Как решили вопрос хранения электронных первичных и отчетных бухгалтерских и налоговых документов

Дорожная карта «Совершенствование налогового администрирования», утвержденная распоряжением Правительства РФ от 10.02.2014 № 162-р, изначально содержала пункт, сформулированный следующим образом:

«6. Разработка порядка хранения архивов первичных и отчетных документов налогоплательщиками в электронном виде, включая перевод первичных учетных и отчетных документов с бумажных носителей в электронный вид с учетом международного опыта в части ведения и хранения архивов в электронном виде, а также перевода бумажных носителей в электронный вид. Выработка наиболее предпочтительного для предпринимателей варианта, упрощающего хранение архива ­документов. ­Разработка порядка хранения документов в электронном виде».

Для его выполнения к октябрю 2014 года Минкомсвязи, ФНС и Минфин должны были разработать соответствующую нормативную базу. И у профессионального ­сообщества появились надежды и ожидания.

Но вместо выполнения в точности предписанной задачи ее в результате изменили – распоряжением Правительства РФ от 03.12.2014 № 2442-р данный пункт плана ­изложили в новой редакции:

«6. О применении установленных Минкультуры России единых правил комплектования, учета и организации хранения электронных архивных документов на первичные и отчетные документы налогоплательщиков» к маю 2015 года Минфин России обязали всего лишь подготовить разъяснения.

Что Минфин и сделал (правда, с задержкой сроков – в сентябре, т.к. и сами Правила, утвержденные Минкультуры в марте, были зарегистрированы Минюстом только 07.09.2015, а вступили в силу 21.09.2015). Итак, Минфин теперь отсылает нас в вопросах хранения электронных первичных учетных и отчетных бухгалтерских и налоговых документов к «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденным приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526¹.

Данная позиция прямо изложена в сентябрьской информации Минфина России № ПЗ-13/2015 «О применении установленных Минкультуры России правил комплектования, учета и организации хранения электронных архивных документов в отношении первичных и отчетных документов налогоплательщиков». Что здесь можно отметить:

• с одной стороны, Минфин еще раз напоминает, что:
  • хранение документов должен организовать руководитель юрлица;
  • «первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года»,
  • а «в течение 4 лет налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату налогов, если иное не предусмотрено Налоговым кодексом РФ»;
• с другой стороны, Минфин предложил пока для этих документов использовать:
  • новые Правила Минкультуры. Однако они описывают процедуру передачи электронных документов на хранение в ведомственные архивы. При этом, согласно традиционному подходу к организации архивного дела, на хранение в архивы должны передаваться документы только длительного (свыше 10 лет) и постоянного срока хранения. Соответственно в Правилах не рассказывается о том, как хранить электронные документы бухгалтерского и налогового учета, подписанные электронной подписью, у большинства из которых срок хранения не превышает 5 лет! А для документов свыше 10 лет и постоянного хранения требования у нас традиционно были более жесткие. Кроме того, новые Правила весьма ­концептуальны, там нет детальной методики работы;
  • «Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105 (в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, ­изданным позднее);
• а позже будет разработан федеральный стандарт бухгалтерского учета, устанавливающий «требования к документам и документообороту в бухгалтерском учете, для организации их хранения, в том числе электронных первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, подписанных электронной подписью». При этом срок разработки такого стандарта Минфином не обозначен.