3 сентября 2020 года в Казани прошел Совет по архивному делу при Росархиве, на котором выступил заместитель руководителя Росархива Олег Владимирович Наумов на тему «Цифровая трансформация Росархива». Он рассказал о том, как идет разработка нормативно-методического обеспечения для «работы с электронными документами на всех этапах их жизненного цикла от создания до сдачи и хранения в соответствующий архив».
Росархивом разработаны Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, предназначенные для использования:
Однако уже дважды приказ Росархива об их утверждении вносился в Минюст России, но возвращался с техническими замечаниями. Ведомство надеется, что в ближайшее время приказ все-таки будет зарегистрирован Минюстом.
НИИ «Восход» при участии Росархива разрабатывает ГИС «Платформа “Центр хранения электронных документов”» для обеспечения централизованного приема, хранения и доступа к электронным документам государственных органов, законченных делопроизводством, с сохранением их юридической значимости. ГИС будет сопрягаться с платформой «Юридически значимого электронного документооборота», которая должна быть создана в интересах органов госвласти. Ее использование планируется реализовать в филиале Государственного архива Российской Федерации в Обнинске.
Росархив планирует также приступить к созданию Реестра видов документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организациях, который позволит перейти «к автоматическому контролю за сроками хранения электронных документов в системах электронного документооборота». Планируется, что данный Реестр не просто будет выпущен единожды, а будет вестись Росархивом непрерывно!
Активизировалась работа по разработке проекта Перечня видов управленческих документов, относящихся к составу Архивного фонда Российской Федерации, хранение которых осуществляется на бумажном носителе. В июне 2020 года он был направлен в 86 органов госвласти, включая Администрацию Президента РФ, а также в государственные внебюджетные фонды, государственные корпорации с просьбой рассмотреть и дать предложения по его совершенствованию с учетом специфики их деятельности. На начало сентября ответы поступили от 71 адресанта, в половине из них содержатся конкретные предложения и замечания. До конца года после анализа и обобщения поступивших заключений проект будет доработан, после чего направлен для рецензирования в архивные органы субъектов РФ.
Наталья Храмцовская,
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией
компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
В организации основания к приказам по личному составу группируются вместе с приказами. Необходимо ли при подшивке и описании дел разделять это дело?
Какие протоколы нумеровать в пределах календарного года, а какие – в пределах срока полномочий комиссии. По какой логике нумеруются протоколы постоянных и временных комиссий (и почему ей не всегда следуют). Когда протокол регистрируется. Обязательны ли для него дата и номер. В каких регламентирующих документах и как сформулировать правила нумерации протоколов. Если нумерация ведется в пределах срока полномочий комиссии, то начинается ли она заново при изменении ее персонального состава, председателя, срока полномочий. Как срок полномочий формулируется в приказе о создании временной комиссии.
Интервью с Павлом Кюнгом, директором Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Какие новые нормативные и методические документы сейчас разрабатываются, когда ждать их вступления в силу. В частности, узнаете о новом типовом Перечне документов со сроками хранения, о Методических рекомендациях к новому ГОСТ Р 7.0.97-2025 об оформлении организационно-распорядительных документов, о Методических рекомендациях к Правилам работы архивов организаций (2023 года) и др. документах
За счет чего можно выстроить прозрачную автоматизированную систему контроля за исполнением поручений / документов: подходы в работе, логика действий, примеры (фиксация спуска задач вниз по нескольким этажам иерархии управления и их разветвление на подзадачи, отчеты об их исполнении, корректировка срока исполнения, уточнение задач и др.). Какие данные стоит фиксировать в отдельных полях, чтобы иметь возможность фильтровать и искать по ним информацию, формировать потом отчеты. Как рассчитывается коэффициент исполнительской дисциплины. Как можно оформить итоговый отчет за год.
В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?
Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 описывает правила оформления даты документа предельно лаконично. Поэтому нам есть что добавить! Ставить 0 в начале даты? Можно использовать кавычки? «Длящаяся» дата протокола. Дата совместного документа. Специфика госорганов. Дата подписания электронного документа. Дата доверенности. Дата на обложке дела и на титульном листе ЛНА. В каких реквизитах и как лучше оформлять дату. Подробно остановились на оформлении дат в тексте документа в различных ситуациях. Статья содержит 25 примеров.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
издательства ООО "Бизнес-Арсенал"
можно в любом отделении почты:
