Top.Mail.Ru

Новое в позиции Росархива по вопросам электронной архивации

3 марта 2016 года состоялось заседание расширенной коллегии Росархива, на котором с докладом «Об итогах работы Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений за 2015 г. и задачах на 2016 г.» выступил руководитель Федерального архивного агентства А.Н. Артизов.

Если 2 года тому назад (в марте 2014 г.) А.Н. Артизов утверждал, что для документов длительного срока хранения могут создаваться электронные копии, но сами такие документы должны создаваться только на бумажном носителе; а год назад (на заседании Совета архивов в октябре 2015 года) прозвучали слова о том, что архивисты должны отвечать только за те электронные документы, «которые должны храниться вечно»; то теперь позиция Росархива существенно изменилась: его глава значительную часть своего доклада посвятил вопросам организации хранения электронных документов, которые он назвал «продуктом информационного общества», признав также, что электронные документы – это будущее архивов и «от них не спрятаться».

Некоторые положения данного доклада А.Н. Артизова были довольно-таки смелыми:

«Основной дилеммой здесь является то, что электронные документы зависимы от технического и программного обеспечения, которые быстро меняются, поэтому возможности сохранить их в неизменном виде на протяжении ­длительного времени весьма ограничены.

При этом надо учитывать следующие факторы, связанные с электронным документом:

  • его структура сложна и сильно зависит от технологии;
  • его легко создать, изменить, размножить, объединить и распространить;
  • количество электронных документов стремительно возрастает.

Как вы понимаете, вести речь о долговременной сохранности электронных документов имеет смысл только в том случае, если обеспечивается их целостность и аутентичность, что технически непросто реализовать из-за разных причин (выход из строя цифровых носителей, проблемы записи / перезаписи, устаревание устройств и технологий считывания информации и пр.), в том числе из-за неизбежных преобразований.

Международные исследовательские группы разработали и продолжают разрабатывать требования и процедуры, необходимые для обеспечения целостности и аутентичности электронного документа, но фундаментального решения по-прежнему нет.

В последние годы архивы апробировали несколько стратегий обеспечения сохранности. Например, такое как “технологическая сохранность”, которая предполагает, что архив принимает на хранение не только сами документы, но и ­техническое и программное обеспечение, которым они управляются.

Но этот подход имеет свои ограничения, так как поддержка и управление обеспечением, которое постоянно меняется, создает сложные проблемы в будущем. Тем не менее, как представляется, в ряде случаев он может применяться. Во всяком случае, в новых правилах работы архивов государственных органов, ­органов местного самоуправления и организаций заложен такой подход...

На повестку дня стучится еще одна проблема, которая плохо изучена отечественным архивоведением: архивирование и прием на постоянное хранение сведений из созданных в разных федеральных органах исполнительной власти реестров. Недавно был в Татарстане: коллеги в связи с ведением похозяйственных книг в электронном виде справедливо ставят этот вопрос».

Кроме того, А.Н. Артизов проинформировал о планируемом проведении в мае 2016 года совещания под председательством Д.А. Медведева по вопросам архивного хранения электронных документов. По результатам совещания будут намечены дополнительные меры, которые позволят «активно продвигаться в данном направлении».

Похоже, что сейчас «электронное» архивное дело находится там же, где в январе 2009 года было использование электронных документов – накануне стремительного поворота от «не было, нет и не надо» к «а как же в 21-м веке может быть иначе?»

Оценить новость
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Каково наказание за отсутствие заявлений на отпуск и графика отпусков?

Очередные отпуска предоставляются работникам на основании приказов, оформляемых не позднее 14 календарных дней до даты предоставления отпуска. В приказе работник расписывается в графе «с приказом ознакомлен», проставляет дату ознакомления (дату приказа). Заявления о предоставлении отпусков работники у нас не пишут. Каковы правовые последствия отсутствия заявлений на отпуск и графика отпусков?

Склонение фамилий, которые оканчиваются на согласный

Просим разъяснить, склоняется ли фамилия РачЁк? Носитель утверждает, что не склоняется. Чем можно аргументировать?

Кто и как отвечает в организации за работу с персональными данными

Показываем, как оформить приказ о назначении ответственного за организацию работы с персональными данными, как можно прописать его обязанности в должностной инструкции. Как оформить перечень работников, допущенных к работе с персональными данными (приказ и формулировки для должностных инструкций). Какое наказание могут понести эти категории лиц в случае нарушений: штрафы для работников доходят до 800 000 руб., а для организаций – до 18 000 000 руб.(систематизировали варианты нарушений и административную ответственность за них в виде таблиц). Как их планируют еще ужесточить! В Уголовном кодексе дело дойдет до лишения свободы. Объясняем, кто подпадает под дисциплинарную, административную и уголовную ответственность.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 обязателен? Что про оформление приказа надо конкретизировать в ЛНА?

Являются ли положения ГОСТ Р 7.0.97-2016 обязательными? Если нет, то можно ли заложить иные правила оформления организационно-распорядительных документов в локальном нормативном акте организации? Как документировать добровольное присоединение организации к стандарту? Что в этом случае необходимо детализировать в Инструкции по делопроизводству организации об оформлении документов? Объясняем на примере приказов и распоряжений. Вопросы читателя стали поводом для подробного разбора этой интересной темы.

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?