Сейчас государственные органы и органы местного самоуправления обязаны создавать архивы (как отдельные подразделения с соответствующим Положением об архиве), а все остальные организации вправе создать архив. C 11.01.2023 обязанность создания нотариальных архивов появится еще у нотариальных палат субъектов РФ (в ст. 13 появится об этом ч. 3).
Фрагмент документа
Статья 13 «Создание архивов» Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
1. Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, муниципального округа, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.
2. Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.
Описанная в вопросе структура службы делопроизводства встречается довольно часто, когда в акционерном обществе функции ведения делопроизводства, контроля исполнения и архивного хранения документов рассматриваются как единая комплексная функция документационного обеспечения управления. Данный подход не противоречит действующему законодательству. В соответствии с Законом об архивном деле организации любой организационно-правовой формы:
-
«обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов...»,
- а создавать архивы не обязаны, но имеют право.
Таким образом, архив организации может не создаваться как самостоятельное структурное подразделение, и Положение об архиве как отдельный локальный нормативный акт (ЛНА) организации может отсутствовать.
Правовой статус архива в составе службы делопроизводства (управления делами, общего отдела и т.п.) вполне может быть закреплен в положении о ней, как и вся структура службы и функции других ее подразделений (группы регистрации, контроля, экспедиционной обработки документов и т.п.).
Заметьте, что положения о структурных подразделениях и должностные инструкции работников (как и иные ЛНА) обычно пересматриваются и актуализируются 1 раз в 3-5 лет. Даже если ваше акционерное общество не является источником комплектования государственного или муниципального архива, для проверки соответствия функций архива и их актуализации лучше руководствоваться Примерным положением об архиве организации (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 42).
Обратите внимание, что в вашей ситуации в Положении об общем отделе необходимо отразить закрепленную за ним архивную функцию:
-
профиль архива, т.е. состав комплексов документов, который принимает архив. При этом важно:
- отразить формирование и хранение фонда пользования, который образуется в основном за счет электронных копий изданных в бумажной форме документов, передаваемых в архив из СЭД и других информационных систем;
- закрепить хранение учетно-справочного аппарата к документам архива (номенклатура дел, описи дел и т.п.);
- не забыть о документах организаций-предшественников;
- закрепить решение вопроса о приеме на хранение (депозитарное, а не архивное) документов временных до 10 лет сроков хранения при наличии свободных площадей в хранилище;
-
классические функции архива, в т.ч.:
- создание фонда пользования и организация его использования (в акционерных обществах одной из главных становится задача использования архивных документов – ответы на запросы акционеров и т.п.);
- фонд пользования в настоящее время может формироваться автоматически за счет электронных копий документов и журналов из СЭД, следовательно, функцией архива является также участие в проектах разработки и актуализации информационных систем организации, а в будущем – создание специальной архивной информационной системы;
- сотрудники архива участвуют в разработке нормативных документов организации по вопросам архивного дела и делопроизводства и оказывают методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел, а структурным подразделениям – в подготовке дел к передаче на архивное хранение. На практике задача разработки и актуализации номенклатуры дел, к сожалению, очень часто закрепляется за архивом, поэтому рекомендуем согласовать с начальником общего отдела распределение зон ответственности между архивом и другими группами / сотрудниками отдела, а также порядок реализации этой функции методического руководства и помощи;
-
права архива, в числе которых особо отметим право представлять руководству организации предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, реализацию которых необходимо также согласовать с начальником общего отдела.
Если в штатное расписание общего отдела введена должность заведующего архивом, то пересмотрите и его должностную инструкцию, обратив внимание на возможность делегирования заведующему права подписания архивных копий, выписок и справок в электронном виде электронной подписью определенного вида.
И, наконец, в акционерных обществах все вопросы управления документами часто регламентируются на более высоком уровне – политиками, регламентами и т.п. корпоративными ЛНА, которые, как правило, рассматривает и утверждает совет директоров. Так как в решении вопросов обеспечения сохранности документов участвуют многие сотрудники организации, то дополнительно могут быть разработаны Положение об архивном хранении документов или Регламент взаимодействия структурных подразделений в процессе подготовки документов к архивному хранению и другие ЛНА с закреплением ответственности и показателей оценки (KPI).
