В период пандемии новой коронавирусной инфекции бизнес столкнулся не только со значительными финансовыми трудностями, но и с нестандартными задачами. Подробно рассматриваем ситуации: оформления отпусков без сохранения содержания и оплачиваемых, объявления простоя и перевода на дистанционную работу (говорим и о том, в чем отличие от надомной работы), а также продолжения работы в прежнем режиме, когда это возможно. Приводим образцы документов, которые понадобится составить в этих ситуациях, чтобы не нарваться на штрафы. А также даем подборки разъяснений Минтруда России и Роструда по спорным вопросам.
Многие компании из-за пандемии и длительных «нерабочих дней» 1, а также последующих событий финансово-экономического характера вынуждены приостановить свою деятельность полностью или частично. И это понятно: контрагенты проявляют меньшую экономическую активность, реализация и выручка падают, производство становится не столь прибыльным, как в обычное время. Платить прежнюю зарплату сотрудникам зачастую оказывается затруднительно, а то и вовсе невозможно.
На практике в такой ситуации есть несколько вариантов действий. Крайние – сокращение численности и штатов, а также банкротство – мы рассматривать не будем, поскольку ранее на страницах журнала уже рассказывали о том, как быть в таких случаях с работниками. Не будем уделять внимание и варианту, при котором работодатель просто сохраняет оплату труда в полном объеме за сотрудниками, которые не привлекаются к труду в режиме «нерабочих дней». Поскольку эта ситуация споров с проверяющими органами и работниками практически не вызывает и касается в основном организаций, деятельность которых была приостановлена и которые не желают связываться с оформлением простоя.
Сначала остановимся на четырех наиболее часто применяемых в сложившихся обстоятельствах вариантах. Это оформление двух видов отпусков: без сохранения зарплаты и оплачиваемого, простой, а также дистанционная работа (которую следует отличать от надомной). Причем вполне возможно, что дооформлять бумаги работодателям придется постфактум после всех ограничительных мер, когда, что называется, руки дойдут и обстоятельства позволят (см. информацию о разъяснениях Минтруда России). Кроме того, неизвестно, насколько пандемия в реальности еще может затянуться, многие уже сейчас говорят о возможности повторения вспышки во второй половине года. В любом случае, в этой статье вы найдете информацию, которая вам не единожды еще пригодится.
А в качестве пятого варианта дополнительно изучим вопрос о документальном оформлении продолжения организацией деятельности в период «нерабочих дней», объявленных Указами № 206 и 239, и сохранения неизменным порядка выполнения трудовых функций всеми ее работниками или только частью персонала.
Сотрудники, которые приехали из других стран, обязаны самостоятельно изолироваться от общества. Сидеть дома они должны две недели с даты приезда. Ходить на работу в течение этого времени им нельзя (постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 18.03.2020 № 7 «Об обеспечении режима изоляции в целях предотвращения распространения COVID-2019») 2. В итоге для подтверждения изоляции работник должен принести больничный лист. Оформить его можно дистанционно: через сайт ФСС РФ, приложив копии документов, подтверждающих въезд в Россию. Заявление можно подать как на себя, так и на работающих совместно проживающих с работником граждан. 3
Если же такие сотрудники явятся на работу вопреки всем запретам, работодатель обязан оформить их отстранение от работы, равно как и в случае, если обнаружит у сотрудника повышенную температуру 4.
Мнение эксперта
Мария Смольянинова, главный редактор издательства ООО «Бизнес-Арсенал»
В соответствии с официальной позицией Минтруда РФ, в организациях, на работников которых распространился режим «нерабочих дней», увольнение недопустимо. Как отметило ведомство: «в период действия Указов о нерабочих днях для неработающих сотрудников расторжение трудовых договоров возможно только по инициативе работника (по собственному желанию), если работодатель готов принять это заявление (например, отдел кадров работает удаленно), по соглашению сторон, а также в связи с истечением в этот период срочных трудовых договоров» 5.
Также нельзя принуждать сотрудников к труду в «нерабочие дни» в прежнем порядке под угрозой сокращения зарплаты или увольнения (т.е. не по «удаленке», а в офисе и на производстве), если работодатель не относится к легально продолжающим деятельность в указанный период. По словам чиновников: «На основании поступающей информации работодателю незамедлительно направляется предостережение о недопущении нарушения, а также проводится проверка трудовой инспекции. В случае подтверждения данных фактов применяются меры инспекторского реагирования, работодателю выдается предписание с требованием устранить нарушения. Неустранение нарушения чревато штрафом для должностных лиц от 1000 до 20 000 руб., для индивидуальных предпринимателей от 1000 до 5000 руб., для юридических лиц от 30 000 до 50 000 руб. Права работника восстанавливаются, работодатель привлекается к ответственности» 6.
Однако это вовсе не означает, что работодатель связан по рукам и ногам и ничего не может сделать в защиту своих интересов. Далее расскажем об имеющихся возможностях, основываясь в том числе на позиции представителей органов власти.
1. Отпуск без содержания
Самый простой и очевидный вариант решения проблемы – отправить сотрудников в отпуск за свой счет. Но проблема в том, что инициатива воспользоваться таким отдыхом должна исходить исключительно от работника (ст. 128 ТК РФ). А вот отправлять сотрудников в отпуск за свой счет только потому, что компания временно приостанавливает деятельность (или ее работа затруднена), нельзя. Это давно подчеркивают и чиновники (см. постановление Минтруда России от 27.06.1996 № 40), и суды (например, апелляционное определение Ростовского областного суда от 14.08.2014 № 33-10999/2014, определение Суда Ямало-Ненецкого автономного округа от 16.09.2013 № 33-611). За нарушение запрета грозит административная ответственность (ч. 1 и 2 ст. 5.27 КоАП РФ):
- для должностных лиц – предупреждение или штраф от 1000 до 5000 рублей (при повторном нарушении – штраф от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация от 1 до 3 лет);
- для компаний – штраф от 30 000 до 50 000 рублей (при повторном нарушении – от 50 000 до 70 000 рублей).
Впрочем, работникам можно попытаться объяснить, что в связи с пандемией и длительными всероссийскими «нерабочими днями» ситуация в экономике региона и страны (в целом) и в компании (в частности) существенно осложнилась. Поэтому отпуск за свой счет – единственная мера, которая поможет компании оставаться на плаву. Иначе не избежать банкротства, потери рабочих мест и заработной платы. В итоге в проигрыше останутся все.
Слова о тяжелом положении лучше подтвердить документами (иначе работники просто не поверят). Это могут быть банковские выписки об остатках денег на счетах, договоры с банками о предоставлении кредитов, уведомления от контрагентов об отказе от исполнения договоров со ссылкой на форс-мажор и иные обстоятельства и т.п. Главное: беседа должна быть дружеской и разъяснительной, а не властной и понуждающей. Ни в коем случае не следует прибегать к угрозам (например, увольнением «по статье»). Иначе работники почти наверняка пожалуются в трудовую инспекцию или прокуратуру 7.
Мнение эксперта
Мария Смольянинова, главный редактор издательства ООО «Бизнес-Арсенал»
Несмотря на имеющиеся ограничительные меры, многие организации продолжили свою обычную работу, оформив для этого документы (о них мы расскажем ниже), которые требуются в соответствии с нормативными правовыми актами, как правило, регионального уровня. Но что делать, если работник не хочет продолжать работу в обычных условиях (при условии грамотного оформления работодателем всех требуемых документов), опасаясь заразиться коронавирусной инфекцией по пути на работу и при посещении связанных с работой мест общего пользования, которые находятся вне контроля работодателя? Единственным выходом для таких сотрудников будет попросить предоставить им:
- ежегодный оплачиваемый отпуск, но тогда они его потратят и в последующем не смогут уже использовать для полноценного отдыха (да и работодатель может отказать по целому ряду причин), или
- отпуск за свой счет. В этом случае интерес работника будет, что называется, неподдельным.
Итак, если сотрудник решит оформить отпуск без сохранения зарплаты, он должен подать заявление о его предоставлении. Написать его можно по аналогии с обычным заявлением на оплачиваемый отпуск (см. Пример 1), заменив формулировку на: «предоставить отпуск без сохранения заработной платы». Как всегда в подобных случаях, позаботьтесь о том, чтобы такое заявление работник составил собственноручно, а не просто поставил свою подпись на заранее подготовленном бланке. Это может помочь в будущем снизить риск обвинений с его стороны в написании заявления необдуманно или под нажимом.
Дальше все стандартно: на основании заявления кадровик готовит приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы, с которым работника знакомят под подпись. Сведения об отпуске заносят в личную карточку. В табеле учета рабочего времени отпуск без сохранения зарплаты традиционно обозначается кодом «ДО» (или «16», если в компании используют цифровые обозначения).
2. Ежегодный оплачиваемый отпуск
Если работники не хотят уходить в отпуск без содержания (или финансовое состояние компании не требует столь радикальных мер), можно предложить альтернативный вариант – уйти в очередной оплачиваемый отпуск. Но имейте в виду: отступить от утвержденного графика отпусков можно только по договоренности между работником и организацией. Инициировать изменение графика вправе обе стороны. Если работник сам хочет уйти во внеочередной отпуск, он пишет заявление с просьбой о переносе ранее запланированного отпуска 8 (Пример 1).
Пример 1. Заявление о переносе ежегодного основного оплачиваемого отпуска
