«Методические рекомендации по подготовке перечней документов, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения», разработанные ВНИДАД и согласованные ЦЭПК при Росархиве, опубликованы на сайте Федерального архивного агентства 16 сентября 2011 года (см.
Учитывая, что разработка ведомственных Перечней в федеральных органах исполнительной власти сейчас застопорилась (в приложении № 1 приведен список ведомственных Перечней, и самым «свежим» в нем является Перечень документов органов Прокуратуры РФ 2008 года), появление любых методических рекомендаций в этой области воспринимается как серьезный прогресс, поскольку таких документов очень не хватает.
С другой стороны, при чтении «Методических рекомендаций» не покидает мысль о том, что разработка Перечней собственными силами ведомств – дело трудновыполнимое. Не случайно в самих рекомендациях предусмотрена возможность привлечь к работе организацию-подрядчика, которая сделает это за деньги (п. 2.1.1).
Для справки: на сайте ВНИИДАД опубликованы «Ориентировочные нормативы на выполнение консультационных услуг по направлению документоведения», в котором разработка силами сотрудников ВНИИДАД «Перечня документов организации с указанием сроков хранения» в 500 статей оценивается в 150 человеко-дней и в 1 миллион рублей.
Больше всего в новом методическом документе, по вполне понятным причинам, заинтересовал раздел 2.5 «Определение сроков хранения документов». Наконец-то признано, что прежде всего нужно выявить сроки хранения, установленные в законах и нормативных правовых актах, а уже потом использовать сроки хранения, установленные в типовых Перечнях. Это большой шаг вперед, заслуживающий самых добрых слов.
Даны рекомендации и о том, что делать с документами, сроки хранения которых в нормативных актах отсутствуют:
Все это хорошие и правильные слова, суть которых сводится к тому, что сроки хранения таких документов должны быть установлены решениями соответствующих экспертных комиссий – это их прямая обязанность.
В рекомендациях обращено особое внимание на две традиционные группы, встречающиеся в Перечнях: «переписка» и «документы».
Есть вопросы и к рекомендованной процедуре организации работы по созданию Перечней. То, что нужно создавать специальную рабочую группу, понятно. Но включать в нее только специалистов ДОУ и архива, скорее всего, неправильно (п. 2.1.1). В такой группе найдется работа и для юристов, и специалистов деловых подразделений, в области информационной безопасности, представителей кадровой службы и т.д. Без их участия очень легко допустить ошибки, которые впоследствии могут больно ударить по интересам ведомства. По сути дела, речь идет о формировании экспертной комиссии, но только не из «больших начальников», а из тех сотрудников, кто реально разбирается в составе документов и их роли в деятельности ведомства и его подведомственных организаций.
Совет ведомствам набрать в рабочую группу высококвалифицированных специалистов ДОУ и архива можно считать не более чем добрым напутствием. Хороших специалистов, как правило, много не бывает, их можно пересчитать по пальцам. Кроме того, они не страдают от недостатка оперативной работы, и отвлечь их на длительное время ради создания Перечня, без которого жить все-таки можно, проблематично.
Этапы разработки Перечня описаны весьма подробно. Фактически речь идет об основательной научно-исследовательской работе, которую должны будут провести специалисты ведомства. Но когда? Где найти эти, по оценкам ВНИИДАД, 150 человеко-дней?
Подробнее о методических рекомендациях по организации работ по разработке ведомственных Перечней читайте в специальной статье в ближайших номерах журнала.
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Подскажите, пожалуйста, в каком месте в новом стандарте сказано, что теперь заголовок обязательно составлять для всех документов.
К какому виду документов (локальных нормативных актов) относится Политика в области качества? Требуется ли обязательное издание приказа об утверждении и введении ее в действие? Каковы установленные требования к порядку ее оформления?
Объясняем разные тонкости значения понятий «место нахождения» и «адрес юридического лица», «юридический» и «фактический», «почтовый» адреса организации, «место составления документа». Чем рискует организация, если ее фактический адрес не совпадает с указанным в ЕГРЮЛ либо если он там неполный, не совпадает с Государственным адресным реестром. Как изменились подходы к этой проблеме у налоговых органов. Почему сейчас важно забирать корреспонденцию по адресу, указанному в ЕГРЮЛ. Обратите внимание: с 2027 года планируют обязать вести юридически значимую переписку через портал госуслуг и с госорганами, и с контрагентами. Как правильно указывать адрес в документах: стыкуем требования законодательства, ГОСТ Р 7.0.97-2025 и Методических рекомендаций по его применению.
Как регистрировать утвержденные ЛНА: возможные варианты, их плюсы и минусы. Как систематизировать и хранить ЛНА (в частности, как формировать в дела документы, утвержденные распорядительными документами и непосредственно подписью руководителя в грифе; что разбивать на тома, а что выделять в части дела – это поможет хранить объемные ЛНА в 100 и более страниц). Как вносить изменения в процессе использования ЛНА. Как отслеживать изменения и версии документов.
В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?
Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 описывает правила оформления даты документа предельно лаконично. Поэтому нам есть что добавить! Ставить 0 в начале даты? Можно использовать кавычки? «Длящаяся» дата протокола. Дата совместного документа. Специфика госорганов. Дата подписания электронного документа. Дата доверенности. Дата на обложке дела и на титульном листе ЛНА. В каких реквизитах и как лучше оформлять дату. Подробно остановились на оформлении дат в тексте документа в различных ситуациях. Статья содержит 25 примеров.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
издательства ООО "Бизнес-Арсенал"
можно в любом отделении почты:
