Заместитель руководителя Росархива А.В. Юрасов изложил позицию Росархива в отношении перечней документов, используемых при проведении экспертизы ценности и отборе документов на хранение. Речь шла о перечнях типовых архивных документов с указанием сроков хранения, а также о ведомственных (отраслевых) перечнях.
А.В. Юрасов отметил, что опыт внедрения в практику работы «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) показал, что он нуждается в серьезной переработке. В Росархив поступают обращения как от органов государственной власти и местного самоуправления, так и от государственных и негосударственных организаций, в которых предлагается:
- перевести ряд видов документов с постоянного срока хранения на временный (пока Перечень УД содержит 342 статьи, в которых архивным документам установлен срок хранения «постоянно», что составляет 34% от общего количества);
- уточнить критерии отбора документов с отметкой ЭПК, а в отдельных случаях - снять ее (в Перечне УД порядка 250 статей с отметкой «ЭПК» - это 25% от общего количества его статей);
- дополнить перечень новыми документами, срок хранения которым ранее не был установлен.
Еще в 2015 году Росархив провел анкетирование и предложения по внесению изменений в действующий Перечень УД поступили от 60 архивных органов субъектов РФ, от всех комплектующихся федеральных государственных архивов, а также от 34 федеральных органов госвласти и ВНИИДАД. Предложения затронули почти половину статей Перечня УД.
Росархив провел анализ поступивших предложений только по первому разделу Перечня УД, включающему примерно треть статей. Его итоги показали, что они были «направлены на его "косметический ремонт" и связаны в основном со снятием отметки "ЭПК", уточнением примечаний, объединением ряда статей. Лишь в отдельных случаях предложения касались оптимизации состава документов постоянного срока хранения, уточнения заголовков статей».
По мнению Росархива, в Перечне УД еще нужно:
- оптимизировать состав документов, отбираемых на постоянное хранение (т.к. объем документообразования ежегодно растет);
- сократить сроки временного хранения документов (там, где это необходимо);
- выправить формулировки ряда статей, которые не соответствуют современному законодательству. Кроме того, отдельные виды документов уже не создаются, а некоторые новые виды, наоборот, пока не включены в Перечень УД;
- уточнить наименования подразделов, провести пересистематизацию документов внутри них, исключить виды документов, которые не относятся к типовым, уточнить сроки хранения документов.
А.В. Юрасов сообщил также о судьбе еще двух перечней федерального уровня.
Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182) применяется уже 10 лет. За это время произошли существенные перемены в российском законодательстве: внесены изменения в Градостроительный, Земельный, Лесной кодексы, иные нормативные правовые акты РФ, повлекшие за собой перемены в составе, оформлении, обращении научно-технической документации. Но приступить к его переработке целесообразно после утверждения нового варианта Перечня УД.
Перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения - в настоящее время завершается анализ замечаний и предложений, поступивших по проекту перечня от банковского сообщества, которое выступает за сокращение сроков хранения целого ряда документов. Банк России и Росархив надеются на завершение этой работы до конца текущего года.
Одновременно в докладе было отмечено, что «серьезной проблемой является отсутствие современных ведомственных (отраслевых) перечней документов, с указанием сроков хранения, в 56 федеральных органах государственной власти. Перечни, которые были разработаны еще в период существования СССР, безнадежно устарели и, естественно, не соответствуют действующему законодательству, не учитывают блок современной документации. Перечни отсутствуют в таких отраслевых системах, как здравоохранение, образование, культура, транспорт, сельское хозяйство и др.».
Росрахив (в лице заместителя его руководителя) дал объективный и, прямо скажем, неутешительный анализ ситуации с перечнями. Сложно будет улучшить ее, применяя устаревшие методы разработки перечней, привлекая к этой работе только узкий круг почтенных ветеранов отрасли. Самое время подумать о кардинальном изменении принципов формирования перечней и о переводе всей работы над ними в электронную среду (в мире такой опыт есть).
