Сократили срок хранения кадровой документации!

Федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ внес изменения в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Они вступили в силу 13 марта 2016 года.

Во-первых, из статьи 22, где перечислялись сроки хранения документов в организациях до их передачи в государственные и муниципальные архивы для последующего постоянного хранения, убрали упоминание о документах по личному составу:

Фрагмент документа

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Статья 22 «Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение»

Устанавливаются следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их поступления в государственные и муниципальные архивы:

...4) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации отдельных видов архивных документов:

а) записей актов гражданского состояния – 100 лет;

б) ~~документов по личному составу~~, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов – 75 лет;

в) проектной документации по капитальному строительству – 20 лет;

г) технологической и конструкторской документации – 20 лет; ...

Во-вторых, весь массив кадровых документов теперь разбит на 3 группы:

документы, созданные до 2003 года;
документы, созданные начиная с 2003 года;
документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой.

Срок хранения сокращен до 50 лет только для 2-й группы кадровых документов – созданных начиная с 2003 года. Остальные документы по личному составу (1-я и 3-я позиции данного списка) будут храниться в течение 75 лет со дня создания. Это оформлено в законе добавлением новой статьи 22.1:

Фрагмент документа

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Статья 22.1 «Сроки временного хранения документов по личному составу»

1. Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные до 2003 года, хранятся:

1) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

3) в иных организациях – не менее 75 лет со дня создания.

2. Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные начиная с 2003 года, хранятся:

1) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

3) в иных организациях – не менее 50 лет со дня создания.

3. Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся:

1) в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, – в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

2) в государственных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, указанных в пункте 1 настоящей части, – с даты поступления и до истечения 75 лет с даты прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.

При рассмотрении законопроекта одновременно во втором и третьем чтении на заседании Государственной думы 17 февраля 2016 года вопросов от депутатов по нему не было (это означает, что думцы не осознавали возможных последствий принятия закона).

Авторы закона подчеркивали, что уменьшение сроков хранения документов по личному составу позволит снизить затраты организаций. Они, однако, постарались не привлекать внимание к тому факту, что экономия станет реальностью лишь начиная с 2054 года – именно тогда истечет срок хранения первой партии документов, которым установлен сокращенный срок хранения в 50 лет.

Вызывает сомнения установление неодинаковых сроков хранения для документов граждан, проходящих государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, и для всех остальных трудящихся нашей страны. Если более длительное хранение документов госслужащих действительно имеет смысл, то не значит ли это, что прочих граждан ставят при этом в менее выгодное положение?

Из закона об архивном деле (ст. 22) исключено положение о том, что после 75-летнего срока ведомственного хранения кадровые документы могут быть включены в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ, при этом в ст. 22.1 по всем документам органов и организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, после истечения срока хранения (50 или 75 лет) предусмотрено проведение экспертизы ценности документов (по итогам которой возможно продление сроков временного хранения в интересах организации, а также установление постоянного срока хранения).

Нигде в законе об архивном деле не сказано, что документы по личному составу можно хранить менее 50 лет! Такой группы кадровых документов в нем просто не обозначено!

Давайте посмотрим на данный вопрос с точки зрения юридического крючкотворства. Прежде всего, что такое «документы по личному составу»? Закон так отвечает на него:

Фрагмент документа

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Статья 3 «Основные понятия, применяемые в настоящем Федеральном законе»

...2) архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;

3) документы по личному составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;...

Здесь, между прочим, возникает «замкнутый круг»: 50 лет должны храниться не все документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем, а только «архивные», что для многих является синонимом документов длительного и постоянного срока хранения. Сам закон, однако, четкой и однозначной трактовки понятия «архивный документ» не содержит (на критику по этому поводу Росархив пока не реагировал).

Если под «архивными» понимать документы длительного и постоянного срока хранения, то тогда внесенные в закон новеллы лишь изменяют для части документов 75-летние сроки на 50-летние и не затрагивают кадровых документов короткого срока хранения, которым в Перечне¹ традиционно устанавливались сроки менее 10 лет. Судя по всему, именно это и имели в виду разработчики закона.

Если же понимать «архивный документ» иначе – как документ, которому в принципе назначен хоть какой-нибудь срок хранения (что не противоречит данному в законе расплывчатому определению – и стоит также напомнить, что именно такая трактовка понятия «архивный документ» используется во французской традиции), то статья 22.1 закона об архивном деле может быть распространена абсолютно на все кадровые документы, и 50-летний срок хранения станет для них минимальным!

В итоге вроде бы теоретический вопрос о том, как правильно толковать термин «архивный документ», может оказаться очень существенным для практики и, что особенно важно, для разрешения судебных споров.

Думаю, что дополнительная почва для юридической казуистики появилась, но ее и без того было немало. На практике все это может «сыграть» только в том случае, если спор затеют очень солидные государственные или коммерческие организации, способные дойти до высших судов,– вспомните историю с отменой и «перевыпуском» Перечня.

Кроме того, есть здравый смысл, который и судам не чужд. Не станут высшие суды настаивать на длительном хранении абсолютно никому не нужной макулатуры (тем более, что решение данного вопроса задевает и их самих). Уж скорее они заставят законодателей скорректировать закон.