Когда ведомства должны разработать свои перечни документов со сроками хранения

Росархив письмом от 08.04.2020 № 7/1000-Ю дал рекомендации федеральным органам исполнительной власти (далее – ФОИВ) о том, как нужно организовать выполнение поручения Правительства РФ от 26.03.2020 № ДЧ-П-44-2409. Оно касается разработки (переработки) перечней документов, образующихся в процессе деятельности ФОИВ и их подведомственных организаций, с указанием сроков хранения, т.е. ведомственных перечней. Что же рекомендует Росархив:

• ФОИВ, имеющим утвержденные современные перечни документов, необходимо провести их сравнительный анализ, сопоставив с новым Перечнем типовых управленческих архивных документов 2019 г.¹ Ведомствам необходимо подготовить и представить на рассмотрение Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве:
• изменения, вносимые в действующие перечни документов, – не позднее IV квартала 2020 года либо
• новые редакции действующих перечней документов – не позднее II квартала 2021 года;
• а ФОИВ, не имеющим современных перечней документов, при организации работы по их подготовке следует руководствоваться «Методическими рекомендациями по подготовке перечней документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения», согласованными ЦЭПК при Росархиве 17.05.2011, которые размещены на официальном сайте Росархива (http://archives.ru/) в разделе «Документы», подраздел «Методические пособия, рекомендации, перечни».

Подготовка перечней должна осуществляться в 2 этапа:

• на 1 этапе разрабатывается схема построения (структура и звенность) ведомственного перечня документов, подлежащая согласованию с ЦЭПК при Росархиве;
• на 2 этапе ведомственный перечень уже целиком согласовывается с ЦЭПК при Росархиве.

Росархив хочет, чтобы ведомства завершили разработку своих новых перечней в следующие сроки:

• 1 этап – до конца IV квартала 2020 года,
• 2 этап – не позднее I квартала 2022 года.

С одной стороны, ФОИВ должны привести свои ведомственные перечни в соответствие новому общероссийскому Перечню. А с другой стороны, создается впечатление, что ту работу, которую не доделали при разработке общероссийского Перечня, пытаются теперь возложить на ФОИВ, чтобы с «упущенными» документами доразобрались они, зная специфику «своих» документов. Ведь количество статей в новом общероссийском Перечне существенно сократилось по сравнению с предыдущим аналогичным Перечнем 2010 г.

Наталья Храмцовская,
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией
компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов