Вышли Методические рекомендации по организации работ по разработке ведомственных Перечней

«Методические рекомендации по подготовке перечней документов, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения», разработанные ВНИДАД и согласованные ЦЭПК при Росархиве, опубликованы на сайте Федерального архивного агентства 16 сентября 2011 года (см. http://archives.ru/documents/rekomend_perechen_foiv.shtml).

Учитывая, что разработка ведомственных Перечней в федеральных органах исполнительной власти сейчас застопорилась (в приложении № 1 приведен список ведомственных Перечней, и самым «свежим» в нем является Перечень документов органов Прокуратуры РФ 2008 года), появление любых методических рекомендаций в этой области воспринимается как серьезный прогресс, поскольку таких документов очень не хватает.

С другой стороны, при чтении «Методических рекомендаций» не покидает мысль о том, что разработка Перечней собственными силами ведомств – дело трудновыполнимое. Не случайно в самих рекомендациях предусмотрена возможность привлечь к работе организацию-подрядчика, которая сделает это за деньги (п. 2.1.1).

Для справки: на сайте ВНИИДАД опубликованы «Ориентировочные нормативы на выполнение консультационных услуг по направлению документоведения», в котором разработка силами сотрудников ВНИИДАД «Перечня документов организации с указанием сроков хранения» в 500 статей оценивается в 150 человеко-дней и в 1 миллион рублей.

Больше всего в новом методическом документе, по вполне понятным причинам, заинтересовал раздел 2.5 «Определение сроков хранения документов». Наконец-то признано, что прежде всего нужно выявить сроки хранения, установленные в законах и нормативных правовых актах, а уже потом использовать сроки хранения, установленные в типовых Перечнях. Это большой шаг вперед, заслуживающий самых добрых слов.

Даны рекомендации и о том, что делать с документами, сроки хранения которых в нормативных актах отсутствуют:

«2.5.1. …определение сроков их хранения проводится путем изучения содержания документов, сопоставления их с другими документами. Определяется роль данного документа в решении конкретной задачи, повторение информации документа в других документах. При определении сроков хранения видов документов, отражающих отраслевые функции в установленной сфере деятельности, необходимо обратиться к ранее действовавшим перечням документов, ГОСТами и другим нормативам, проконсультироваться с профессионалами в данной сфере деятельности. Обязательно следует обратить внимание на правовые аспекты (подтверждение тех или иных прав, соблюдение сроков исковой давности и др.)».

Все это хорошие и правильные слова, суть которых сводится к тому, что сроки хранения таких документов должны быть установлены решениями соответствующих экспертных комиссий – это их прямая обязанность.

В рекомендациях обращено особое внимание на две традиционные группы, встречающиеся в Перечнях: «переписка» и «документы».

Есть вопросы и к рекомендованной процедуре организации работы по созданию Перечней. То, что нужно создавать специальную рабочую группу, понятно. Но включать в нее только специалистов ДОУ и архива, скорее всего, неправильно (п. 2.1.1). В такой группе найдется работа и для юристов, и специалистов деловых подразделений, в области информационной безопасности, представителей кадровой службы и т.д. Без их участия очень легко допустить ошибки, которые впоследствии могут больно ударить по интересам ведомства. По сути дела, речь идет о формировании экспертной комиссии, но только не из «больших начальников», а из тех сотрудников, кто реально разбирается в составе документов и их роли в деятельности ведомства и его подведомственных организаций.

Совет ведомствам набрать в рабочую группу высококвалифицированных специалистов ДОУ и архива можно считать не более чем добрым напутствием. Хороших специалистов, как правило, много не бывает, их можно пересчитать по пальцам. Кроме того, они не страдают от недостатка оперативной работы, и отвлечь их на длительное время ради создания Перечня, без которого жить все-таки можно, проблематично.

Этапы разработки Перечня описаны весьма подробно. Фактически речь идет об основательной научно-исследовательской работе, которую должны будут провести специалисты ведомства. Но когда? Где найти эти, по оценкам ВНИИДАД, 150 человеко-дней?

Подробнее о методических рекомендациях по организации работ по разработке ведомственных Перечней читайте в специальной статье в ближайших номерах журнала.