными случаями.
Штатное расписание и трудовой договор: что важнее?
Для начала разберемся, что такое штатное расписание и какие функции оно выполняет в организации; рассмотрим соотношение наличия должности в штатном расписании и факта трудовых отношений.
Словосочетание «штатное расписание» упоминается в ТК РФ всего два раза: в ст. 15 в контексте того, что трудовая функция работника может характеризоваться в том числе работой по должности в соответствии со штатным расписанием; и в ст. 57 – в связи с определением трудовой функции, подлежащей указанию в трудовом договоре. Каких-либо подробностей о штатном расписании ТК РФ не содержит.
Штатное расписание конкретно охарактеризовано в постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» 1. В соответствии с данным документом штатное расписание (форма № Т-3) является формой первичной отчетности по учету труда и его оплате. В качестве назначения штатного расписания указано следующее: «Применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц… Утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица».
Казалось бы, ни в ТК РФ, ни в указанном постановлении Госкомстата напрямую не говорится о том, что штатное расписание должно иметься у организации в обязательном порядке. На этом основании некоторые эксперты приходят к выводу, что штатного расписания в компании может и не быть. Однако данная точка зрения представляется спорной. Во-первых, штатное расписание все-таки необходимо для бухгалтерской и налоговой отчетности: этот документ...
