Top.Mail.Ru

Архив входит в общий отдел. Как составить Положение о нем?

Вопрос
По структуре нашей организации (АО) архив входит в состав общего отдела. Необходимо ли издание отдельного Положения об архиве, если функции прописаны в Положении об общем отделе?
Отвечает

Сейчас государственные органы и органы местного самоуправления обязаны создавать архивы (как отдельные подразделения с соответствующим Положением об архиве), а все остальные организации вправе создать архив. C 11.01.2023 обязанность создания нотариальных архивов появится еще у нотариальных палат субъектов РФ (в ст. 13 появится об этом ч. 3).

Фрагмент документа

Статья 13 «Создание архивов» Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

1. Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, муниципального округа, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

2. Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

Описанная в вопросе структура службы делопроизводства встречается довольно часто, когда в акционерном обществе функции ведения делопроизводства, контроля исполнения и архивного хранения документов рассматриваются как единая комплексная функция документационного обеспечения управления. Данный подход не противоречит действующему законодательству. В соответствии с Законом об архивном деле организации любой организационно-правовой формы:

  • «обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов...»1,
  • а создавать архивы не обязаны, но имеют право2.

Таким образом, архив организации может не создаваться как самостоятельное структурное подразделение, и Положение об архиве как отдельный локальный нормативный акт (ЛНА) организации может отсутствовать.

Правовой статус архива в составе службы делопроизводства (управления делами, общего отдела и т.п.) вполне может быть закреплен в положении о ней, как и вся структура службы и функции других ее подразделений (группы регистрации, контроля, экспедиционной обработки документов и т.п.).

Заметьте, что положения о структурных подразделениях и должностные инструкции работников (как и иные ЛНА) обычно пересматриваются и актуализируются 1 раз в 3-5 лет. Даже если ваше акционерное общество не является источником комплектования государственного или муниципального архива, для проверки соответствия функций архива и их актуализации лучше руководствоваться Примерным положением об архиве организации (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 42).

Обратите внимание, что в вашей ситуации в Положении об общем отделе необходимо отразить закрепленную за ним архивную функцию:

  • профиль архива, т.е. состав комплексов документов, который принимает архив. При этом важно:
    • отразить формирование и хранение фонда пользования, который образуется в основном за счет электронных копий изданных в бумажной форме документов, передаваемых в архив из СЭД и других информационных систем;
    • закрепить хранение учетно-справочного аппарата к документам архива (номенклатура дел, описи дел и т.п.);
    • не забыть о документах организаций-предшественников;
    • закрепить решение вопроса о приеме на хранение (депозитарное, а не архивное) документов временных до 10 лет сроков хранения при наличии свободных площадей в хранилище;
  • классические функции архива, в т.ч.:
    • создание фонда пользования и организация его использования (в акционерных обществах одной из главных становится задача использования архивных документов – ответы на запросы акционеров и т.п.);
    • фонд пользования в настоящее время может формироваться автоматически за счет электронных копий документов и журналов из СЭД, следовательно, функцией архива является также участие в проектах разработки и актуализации информационных систем организации, а в будущем – создание специальной архивной информационной системы;
    • сотрудники архива участвуют в разработке нормативных документов организации по вопросам архивного дела и делопроизводства и оказывают методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел, а структурным подразделениям – в подготовке дел к передаче на архивное хранение. На практике задача разработки и актуализации номенклатуры дел, к сожалению, очень часто закрепляется за архивом, поэтому рекомендуем согласовать с начальником общего отдела распределение зон ответственности между архивом и другими группами / сотрудниками отдела, а также порядок реализации этой функции методического руководства и помощи;
  • права архива, в числе которых особо отметим право представлять руководству организации предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, реализацию которых необходимо также согласовать с начальником общего отдела.
    Если в штатное расписание общего отдела введена должность заведующего архивом, то пересмотрите и его должностную инструкцию, обратив внимание на возможность делегирования заведующему права подписания архивных копий, выписок и справок в электронном виде электронной подписью определенного вида.

И, наконец, в акционерных обществах все вопросы управления документами часто регламентируются на более высоком уровне – политиками, регламентами и т.п. корпоративными ЛНА, которые, как правило, рассматривает и утверждает совет директоров. Так как в решении вопросов обеспечения сохранности документов участвуют многие сотрудники организации, то дополнительно могут быть разработаны Положение об архивном хранении документов или Регламент взаимодействия структурных подразделений в процессе подготовки документов к архивному хранению и другие ЛНА с закреплением ответственности и показателей оценки (KPI).

Сноски 2

  1. Часть 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Вернуться назад
  2. Там же, ч. 2 ст. 13. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года

Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.

Отметки о почерковедческой экспертизе на архивных документах

По запросу суда для почерковедческой экспертизы было выдано во временное использование личное дело бывшего работника. При возврате дела в архив на ряде документов были обнаружены штампы компании, проводившей экспертизу. Какими документами регламентируется недопущение внесения изменений в подлинник архивного документа?

Новая Концепция ФНС России о централизованном архивном хранении документов

Федеральная налоговая служба РФ является одним из первопроходцев в работе с большими объемами документов и информации, в т.ч. электронными. Принятая этим ведомством Концепция архивного хранения документов интересна с 3 точек зрения: на какие ближайшие изменения нормативной базы и технологического обеспечения нужно ориентироваться, какие объемы документации уже хранятся и как планируют решать проблему заканчивающихся свободных площадей централизованных архивных хранилищ (уже занято более 90%).

Как внести изменения в ЛНА, утвержденный грифом с подписью

На предприятии утвержден документ «Перечень профессий и должностей рабочих и служащих, которым бесплатно выдаются СИЗ» от 08.04.2021 № 834-183-2021 (утвержден не приказом, а просто как самостоятельный документ, с наличием грифа УТВЕРЖДАЮ и подписью директора). Сейчас есть необходимость дополнить данный документ новыми строками. Как это можно сделать? Выпустить Дополнение к «Перечню…» и не присваивать ему номер, будет ли это являться правильным? Или можно выпустить приказ «О дополнении “Перечня…”» от такой-то даты и с №?

Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года

Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.

Новые Правила делопроизводства для госорганов и органов местного самоуправления

Проанализируем содержание новых Правил по делопроизводству, которые вступили в силу 12 февраля 2020 года. Для кого они обязательны? На какие положения Правил стоит обратить особое внимание при актуализации своей Инструкции по делопроизводству? Какие упущения Правил придется восполнять самостоятельно? Обратите внимание на заложенную в Правилах систему распределения ответственности за организацию и ведение делопроизводства между службой делопроизводства, руководителями разного уровня и другими сотрудниками. Для претворения в жизнь недостаточно ее отражения в Инструкции по делопроизводству организации, может потребоваться актуализация кадровых документов.

Передача документов временному управляющему при процедуре наблюдения в рамках банкротства организации

Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.

Ответственность руководителя организации и сотрудников службы ДОУ за бухгалтерские документы

Кто отвечает в организации за сохранность бухгалтерских документов? Вы с удивлением обнаружите, что в первых рядах находится совсем даже не главный бухгалтер, а руководитель организации, о чем он может и не догадываться. Перечислили нормы закона и ответственность, которую может понести руководитель организации и сотрудники службы ДОУ лично в случае проблем с бухгалтерскими документами. Что и как стоит донести до руководителя, чтобы приобрести в его лице надежного союзника.