Сейчас как никогда стали актуальны программы для удаленной работы. В частности, бесплатные менеджеры задач. В них можно работать командой: дистанционно ставить задачи, отражать и контролировать ход их выполнения. Расскажем, зачем они нужны, какие есть разновидности по принципам работ. С помощью этих программ дистанционно управлять коллективом станет значительно проще.
Зачем нужны менеджеры задач
Для успешной работы, что в офисе, что за его пределами, важно ставить задачи себе и подчиненным и контролировать их выполнение.
Компании побогаче для контроля исполнения используют системы электронного документооборота (СЭД). Но есть и бесплатные программы специально для этих целей. А при необходимости быстро организовать совместную командную работу эти онлайн-инструменты выходят на первый план. Когда мы работаем удаленно, точность передачи информации и постановки задач становится еще важнее. Желательно письменно фиксировать все задачи в едином инфопространстве.
Конечно, мы продолжаем использовать электронную почту для работы, но многие отмечают, что задачи через нее решаются в разы дольше, чем через мессенджер. Использование менеджера задач – это следующий логичный шаг. А если вы продолжаете запоминать задачи (краткосрочные, средне- и долгосрочные) или записывать их в бумажный блокнот, то в таком режиме много в памяти и на бумаге не удержишь.
Минусы бумажного блокнота:
- всегда есть вероятность оставить его дома / в офисе и не иметь доступа как раз в самый нужный момент;
- блокнот / ежедневник заканчивается быстро, вы начинаете вести новый. А вместе с этим теряется удобный доступ к записанной ранее детальной информации. И когда понадобятся подробности 2–5-летней давности, придется излишне напрягать память, вспоминая, куда вы это записывали, а потом тратить много времени на поиск;
- нет умных напоминаний, задачи сложнее структурировать;
- для постановки задач сотрудникам вы все равно будете вручную набирать текст, если ставите задачу письменно (при удаленке это становится важно). Тогда получится, что вы дважды записываете задачу: сначала себе в блокнот, а потом в мессенджер или на почту сотруднику;
- ручное отслеживание и контроль задач.
Минусы запоминания:
- высока вероятность что-то забыть;
- излишнее напряжение памяти: вы тратите силы на запоминание и удержание в памяти главного и важных деталей вместо поиска решений;
- нет автоматических напоминаний;
- очень сложно отслеживать выполнение.
Плюсы программ менеджеров задач:
- можно работать всей командой в одном пространстве;
- есть умные напоминания, не придется зря напрягать память;
- есть доступ ко всей информации. Завершенные задачи сохраняются в архиве, и к ним тоже можно перейти;
- приложение всегда под рукой (и в телефоне, и на компьютере, т.к. возможна синхронизация).
Ассортимент менеджеров задач
Рассмотрим несколько способов контроля задач и подходящие приложения под каждый метод.
Метод «Список задач»
Подойдет для тех, кто привык пользоваться бумажным блокнотом. Здесь упрощенный ввод информации: записали задачу – завершили задачу. Самые удобные приложения, которые позволяют вести учет методом «Списка задач»:
-
Microsoft To Do – наиболее полное и функциональное бесплатное приложение, доступное на всех платформах (iOS, Android, Mac, Windows). Как выглядит...
