Сократили срок хранения кадровой документации!

Федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ внес изменения в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Они вступили в силу 13 марта 2016 года.

Во-первых, из статьи 22, где перечислялись сроки хранения документов в организациях до их передачи в государственные и муниципальные архивы для последующего постоянного хранения, убрали упоминание о документах по личному составу:

Фрагмент документа
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Статья 22 «Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение»

Устанавливаются следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их поступления в государственные и муниципальные архивы:

...4) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации отдельных видов архивных документов:

а) записей актов гражданского состояния – 100 лет;

б) документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов – 75 лет;

в) проектной документации по капитальному строительству – 20 лет;

г) технологической и конструкторской документации – 20 лет; ...

Во-вторых, весь массив кадровых документов теперь разбит на 3 группы:

  1. документы, созданные до 2003 года;
  2. документы, созданные начиная с 2003 года;
  3. документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой.

Срок хранения сокращен до 50 лет только для 2-й группы кадровых документов – созданных начиная с 2003 года. Остальные документы по личному составу (1-я и 3-я позиции данного списка) будут храниться в течение 75 лет со дня ­создания. Это оформлено в законе добавлением новой статьи 22.1:

Фрагмент документа
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Статья 22.1 «Сроки временного хранения документов по личному составу»

1. Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные до 2003 года, хранятся:

1) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности ­документов после истечения указанного срока хранения;

2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

3) в иных организациях – не менее 75 лет со дня создания.

2. Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные начиная с 2003 года, хранятся:

1) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности ­документов после истечения указанного срока хранения;

2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

3) в иных организациях – не менее 50 лет со дня создания.

3. Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся:

1) в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, – в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

2) в государственных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, указанных в пункте 1 настоящей части, – с даты поступления и до истечения 75 лет с даты прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.

При рассмотрении законопроекта одновременно во втором и третьем чтении на заседании Государственной думы 17 февраля 2016 года вопросов от депутатов по нему не было (это означает, что думцы не осознавали возможных ­последствий принятия закона).

Авторы закона подчеркивали, что уменьшение сроков хранения документов по личному составу позволит снизить затраты организаций. Они, однако, постарались не привлекать внимание к тому факту, что экономия станет реальностью лишь начиная с 2054 года – именно тогда истечет срок хранения первой партии документов, которым установлен сокращенный срок хранения в 50 лет.

Вызывает сомнения установление неодинаковых сроков хранения для документов граждан, проходящих государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, и для всех остальных трудящихся нашей страны. Если более длительное хранение документов госслужащих действительно имеет смысл, то не значит ли это, что прочих граждан ставят при этом в менее выгодное положение?

Из закона об архивном деле (ст. 22) исключено положение о том, что после 75-летнего срока ведомственного хранения кадровые документы могут быть включены в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ, при этом в ст. 22.1 по всем документам органов и организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, после истечения срока хранения (50 или 75 лет) предусмотрено проведение экспертизы ценности документов (по итогам которой возможно продление сроков временного хранения в интересах организации, а также установление постоянного срока хранения).

Нигде в законе об архивном деле не сказано, что документы по личному составу можно хранить менее 50 лет! Такой группы кадровых документов в нем просто не обозначено!

Давайте посмотрим на данный вопрос с точки зрения юридического крючкотворства. Прежде всего, что такое «документы по личному составу»? Закон так отвечает на него:

Фрагмент документа
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Статья 3 «Основные понятия, применяемые в настоящем Федеральном законе»

...2) архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;

3) документы по личному составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;...

Здесь, между прочим, возникает «замкнутый круг»: 50 лет должны храниться не все документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем, а только «архивные», что для многих является синонимом документов длительного и постоянного срока хранения. Сам закон, однако, четкой и однозначной трактовки понятия «архивный документ» не содержит (на критику по этому поводу Росархив пока не реагировал).

Если под «архивными» понимать документы длительного и постоянного срока хранения, то тогда внесенные в закон новеллы лишь изменяют для части документов 75-летние сроки на 50-летние и не затрагивают кадровых документов короткого срока хранения, которым в Перечне1 традиционно устанавливались сроки менее 10 лет. Судя по всему, именно это и имели в виду разработчики закона.

Если же понимать «архивный документ» иначе – как документ, которому в принципе назначен хоть какой-нибудь срок хранения (что не противоречит данному в законе расплывчатому определению – и стоит также напомнить, что именно такая трактовка понятия «архивный документ» используется во французской традиции), то статья 22.1 закона об архивном деле может быть распространена абсолютно на все кадровые документы, и 50-летний срок хранения ­станет для них минимальным!

В итоге вроде бы теоретический вопрос о том, как правильно толковать термин «архивный документ», может оказаться очень существенным для практики и, что особенно важно, для разрешения судебных споров.

Думаю, что дополнительная почва для юридической казуистики появилась, но ее и без того было немало. На практике все это может «сыграть» только в том случае, если спор затеют очень солидные государственные или коммерческие организации, способные дойти до высших судов,– вспомните историю с отменой и «перевыпуском» Перечня.

Кроме того, есть здравый смысл, который и судам не чужд. Не станут высшие суды настаивать на длительном хранении абсолютно никому не нужной макулатуры (тем более, что решение данного вопроса задевает и их самих). Уж скорее они заставят законодателей скорректировать закон.

Сноски 1

  1. Здесь и далее имеется в виду Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558). Вернуться назад
Оценить новость
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как хранить кредитные договоры и документы об их исполнении

При проведении экспертизы ценности документов нашей кредитной организации (банка), опираясь на новый Перечень 2019 г., мы столкнулись со следующей проблемой. В примечании 2 к ст. 261 «Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства; документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнения должником своих обязательств» срок хранения договоров и иных подтверждающих документов с условием о залоге увеличивается с 5 до 10 лет. Для исполнения этой нормы возникает необходимость хранения, кроме кредитного досье и юридического дела клиента, также и его платежных документов по кредиту, хранящихся в «Документах дня» банка. Как правильно технически решить эту проблему: 1) изымать из «Документов дня» платежные документы по кредитам с залогом (что крайне затруднительно) или 2) хранить весь массив «Документов дня» целиком (в этом случае появляется необходимость хранения «избыточного» количества документов в течение 10 лет, вместо 5 лет)? Или же мы в целом не верно трактуем статью 261 Перечня 2019 г.?

Акт о вскрытии конверта и отсутствии документов

Пришло письмо заказным отправлением. В тексте письма в отметке о наличии приложений указано 2 документа, но фактически их в этом конверте не оказалось. 1. Знаю, что это надо оформить актом, но как его составить? Кому подписывать? Что с ним потом делать? 2. Была еще такая ситуация: пришло письмо без приложений в конверте, но при вскрытии другого конверта эти приложения там обнаружили. Видимо, отправитель сам заметил ошибку и дослал приложения через пару дней (судя по штемпелям на конвертах). А мы оба эти письма вскрыли в один день. Тогда акт о недостаче вложений оформлять надо?

Про подпись на документе, которую можно заменить актом

Компания подготовила документ, а работник отказался расписаться об ознакомлении с ним? Подскажем, как быть в этой ситуации: как можно обойтись без подписи работника на бумажном документе, оформив акт с подписями свидетелей либо засвидетельствовав это на первоначальном документе. Что важно зафиксировать, когда и кому? Как подтверждать факт ознакомления сотрудника с электронным документом, направленным по электронной почте или в СЭД. Объясним юридические тонкости и покажем образцы оформления документов.

Отстранение от работы невакцинированного сотрудника: основание и образцы документов

После Москвы все больше регионов вводит обязательную вакцинацию от коронавируса для работников определенных сфер деятельности. Рассказываем, кого работодателю придется отстранить от работы и под угрозой каких штрафов. Какие документы оформить, чтобы проверяющие «были довольны» и отстраненные сотрудники не смогли оспорить законность недопуска к работе и неначисления зарплаты за это время (показали образцы приказов, уведомления сотрудников, служебной записки, табеля учета рабочего времени и личной карточки).

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.