При вступлении в должность нового руководителя организации (и ее освобождении потом) обратите его внимание на документы!

К сожалению, бывшие руководители организации по тем или иным причинам не всегда исполняют возложенную на них законом обязанность при «смене власти» передать документы новому руководству. В результате они сами могут стать ответчиками по делам об истребовании документов организаций.

Арбитражный суд г. Москвы в июле 2014 года рассмотрел дело №А40-39381/14, по которому организация требовала у бывшего руководителя передать ее действующему генеральному директору по описи все документы. Интрига заключалась в том, что претензии были предъявлены человеку, который возглавлял организацию всего 4 месяца.

Гражданин на основании приказа Министерства сельского хозяйства РФ исполнял обязанности директора ФГУП «Туровский» с октября 2011 по февраль 2012. Предприятие было преобразовано в ОАО «Туровский», а генеральным директором акционерного общества в марте 2012 года был назначен другой человек. Новый генеральный директор в марте 2012 года обязал (приказом) бывшего директора предоставить ему следующие документы ­предприятия (причем не только оригиналы, но и все нотариально заверенные копии):

  • устав;
  • свидетельства о государственной регистрации и постановке на налоговый учет;
  • письма Росстата о присвоении кодов статистики;
  • трудовые книжки всех сотрудников;
  • штатные расписания и приказы об их утверждении;
  • трудовые договоры с работниками;
  • приказы;
  • сведения об открытых счетах и все выписки с этих счетов;
  • оригиналы и копии всех договоров;
  • всю первичную документацию по бухгалтерскому и налоговому учету;
  • бухгалтерскую и налоговую отчетность, отчетность в органы статистики и другие государственные органы;
  • карточки учета основных средств;
  • оригиналы и все копии договоров с жильцами жилых домов, находившихся в хозяйственном ведении по состоянию на 29 февраля 2012 года;
  • всю переписку, производившуюся как по электронной почте, так и письмами на бумажных носителях;
  • все документы и все экземпляры печати.

В адрес бывшего директора в марте 2014 года (то есть через 2 года!) была направлена телеграмма с требованием об исполнении приказа и предоставлении лично генеральному директору общества по описи в срок до 14 марта 2014 года документов и имеющихся экземпляров печати. Требования бывшим директором не были исполнены, что и ­послужило основанием для обращения АО в суд.

Арбитражный суд г. Москвы отказал обществу по следующим причинам:

  • АО не представило доказательств нахождения испрашиваемых документов у бывшего директора. Сам руководитель факт нахождения у него спорных документов отрицал, говорил, что часть утрачена, а часть из них вообще у него не находилась;
  • АО злоупотребляет своим правом, поскольку не указало причины предъявления настоящего иска спустя 2 года после увольнения гражданина с должности директора.

Но позиция Девятого арбитражного апелляционного суда в ноябре 2014 г. оказалась иной:

  • в российском законодательстве ответственность за обеспечение сохранности документов возложена на руководителя организации. Бывший директор не представил надлежащих доказательств передачи им документации последующему руководству АО, не указал, у кого и где она находится, и у кого может быть истребована помимо него;
  • законом «О бухгалтерском учете» организация ведения бухгалтерского учета, хранение документов бухгалтерского учета и обеспечение их сохранности возложены на руководителя общества. В связи с этим он обязан был знать, какие документы, связанные с хозяйственной деятельностью предприятия, имелись в наличии и где они фактически находятся. Порядок хранения первичных документов и учетных регистров установлен в разделе 6 действующего Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 № 105, в котором также установлен порядок действий руководителя предприятия в случае их пропажи или гибели. Но бывшим руководителем не было представлено доказательств, что им проводились мероприятия по фиксации ­фактов ­утраты, а также попытки восстановления утраченных документов;
  • бремя доказывания причин отсутствия документов предприятия (их передача, утрата, уничтожение, несоставление и т.п.) возлагается на бывшего генерального директора предприятия.

В результате суд обязал бывшего директора передать по описи новому следующие оригиналы (без нотариальных копий): учредительные документы, хозяйственные договоры, документы первичного бухгалтерского и налогового учета и бухгалтерской отчетности по состоянию на 29 февраля 2012 года.

Выводы:

  • если бы бывший руководитель унитарного предприятия зафиксировал и задокументировал факт отсутствия документов на момент его вступления в должность, то у него не было бы таких проблем,
  • а имевшиеся в его распоряжении документы стоило передать новому руководителю по описи.

Новый руководитель может не знать всех тонкостей. И ваша задача – аргументированно объяснить их. Вовремя поданный совет может быть высоко оценен.

И если прежде мы в основном публиковали примеры арбитражной практики, которые касались взыскания многомилионных долгов обанкротившихся организаций с их бывших руководителей, то данное дело показывает «мнение судов» в ситуации, когда долги отсутствуют (см. например, октябрьскую новость на нашем сайте «С бывшего руководителя организации пытались взыскать 9,52 млн руб. из-за утраты части ее документов»).

Оценить новость
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Срок хранения приказов по воинскому учету

В организации ведется воинский учет и бронирование граждан, находящихся в запасе. При изменении персональных данных забронированного работника необходимо внести изменения в список забронированных работников, пребывающих в запасе Вооруженных Сил РФ. Изменения необходимо внести приказом. К какому типу приказов его отнести? Какой срок хранения у журнала учета приказов по воинскому учету и бронированию граждан, находящихся в запасе?

День регистрации документа включается в срок его исполнения?

В бюджетном учреждении возник вопрос, касающийся исчисления сроков исполнения документов. Подскажите, пожалуйста, включается ли день регистрации документа в срок его исполнения? Зависит ли это от времени регистрации документа? В каких нормативных, методических документах это указано?

Тонкости составления писем в госструктуры и вышестоящие инстанции

Обозначим некоторые особенности подготовки служебных писем в государственные структуры. Многие моменты применимы к переписке с любыми вышестоящими инстанциями. Как подчеркнуть соблюдение субординации и уважения к адресату. Какие распространенные ошибки делают в тексте и на какие фразы их лучше заменять. На что обратить внимание при оформлении адресата, заголовка к тексту, отметок о приложении и исполнителе. Оптимальный объем письма, что лучше перенести из его текста в приложения или в другое письмо. Как ускорить рассмотрение письма, просто соблюдая правильность оформления реквизитов. Сначала объясняем полезные правила. Потом даем советы на примере 4 писем: об исполнении поручения, о направлении отчета о проделанной работе, о направлении комплекта документов по исполнению договора (когда обратно требуется получить подписанный экземпляр акта и перечисление денежных средств), о переносе срока исполнения.

Расширение зоны запретов на использование иностранных мессенджеров

Объясняем, какие мессенджеры каким организациям и для чего запретили использовать. С 1 июня 2025 года широкому кругу организаций в принципе запретили общение с гражданами России (в т.ч. с собственными клиентами) через иностранные мессенджеры. Ранее 1 марта 2023 года были введены более фрагментарные запреты, которые тоже продолжают действовать.А штраф для непослушных организаций может доходить до 700 000 рублей. Рассказываем и о конкретном судебном деле, возникшем из-за того, что сотрудник банка послал клиенту информацию о взыскании просроченной задолженности, а банк потом за это оштрафовали на 200 000 рублей.

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.