«Методические рекомендации по подготовке перечней документов, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения», разработанные ВНИДАД и согласованные ЦЭПК при Росархиве, опубликованы на сайте Федерального архивного агентства 16 сентября 2011 года (см.
Учитывая, что разработка ведомственных Перечней в федеральных органах исполнительной власти сейчас застопорилась (в приложении № 1 приведен список ведомственных Перечней, и самым «свежим» в нем является Перечень документов органов Прокуратуры РФ 2008 года), появление любых методических рекомендаций в этой области воспринимается как серьезный прогресс, поскольку таких документов очень не хватает.
С другой стороны, при чтении «Методических рекомендаций» не покидает мысль о том, что разработка Перечней собственными силами ведомств – дело трудновыполнимое. Не случайно в самих рекомендациях предусмотрена возможность привлечь к работе организацию-подрядчика, которая сделает это за деньги (п. 2.1.1).
Для справки: на сайте ВНИИДАД опубликованы «Ориентировочные нормативы на выполнение консультационных услуг по направлению документоведения», в котором разработка силами сотрудников ВНИИДАД «Перечня документов организации с указанием сроков хранения» в 500 статей оценивается в 150 человеко-дней и в 1 миллион рублей.
Больше всего в новом методическом документе, по вполне понятным причинам, заинтересовал раздел 2.5 «Определение сроков хранения документов». Наконец-то признано, что прежде всего нужно выявить сроки хранения, установленные в законах и нормативных правовых актах, а уже потом использовать сроки хранения, установленные в типовых Перечнях. Это большой шаг вперед, заслуживающий самых добрых слов.
Даны рекомендации и о том, что делать с документами, сроки хранения которых в нормативных актах отсутствуют:
Все это хорошие и правильные слова, суть которых сводится к тому, что сроки хранения таких документов должны быть установлены решениями соответствующих экспертных комиссий – это их прямая обязанность.
В рекомендациях обращено особое внимание на две традиционные группы, встречающиеся в Перечнях: «переписка» и «документы».
Есть вопросы и к рекомендованной процедуре организации работы по созданию Перечней. То, что нужно создавать специальную рабочую группу, понятно. Но включать в нее только специалистов ДОУ и архива, скорее всего, неправильно (п. 2.1.1). В такой группе найдется работа и для юристов, и специалистов деловых подразделений, в области информационной безопасности, представителей кадровой службы и т.д. Без их участия очень легко допустить ошибки, которые впоследствии могут больно ударить по интересам ведомства. По сути дела, речь идет о формировании экспертной комиссии, но только не из «больших начальников», а из тех сотрудников, кто реально разбирается в составе документов и их роли в деятельности ведомства и его подведомственных организаций.
Совет ведомствам набрать в рабочую группу высококвалифицированных специалистов ДОУ и архива можно считать не более чем добрым напутствием. Хороших специалистов, как правило, много не бывает, их можно пересчитать по пальцам. Кроме того, они не страдают от недостатка оперативной работы, и отвлечь их на длительное время ради создания Перечня, без которого жить все-таки можно, проблематично.
Этапы разработки Перечня описаны весьма подробно. Фактически речь идет об основательной научно-исследовательской работе, которую должны будут провести специалисты ведомства. Но когда? Где найти эти, по оценкам ВНИИДАД, 150 человеко-дней?
Подробнее о методических рекомендациях по организации работ по разработке ведомственных Перечней читайте в специальной статье в ближайших номерах журнала.
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Подскажите, пожалуйста, как лучше прошивать зачетную книжку в личном деле студента, учитывая то, что зачетка в твердой обложке и имеет скобы (они вклеены в обложку). Делать копию и прошивать со всеми листами?
Некоторые сотрудники, работающие по графику, увольняются в субботу или воскресенье. Для административных подразделений это выходные дни. Можно ли выдать трудовую книжку и произвести окончательный расчет накануне увольнения (в пятницу) или в первый следующий рабочий день (в понедельник), внеся в трудовую книжку запись об увольнении в субботу (воскресенье)?
Как подтвердить дату отправки и доставки бумажной и электронной корреспонденции через «Почту России»? Какие варианты существуют? И надо ли нотариально заверять распечатки с сайта «Почты России» для суда? Как подтвердить отправку и получение документов через независимую службу доставки (CDEK и др.)? Какая электронная переписка может быть признана в качестве доказательства в суде: что кроме электронной почты, сообщений в мессенджерах и соцсетях может быть использовано? Каким критериям должна соответствовать такая переписка? Как самим можно снять скриншот с нее и приобщить к исковому заявлению или ходатайству в суд? Когда придется обратиться за заверением переписки к нотариусу? И как выглядит протокол ее осмотра нотариусом? Можно ли использовать в суде переписку из запрещенных мессенджеров? Как в договоре оговорить юридическую силу электронной переписки между сторонами (определить уполномоченных лиц, их контактные данные и каналы связи)?
Эволюция мошенничества: чем пытались завладеть раньше, как усовершенствовали законодательство, на что после этого стали целиться мошенники. Рассмотрели 2 самые распространенные схемы махинаций с ЭП руководителя организации и их юридические последствия (на базе судебной практики): 1) когда гендиректор доверяет свою электронную подпись бухгалтеру в бесконтрольное пользование; 2) когда удостоверяющий центр выпускает электронную подпись гендиректору организации, но ее получают мошенники и пытаются скорректировать данные о гендиректоре в ЕГРЮЛ. Предупрежден – значит вооружен!
В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?
Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 описывает правила оформления даты документа предельно лаконично. Поэтому нам есть что добавить! Ставить 0 в начале даты? Можно использовать кавычки? «Длящаяся» дата протокола. Дата совместного документа. Специфика госорганов. Дата подписания электронного документа. Дата доверенности. Дата на обложке дела и на титульном листе ЛНА. В каких реквизитах и как лучше оформлять дату. Подробно остановились на оформлении дат в тексте документа в различных ситуациях. Статья содержит 25 примеров.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
издательства ООО "Бизнес-Арсенал"
можно в любом отделении почты:
