Top.Mail.Ru

Архив входит в общий отдел. Как составить Положение о нем?

Вопрос
По структуре нашей организации (АО) архив входит в состав общего отдела. Необходимо ли издание отдельного Положения об архиве, если функции прописаны в Положении об общем отделе?
Отвечает

Сейчас государственные органы и органы местного самоуправления обязаны создавать архивы (как отдельные подразделения с соответствующим Положением об архиве), а все остальные организации вправе создать архив. C 11.01.2023 обязанность создания нотариальных архивов появится еще у нотариальных палат субъектов РФ (в ст. 13 появится об этом ч. 3).

Фрагмент документа

Статья 13 «Создание архивов» Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

1. Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, муниципального округа, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

2. Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

Описанная в вопросе структура службы делопроизводства встречается довольно часто, когда в акционерном обществе функции ведения делопроизводства, контроля исполнения и архивного хранения документов рассматриваются как единая комплексная функция документационного обеспечения управления. Данный подход не противоречит действующему законодательству. В соответствии с Законом об архивном деле организации любой организационно-правовой формы:

  • «обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов...»1,
  • а создавать архивы не обязаны, но имеют право2.

Таким образом, архив организации может не создаваться как самостоятельное структурное подразделение, и Положение об архиве как отдельный локальный нормативный акт (ЛНА) организации может отсутствовать.

Правовой статус архива в составе службы делопроизводства (управления делами, общего отдела и т.п.) вполне может быть закреплен в положении о ней, как и вся структура службы и функции других ее подразделений (группы регистрации, контроля, экспедиционной обработки документов и т.п.).

Заметьте, что положения о структурных подразделениях и должностные инструкции работников (как и иные ЛНА) обычно пересматриваются и актуализируются 1 раз в 3-5 лет. Даже если ваше акционерное общество не является источником комплектования государственного или муниципального архива, для проверки соответствия функций архива и их актуализации лучше руководствоваться Примерным положением об архиве организации (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 42).

Обратите внимание, что в вашей ситуации в Положении об общем отделе необходимо отразить закрепленную за ним архивную функцию:

  • профиль архива, т.е. состав комплексов документов, который принимает архив. При этом важно:
    • отразить формирование и хранение фонда пользования, который образуется в основном за счет электронных копий изданных в бумажной форме документов, передаваемых в архив из СЭД и других информационных систем;
    • закрепить хранение учетно-справочного аппарата к документам архива (номенклатура дел, описи дел и т.п.);
    • не забыть о документах организаций-предшественников;
    • закрепить решение вопроса о приеме на хранение (депозитарное, а не архивное) документов временных до 10 лет сроков хранения при наличии свободных площадей в хранилище;
  • классические функции архива, в т.ч.:
    • создание фонда пользования и организация его использования (в акционерных обществах одной из главных становится задача использования архивных документов – ответы на запросы акционеров и т.п.);
    • фонд пользования в настоящее время может формироваться автоматически за счет электронных копий документов и журналов из СЭД, следовательно, функцией архива является также участие в проектах разработки и актуализации информационных систем организации, а в будущем – создание специальной архивной информационной системы;
    • сотрудники архива участвуют в разработке нормативных документов организации по вопросам архивного дела и делопроизводства и оказывают методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел, а структурным подразделениям – в подготовке дел к передаче на архивное хранение. На практике задача разработки и актуализации номенклатуры дел, к сожалению, очень часто закрепляется за архивом, поэтому рекомендуем согласовать с начальником общего отдела распределение зон ответственности между архивом и другими группами / сотрудниками отдела, а также порядок реализации этой функции методического руководства и помощи;
  • права архива, в числе которых особо отметим право представлять руководству организации предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, реализацию которых необходимо также согласовать с начальником общего отдела.
    Если в штатное расписание общего отдела введена должность заведующего архивом, то пересмотрите и его должностную инструкцию, обратив внимание на возможность делегирования заведующему права подписания архивных копий, выписок и справок в электронном виде электронной подписью определенного вида.

И, наконец, в акционерных обществах все вопросы управления документами часто регламентируются на более высоком уровне – политиками, регламентами и т.п. корпоративными ЛНА, которые, как правило, рассматривает и утверждает совет директоров. Так как в решении вопросов обеспечения сохранности документов участвуют многие сотрудники организации, то дополнительно могут быть разработаны Положение об архивном хранении документов или Регламент взаимодействия структурных подразделений в процессе подготовки документов к архивному хранению и другие ЛНА с закреплением ответственности и показателей оценки (KPI).

Сноски 2

  1. Часть 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Вернуться назад
  2. Там же, ч. 2 ст. 13. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Головная компания присылает дочерней ЛНА. Как их внедрить?

Что верно с юридической и делопроизводственной точки зрения для дочерней организации: «Введение в действие, принятие к исполнению» Инструкций и Положений, если они утверждены учредителем дочерней организации (Головной компанией, далее – ГК) и направлены для разработки и введения в действие аналогичного документа в «дочке»? По сути получается, что ЛНА практически без изменений (или совершенно без изменений) переносится на бланк «дочки», формируется приказ о введении в действие и утверждении нового документа. В преамбуле приказа присутствует ссылка на основной документ ГК.

Как организовать оперативное и архивное хранение документов при присоединении государственных учреждений к вышестоящему

Перед реорганизацией в подразделениях присоединяемых учреждений были накоплены документы за несколько лет – что лучше оставить на оперативном хранении в новых подразделениях, а что куда передать (и как это оформить документально). Какие документы копятся в электронном виде. Как осуществляли передачу архивных фондов из присоединяемых учреждений в вышестоящее. Как при этом выявили и оформили утрату некоторых дел. Как разделили управленческую и отраслевую документацию, создав для них разные архивы и экспертные комиссии. Показали примеры актов и приказа, который организует этот сложный процесс.

Как оформить согласование ЛНА

В соответствии с п. 4.7 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44): «Оформление результатов согласования ЛНА и распорядительных документов осуществляется в виде виз, проставляемых заинтересованными лицами на последнем листе проекта документа (на его лицевой или оборотной стороне) или на отдельном листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа». У меня вопрос – что значит «неотъемлемой частью документа»: – лист согласования может быть оформлен на отдельном листе (распечатан из системы электронного документооборота) и храниться вместе с ЛНА? – или лист согласования должен быть включен в состав ЛНА (например, как последний лист ЛНА), т.е. пронумерован, как и все листы ЛНА и приложения к нему?

Как отразить в ЛНА внесение изменений?

Вносим приказом изменения в локальный нормативный документ – в некую Методику. Изменения в приказе обозначили. Как в самой Методике обозначить, что там появились изменения? На титульном листе оформить «ред. от 00.00.0000»?

Передача документов временному управляющему при процедуре наблюдения в рамках банкротства организации

Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.

Ответственность руководителя организации и сотрудников службы ДОУ за бухгалтерские документы

Кто отвечает в организации за сохранность бухгалтерских документов? Вы с удивлением обнаружите, что в первых рядах находится совсем даже не главный бухгалтер, а руководитель организации, о чем он может и не догадываться. Перечислили нормы закона и ответственность, которую может понести руководитель организации и сотрудники службы ДОУ лично в случае проблем с бухгалтерскими документами. Что и как стоит донести до руководителя, чтобы приобрести в его лице надежного союзника.

Новые Правила делопроизводства для госорганов и органов местного самоуправления

Проанализируем содержание новых Правил по делопроизводству, которые вступили в силу 12 февраля 2020 года. Для кого они обязательны? На какие положения Правил стоит обратить особое внимание при актуализации своей Инструкции по делопроизводству? Какие упущения Правил придется восполнять самостоятельно? Обратите внимание на заложенную в Правилах систему распределения ответственности за организацию и ведение делопроизводства между службой делопроизводства, руководителями разного уровня и другими сотрудниками. Для претворения в жизнь недостаточно ее отражения в Инструкции по делопроизводству организации, может потребоваться актуализация кадровых документов.

Новые Правила работы государственных и муниципальных архивов – на что обратить внимание источникам комплектования

1 июня 2020 г. вступили в силу новые Правила работы для государственных и муниципальных архивов. Но это не значит, что всем остальным можно спать спокойно. Мы проанализировали этот нормативный документ в поисках новшеств, которые затронут источники комплектования таких архивов и все организации, которые при ликвидации станут передавать туда свои документы. Изменились критерии отнесения к источникам комплектования. Исчезла возможность внеплановой передачи документов для источников. Форма акта на прием-передачу документов стала рекомендованной. Но главное – ​у архивов теперь есть возможность прийти к вам с проверкой!