При вступлении в должность нового руководителя организации (и ее освобождении потом) обратите его внимание на документы!

К сожалению, бывшие руководители организации по тем или иным причинам не всегда исполняют возложенную на них законом обязанность при «смене власти» передать документы новому руководству. В результате они сами могут стать ответчиками по делам об истребовании документов организаций.

Арбитражный суд г. Москвы в июле 2014 года рассмотрел дело №А40-39381/14, по которому организация требовала у бывшего руководителя передать ее действующему генеральному директору по описи все документы. Интрига заключалась в том, что претензии были предъявлены человеку, который возглавлял организацию всего 4 месяца.

Гражданин на основании приказа Министерства сельского хозяйства РФ исполнял обязанности директора ФГУП «Туровский» с октября 2011 по февраль 2012. Предприятие было преобразовано в ОАО «Туровский», а генеральным директором акционерного общества в марте 2012 года был назначен другой человек. Новый генеральный директор в марте 2012 года обязал (приказом) бывшего директора предоставить ему следующие документы ­предприятия (причем не только оригиналы, но и все нотариально заверенные копии):

  • устав;
  • свидетельства о государственной регистрации и постановке на налоговый учет;
  • письма Росстата о присвоении кодов статистики;
  • трудовые книжки всех сотрудников;
  • штатные расписания и приказы об их утверждении;
  • трудовые договоры с работниками;
  • приказы;
  • сведения об открытых счетах и все выписки с этих счетов;
  • оригиналы и копии всех договоров;
  • всю первичную документацию по бухгалтерскому и налоговому учету;
  • бухгалтерскую и налоговую отчетность, отчетность в органы статистики и другие государственные органы;
  • карточки учета основных средств;
  • оригиналы и все копии договоров с жильцами жилых домов, находившихся в хозяйственном ведении по состоянию на 29 февраля 2012 года;
  • всю переписку, производившуюся как по электронной почте, так и письмами на бумажных носителях;
  • все документы и все экземпляры печати.

В адрес бывшего директора в марте 2014 года (то есть через 2 года!) была направлена телеграмма с требованием об исполнении приказа и предоставлении лично генеральному директору общества по описи в срок до 14 марта 2014 года документов и имеющихся экземпляров печати. Требования бывшим директором не были исполнены, что и ­послужило основанием для обращения АО в суд.

Арбитражный суд г. Москвы отказал обществу по следующим причинам:

  • АО не представило доказательств нахождения испрашиваемых документов у бывшего директора. Сам руководитель факт нахождения у него спорных документов отрицал, говорил, что часть утрачена, а часть из них вообще у него не находилась;
  • АО злоупотребляет своим правом, поскольку не указало причины предъявления настоящего иска спустя 2 года после увольнения гражданина с должности директора.

Но позиция Девятого арбитражного апелляционного суда в ноябре 2014 г. оказалась иной:

  • в российском законодательстве ответственность за обеспечение сохранности документов возложена на руководителя организации. Бывший директор не представил надлежащих доказательств передачи им документации последующему руководству АО, не указал, у кого и где она находится, и у кого может быть истребована помимо него;
  • законом «О бухгалтерском учете» организация ведения бухгалтерского учета, хранение документов бухгалтерского учета и обеспечение их сохранности возложены на руководителя общества. В связи с этим он обязан был знать, какие документы, связанные с хозяйственной деятельностью предприятия, имелись в наличии и где они фактически находятся. Порядок хранения первичных документов и учетных регистров установлен в разделе 6 действующего Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 № 105, в котором также установлен порядок действий руководителя предприятия в случае их пропажи или гибели. Но бывшим руководителем не было представлено доказательств, что им проводились мероприятия по фиксации ­фактов ­утраты, а также попытки восстановления утраченных документов;
  • бремя доказывания причин отсутствия документов предприятия (их передача, утрата, уничтожение, несоставление и т.п.) возлагается на бывшего генерального директора предприятия.

В результате суд обязал бывшего директора передать по описи новому следующие оригиналы (без нотариальных копий): учредительные документы, хозяйственные договоры, документы первичного бухгалтерского и налогового учета и бухгалтерской отчетности по состоянию на 29 февраля 2012 года.

Выводы:

  • если бы бывший руководитель унитарного предприятия зафиксировал и задокументировал факт отсутствия документов на момент его вступления в должность, то у него не было бы таких проблем,
  • а имевшиеся в его распоряжении документы стоило передать новому руководителю по описи.

Новый руководитель может не знать всех тонкостей. И ваша задача – аргументированно объяснить их. Вовремя поданный совет может быть высоко оценен.

И если прежде мы в основном публиковали примеры арбитражной практики, которые касались взыскания многомилионных долгов обанкротившихся организаций с их бывших руководителей, то данное дело показывает «мнение судов» в ситуации, когда долги отсутствуют (см. например, октябрьскую новость на нашем сайте «С бывшего руководителя организации пытались взыскать 9,52 млн руб. из-за утраты части ее документов»).

Оценить новость
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как закрепить использование простой электронной подписи в СЭД

Наша компания состоит из нескольких юридических лиц, входящих в группу компаний, использующую единую внутреннюю СЭД. Руководство решило часть процессов (ознакомление с приказами, согласование документов) и документов (служебные записки, заявки, накладные на перемещение ТМЦ и др.) перевести в электронный вид с использованием простой электронной подписи (ПЭП). Какие наши действия, чтобы оформить все верно? 1. В группе компаний есть документ, который говорит, что документооборот в ней ведется в СЭД 1С. 2. Будет приказ об утверждении Положения об использовании ПЭП с указанием перечня документов, которые переходят в электронный вид, т.е. подписанные ПЭП. 3. Будет соглашение с каждым сотрудником, подписанное собственноручной подписью работника, о его согласии на использование ПЭП. Необходимо ли заключать соглашение об использовании ЭДО между нашими обществами, входящими в группу компаний, во внутреннем документообороте или достаточно вышеуказанных документов № 1–3?

Срок хранения заявлений на выплаты работникам на обустройство на новом месте

В нашей организации производят компенсационные выплаты на обустройство работников на новом месте жительства. Работник пишет заявление в жилищную комиссию, далее оформляется протокол жилищной комиссии и издается приказ о выплате компенсаций на обустройство на новом месте жительства. Срок хранения такого приказа – 50 лет по ст. 434 а) нового типового Перечня документов со сроками хранения 2019 года. Правильно ли срок хранения заявлений работников на ежемесячную жилищную надбавку определять по ст. 640 Перечня (заявления о предоставлении жилья, в т.ч. по договорам социального найма, и документы к ним – 10 лет)? Или они должны быть приложены к приказам по личному составу и храниться 50 лет, или приложены к протоколам жилищной комиссии и храниться постоянно?

Как был организован Петербургский международный экономический форум – 2021

Интервью Алексея Валькова, директора Петербургского международного экономического форума. В какие сроки сумели организовать ведущий бизнес-форум России. Как реализовали мероприятия по противодействию COVID-19 (ПЦР-тестирование, аккредитация, дистанционное измерение температуры, обработка помещений и др.). Как было организовано питание и культурная программа для гостей. Сколько участников приехало. Какова была цена участия, и от чего она зависела. Результаты Форума в цифрах.

Меняются правила работы с бумажными трудовыми книжками (часть 1)

С 1 сентября 2021 года вступит в силу новый порядок работы с бумажными трудовыми книжками. Формы трудовой книжки, вкладыша в нее и правила их заполнения изменятся незначительно. Скорее, Минтруд постарался урегулировать те пробелы, что были раньше и вызывали вопросы на практике, ощутимым для всех изменением, пожалуй, станет только отказ от ознакомления перед увольнением работника с записями, внесенными в его трудовую книжку, – об этом мы рассказываем сейчас. Про выдачу, учет и хранение бумажных трудовых книжек мы подробно поговорим в следующем номере журнала – тут изменения будут более существенные.

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.