Автор делится опытом ведения базы подарков, куда вносятся все лица, кото-рым вручаются подарки от организации, а также их предпочтения и презенты, которые были вручены ранее. Рассказывает, когда лучше закупать подарки и в каком количестве, как доставлять подарки, контролировать этот процесс, дарить онлайн-сертификаты.
Ведите базу подарков
Новый год, 8 Марта, 23 Февраля, день рождения – вот неполный перечень праздников, с которыми у нас принято поздравлять друзей, родственни-ков, коллег и клиентов. Посылая букеты с поздравительными открытками, важно не забыть, что Мария Ивановна – наш «главный» клиент – любит красные розы, а мама жены шефа на дух не переносит лилии. Что, например, Геннадий Юрьевич – потенциальный инвестор – увлекается нумизматикой, но в прошлом году выпущенную всего в 30 экземплярах монету с пандами уже дарили. А дочь главного партнера по спецпроектам, как нам недавно шепнули, мечтает станцевать на сцене Мариинки на свой день рождения, правда ей всего 3 года, но ведь детские мечты должны сбываться.
Как не запутаться в бесконечном потоке людей, которым необходимо доставить подарки, и не повторяться из года в год? Одним из решений может стать база подарков – простой инструмент, помогающий секрета-рям, помощникам, PR-службам не запутаться и преподносить уникальные презенты. База подарков – это массив данных в Excel, в котором собрана информация о поздравляемых: Ф.И.О., должность, компания, контакты прямые, контакты приемной / помощника, дата рождения, дата рождения близких людей (при необходимости), предпочитаемые цветы, увлечения, подарки-табу, адрес доставки подарка 1.
Создание такой базы требует времени. Ведь для получения действитель-но работающего инструмента нужно собрать данные по всем поздравляе-мым клиентам, подрядчикам, инвесторам, партнерам и т.д. Процесс сбора информации стоит начать с создания таблицы, в которую будут заноситься данные (ее возможная структура и заполнение показаны на Рисунке 1).
Рисунок 1. Возможная структура базы одариваемых лиц
После того как вы определитесь с составом граф таблицы, сделайте ее рассылку среди руководителей подразделений компании, отвечающих за клиентскую коммуникацию, а также сотрудников PR-отдела и некото-рых других, запросив информацию о тех, кого планируют поздравлять в ближайшие праздники. На заполнение базы каждым сотрудником можно выделить 2-3 рабочих дня. Отправлять рассылку должен ответственный за задачу, он же аккумулирует все данные и сводит их в единую базу. У шефа запросите эту информацию и запишите лично....
