Top.Mail.Ru

Для каких организаций обязательны новые архивные правила? И у кого есть документы Архивного фонда РФ?

21 сентября 2015 г. вступили в силу новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», которые были утверждены приказом Министерства культуры РФ 31.03.2015 № 526 и зарегистрированы в Минюсте России 07.09.2015, № 38830 (далее – Правила). Практика применения новых архивных Правил все чаще стала спотыкаться о принципиальный вопрос – для кого они обязательны? Причем порой на него можно услышать разные ответы. Поэтому мы решили разобраться в нем ­досконально, ­обратившись к опытнейшему специалисту. Но чтобы ответить на основной вопрос, пришлось попутно разбираться и с другими: что считать документами Архивного фонда РФ, какие документы «обычной» организации ими являются? когда «просто» документ становится архивным?

С одной стороны, в самом наименовании нормативного документа (оно дублируется в п. 1.1 Правил) и в его п. 1.3 прямо указаны органы государственной власти и органы местного самоуправления – с ними вопросов не возникает, они обязаны выполнять все предписания новых Правил. Но если внимательно читать наименование документа, то становится ясно, что он предназначен еще и для организаций, имеющих документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы; согласно п. 1.4 они вправе создавать архивы – кто они и что они обязаны делать? И вот тут-то начинаются разночтения и «разнопонимания»!

Для кого новые архивные Правила обязательны?

Возможно, с одной стороны, в процессе подготовки Правил вопрос об их адресности обсуждался и озвучивалось, что они будут только для организаций – источников комплектования государственных (муниципальных) архивов. С другой стороны, наблюдается тенденция неприятия архивных нормативных правовых документов, в том числе правил, в ряде структур, при этом не только негосударственных. В таких структурах, и в первую очередь негосударственных, сами-то архивисты, непосредственные исполнители как раз понимают целесообразность работы по общепринятым, единым правилам.

Фрагмент документа

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Министерства культуры РФ 31.03.2015 № 526 и зарегистрированы в Минюсте России 07.09.2015 № 38830)

1.1. Настоящие Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (далее – настоящие Правила) разработаны в соответствии с...

1.2. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

1.3. Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

1.4. Организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности*(1)


*(1)

Часть 2 статьи 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Так для кого же эти Правила обязательны? Ответ прост – для всех! Это правила для органов государственной власти, органов местного ­самоуправления и организаций.

Никаких указаний в преамбуле к тексту документа на организации, для которых Правила обязательны или не обязательны, нет. Как нет и указания, что применение Правил определяется наличием архива в организации.

Однако в Правилах есть дифференциация организаций по отдельным сюжетам.

Правила в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № ­125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 13, ч. 1 и 2) указывают на обязанность государственных органов, органов местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района создавать архивы (п. 1.3 Правил) и на право организаций создавать архивы (п. 1.4 Правил). А далее сказано, что положение об архиве государственного органа, органа местного самоуправления и организации – источника комплектования государственного (муниципального) архива утверждается руководителем организации (п. 1.5 Правил). Так что это указание именно для организаций – источников комплектования.

Аналогично положению об архиве организации в Правилах говорится относительно положения о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) и экспертной комиссии (ЭК). Положение о ЦЭК (ЭК), утвержденное руководителем организации, обязательно должно быть в организациях – источниках комплектования (п. 4.8).

Далее сказано, что учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве организации документов Архивного фонда Российской...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года (часть 2)

Продолжаем комментировать отдельные положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования... архивных документов... в... организациях», утвержденных Росархивом в 2023 г. Разбираемся в сложных и неоднозначных положениях правил – предупреждаем, где применять их надо особенно внимательно. Из второй части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, вы узнаете об изменениях в расчете площади архивохранилища, необходимой для размещения архивных документов; о разрешенных к использованию лампах; об упущениях в назначении периодичности проверок наличия и состояния документов с ограниченным доступом; об изменении состава обязательных и вспомогательных учетных документов архива; почему формы документов имеют статус «рекомендуемый образец» и как это сказывается на их применении; о нелогичности формы описи электронных документов; о «частичном отказе» новых Правил от понятия «контейнер электронных документов»; о гибридных делах.

Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года (часть 1)

Комментируем отдельные положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования... архивных документов...» в организациях, утвержденных Росархивом в 2023 г. Разбираемся в сложных и неоднозначных положениях правил – предупреждаем, где применять их надо особенно внимательно. Из первой части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, вы узнаете: какие организации обязаны создавать архив как структурное подразделение, а какие нет; какими документами должна регулироваться деятельность архива; чем регламентируется работа с научно-техническими документами; когда надо передавать документы из подразделений в архив организации, когда они становятся архивными; кому оформлять и подписывать опись дел структурного подразделения и архивную опись, являющуюся годовым разделом описи дел (почему изменения в этом вопросе могут не понравиться руководителю архива организации и как можно исправить ситуацию).

В какой архив должны попадать документы филиалов и представительств

Куда должен передаваться архивный фонд филиалов и представительств? Показываем теорию и практику. Поводом для этой статьи стали вопрос читателя и новое уточнение в Правилах архивов организаций 2023 года (объясняем, как оно коррелируется с положениями иных нормативных документов).

Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 3)

Читайте третью часть подробной статьи в этом номере журнала. Мы на примерах объясняем логику заполнения следующих учетных документов архива организации: список фондов (нужен, если их несколько), лист фонда, реестр описей дел. Вы поймете, как в них отражать различные ситуации: наличие нескольких архивных фондов, смену наименования организации, поступление документов по новым видам сводных описей, а также поступление новых партий документов по следующим годовым разделам ранее заведенных описей дел, получение архивом из подразделений неописанных документов и их последующее упорядочивание с составлением описи силами специалистов архива, переработку ранее полученной описи дел, передачу части документов в архивное учреждение (что актуально для источников комплектования). Мы освещаем наиболее сложные вопросы, в т.ч. и такие, прямых ответов на которые вы не найдете в архивных Правилах 2023 года.

Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года

Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.

Если вы пришли в архив…

Статья посвящена социально правовым запросам организаций и частных лиц, чаще всего направляемым в госархивы. Как вычислить нужный архив и сколько ждать ответа? Какие услуги окажут бесплатно, а за что придется заплатить? Как составить запрос? Архивные справки, выписки и копии могут выдавать не только госархивы, но и коммерческие организации, поэтому правила их оформления вам тоже могут пригодиться. Кроме того, разъясняется ситуация с документами, переданными на ответственное хранение сторонней организации.

Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации

За какие годы пора передавать документы из подразделений в архив организации? Какие группы бумажных и электронных документов в какие описи дел подразделений для этого включаются? Что не попадает в эти описи? Как сведения из описей подразделений аккумулируются в годовых разделах сводных описей дел по организации? Какую логику нумерации использовать для разных видов описей и записей внутри них? Какие утвержденные формы нужно применять?

Как получить архивную справку о зарплате?

Куда обращаться? Дан алгоритм поиска нужного архива. В каких документах могут долго сохраняться сведения о заработной плате? Какими нормативными актами регулируются эти отношения? Поводом к написанию статьи стал вопрос читателя.