Если разные нормативные акты устанавливают разный срок хранения одному документу, то сколько его хранить: мнение Роскомнадзора о сведениях о соискателях, не принятых на работу

Согласно ст. 438 Перечня 2019 г.¹ документы (заявления, анкеты, справки, копии документов, удостоверяющих личность, копии документов о трудовой деятельности, квалификации, образовании) лиц, не принятых на работу, подлежат хранению в течение 1 года. Вместе с тем Роскомнадзор еще в 2012 г. разъяснил, что такие сведения уничтожить нужно в течение 30 дней. Единственное исключение – случаи, предусмотренные законодательством о государственной гражданской службе, где срок хранения персональных данных соискателя равен 3 годам².

Получается конфликт двух документов. В связи с этим совсем недавно в Роскомнадзор поступил вопрос: каким документом следует руководствоваться при определении сроков хранения документов лиц, не принятых на работу, чтобы избежать ответственности за нарушение законодательства об архивном деле и в области персональных данных.

Интересно, что прямого ответа на этот вопрос специалисты Роскомнадзора не дали (письмо от 02.03.2020 № 13677-02-11/77):

• при подготовке Разъяснений ведомство опиралось на ч. 4 ст. 21 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»³: в случае достижения цели обработки персональных данных оператор обязан их уничтожить или обеспечить их уничтожение в срок, не превышающий 30 дней с даты достижения цели их обработки. Чиновники также напомнили, что согласно ч. 2 ст. 1 Закона о персданных его положения не распространяются на отношения, возникающие при организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные архивных документов;
• если же говорить об архивном документе, то им признается материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителей и информации для граждан, общества и государства⁴. Роскомнадзор уточнил, что архивному документу присваиваются реквизиты, позволяющие идентифицировать информацию, зафиксированную на материальном носителе в соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013⁵. Видимо, по мнению Роскомнадзора, не все сведения о соискателях, содержащиеся в заявлениях, анкетах, справках, копиях документов, удостоверяющих личность, копиях документов о трудовой деятельности, квалификации, образовании не принятого на работу кандидата, соответствуют этим критериям;
• причем ответа, каким документом, устанавливающим сроки хранения, все-таки следует пользоваться организациям, в письме так и не дано.

По общему юридическому правилу, если по одному и тому же документу в разных нормативных актах установлены различные сроки хранения, то приоритет имеет тот, что большей юридической силы. Если они равнозначны, то – специальный нормативный акт. Вместе с тем специалисты рекомендуют ориентироваться на тот документ, где указан более продолжительный срок хранения. В нашей же ситуации это не выход, поскольку сведения о непринятом кандидате содержат персональные данные, а законодательство довольно строго с правилами их хранения и обработки. Возможно, сделать выбор помогут нормы, устанавливающие ответственность за нарушение законодательства об архивном деле и в области персональных данных. Напомним их:

• по ст. 13.20 КоАП РФ за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов грозит предупреждение или штраф на граждан в размере от 100 до 300 рублей; на должностных лиц – от 300 до 500 руб.;
• ст. 13.25 КоАП РФ, по которой организацию могли бы оштрафовать на сотни тысяч рублей, на документы со сведениями о соискателях не распространяется (тут можно «расслабиться»);
• а вот по ст. 13.11 КоАП РФ за обработку персданных в случаях, не предусмотренных законодательством в области персональных данных, может грозить предупреждение или штраф на должностных лиц – от 5000 до 10 000 руб.; на юрлиц – от 30 000 до 50 000 руб.

Наталья Храмцовская,
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией
компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов