В России будут созданы нотариальные архивы

Федеральный закон от 14.07.2022 №339-ФЗ внес изменения среди прочего:

  • в Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», выделив в отдельную категорию нотариальные архивы;
  • Основы законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 № 4462-I, установив порядок формирования нотариальных архивов, их использования и организации хранения.

В пояснительной записке к законопроекту отмечалось, что «порядок хранения и использования нотариальных документов законодательно не урегулирован, фактически нотариальные документы хранятся у самих нотариусов, их удостоверивших, документы нотариусов, прекративших полномочия, и ранее действовавших государственных нотариальных контор передаются на хранение различным действующим нотариусам, нахождение архивных документов в органах местного самоуправления зависит от конкретной практики, складывающейся в каждом регионе». Поэтому и решили навести порядок в хранении и использовании документов, образовавшихся при совершении нотариальных действий:

  • нотариусами;
  • уполномоченными должностными лицами местного самоуправления;
  • должностными лицами консульских учреждений Российской Федерации.

Новшества вступят в силу 11.01.2023 (за исключением отдельных положений, которые действуют с 14.07.2022).

Нотариальные палаты субъектов РФ обязаны будут создавать нотариальные архивы для хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов. При этом постоянное хранение таких документов еще могут осуществлять: Министерство иностранных дел РФ1; государственные и муниципальные архивы, которые их уже содержат; местные администрации, главы и / или уполномоченные должностные лица которых совершают нотариальные действия.

Законом закреплена ответственность создающих нотариальные документы лиц и организаций (а это не только нотариусы) за организацию их хранения. В будущем нотариальные документы в государственные и муниципальные архивы уже передаваться не будут.

Появилась новая статья:

Фрагмент документа

Основы законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 № 4462-I

Статья 39.1. Нотариальные документы, нотариальный архив

Нотариальные документы – созданные на бумажном носителе или в электронной форме документы, удостоверенные, засвидетельствованные, совершенные, выданные нотариусом или иным лицом, уполномоченным на совершение нотариальных действий в соответствии с настоящими Основами, и подлежащие хранению в силу их юридической значимости для граждан, общества и государства.

Местом хранения нотариальных документов на бумажном носителе, переданных на постоянное или временное хранение в нотариальную палату, является нотариальный архив.

Местом хранения нотариальных документов, созданных в электронной форме, а также электронных образов нотариальных документов, созданных на бумажном носителе, является единая информационная система нотариата.

Содержание нотариального архива осуществляется за счет членов нотариальной палаты. Размер бюджета устанавливается их общим собранием, но он не может быть менее 1% от суммы внесенных в нотариальную палату членских взносов (ст. 27).

Однако в процессе нотариальной деятельности образуются не только нотариальные документы, но и документы по личному составу, финансово-хозяйственные, организационно-распорядительные и т.п. Такие документы не считаются нотариальными, поэтому, судя по формулировкам закона, в нотариальный архив они передаваться не будут, с ними работа продолжится по обычной схеме, в т.ч. на основе:

  • Правил нотариального делопроизводства (утв. приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78);
  • Примерной номенклатуры дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой (утв. приказом Минюста России от 19.12.2013 № 229).

До конца этого года должны появиться подзаконные нормативные правовые акты, регулирующие работу с архивными нотариальными документами. Тогда ситуацию можно будет оценить более конкретно. Будут ли нотариальные архивы принимать на хранение иные комплексы документов и на каких условиях, – это мы узнаем, когда новые архивы начнут реально работать.

Статью об обязанностях нотариуса2 дополнили новыми положениями, приведем ее фрагмент:

Фрагмент документа

Основы законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 № 4462-I

Статья 16. Обязанности нотариуса

...Нотариус обязан обеспечивать сохранность нотариальных документов на бумажном носителе в соответствии со сроками их хранения, установленными Типовой номенклатурой дел нотариуса, либо до передачи их в нотариальный архив нотариальной палаты, членом которой он является.

Передача нотариальных документов на бумажном носителе в нотариальный архив осуществляется нотариусом по истечении десяти лет начиная с 1 января года, следующего за годом, в котором производство по ним было окончено, в порядке, установленном правилами нотариального делопроизводства.

До передачи нотариальных документов в нотариальный архив в соответствии с настоящей статьей нотариус обязан сделать копии всех имеющихся в деле нотариальных документов на бумажном носителе в виде их электронных образов и передать их на хранение в единую информационную систему нотариата...

Единая информационная система нотариата теперь будет включать (ст. 34.2):

  • нотариальные документы в электронной форме;
  • электронные образы нотариальных документов, созданных на бумажном носителе.

Все это нотариус перед передачей должен подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью (ст. 11). Кстати, какие удостоверяющие центры их могут выдавать, теперь тоже уточнили.

Передача нотариальных документов в систему нотариата будет производиться в порядке и сроки, установленные правилами нотариального делопроизводства (ст. 34.3). Над обновлением нормативной базы еще предстоит потрудиться федеральному органу юстиции совместно с Федеральной нотариальной палатой (как видите, Росархива здесь нет), чтобы утвердить:

  • порядок хранения нотариальных документов в электронной форме, электронных образов нотариальных документов, созданных на бумажном носителе, содержащихся в Единой системе нотариата;
  • технические требования к форматам таких документов;
  • порядок использования усиленной квалифицированной электронной подписи при их хранении;
  • порядок доступа к таким документам.

Наталья Храмцовская,
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией
компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов

Сноски 2

  1. В консульских учреждениях РФ документы хранятся временно до истечения срока хранения или передачи в МИД России. Вернуться назад
  2. Документы нотариуса, прекратившего свою деятельность, теперь будут передаваться в нотариальный архив его нотариальной палаты, чтобы ничего не терялось (исключение составляют наследственные и депозитные дела, производство по которым не окончено, они будут передаваться нотариусу, определенному приказом территориального органа юстиции по согласованию с нотариальной палатой). Вернуться назад
Оценить новость
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Срок хранения приказов по воинскому учету

В организации ведется воинский учет и бронирование граждан, находящихся в запасе. При изменении персональных данных забронированного работника необходимо внести изменения в список забронированных работников, пребывающих в запасе Вооруженных Сил РФ. Изменения необходимо внести приказом. К какому типу приказов его отнести? Какой срок хранения у журнала учета приказов по воинскому учету и бронированию граждан, находящихся в запасе?

День регистрации документа включается в срок его исполнения?

В бюджетном учреждении возник вопрос, касающийся исчисления сроков исполнения документов. Подскажите, пожалуйста, включается ли день регистрации документа в срок его исполнения? Зависит ли это от времени регистрации документа? В каких нормативных, методических документах это указано?

Тонкости составления писем в госструктуры и вышестоящие инстанции

Обозначим некоторые особенности подготовки служебных писем в государственные структуры. Многие моменты применимы к переписке с любыми вышестоящими инстанциями. Как подчеркнуть соблюдение субординации и уважения к адресату. Какие распространенные ошибки делают в тексте и на какие фразы их лучше заменять. На что обратить внимание при оформлении адресата, заголовка к тексту, отметок о приложении и исполнителе. Оптимальный объем письма, что лучше перенести из его текста в приложения или в другое письмо. Как ускорить рассмотрение письма, просто соблюдая правильность оформления реквизитов. Сначала объясняем полезные правила. Потом даем советы на примере 4 писем: об исполнении поручения, о направлении отчета о проделанной работе, о направлении комплекта документов по исполнению договора (когда обратно требуется получить подписанный экземпляр акта и перечисление денежных средств), о переносе срока исполнения.

Расширение зоны запретов на использование иностранных мессенджеров

Объясняем, какие мессенджеры каким организациям и для чего запретили использовать. С 1 июня 2025 года широкому кругу организаций в принципе запретили общение с гражданами России (в т.ч. с собственными клиентами) через иностранные мессенджеры. Ранее 1 марта 2023 года были введены более фрагментарные запреты, которые тоже продолжают действовать.А штраф для непослушных организаций может доходить до 700 000 рублей. Рассказываем и о конкретном судебном деле, возникшем из-за того, что сотрудник банка послал клиенту информацию о взыскании просроченной задолженности, а банк потом за это оштрафовали на 200 000 рублей.

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.