У нас был цикл статей в январе 2022 г. о кадровом электронном документообороте (КЭДО), когда ТК РФ дал для этого юридическую базу. Тогда же было предусмотрено 2 варианта информационной системы (ИС), где можно реализовать КЭДО:
собственная ИС работодателя;
федеральная государственная цифровая платформа «Работа в России», доступ к которой может быть получен в т.ч. через Единый портал государственных и муниципальных услуг (далее – Единый портал госуслуг).
Обратите внимание, что взаимодействие и ИС работодателя, и цифровой платформы «Работа в России» с Единым порталом госуслуг обещали запустить после 1 сентября 2022 года.
И вот четко с этой даты начинают действовать новые Правила с очень длинным названием, которые Правительство РФ утвердило постановлением от 01.07.2022 № 1192 – Правила взаимодействия информационной системы работодателя, позволяющей обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями Трудового кодекса Российской Федерации, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений, и федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)».
Эти Правила распространяются на тех работодателей, которые приняли решение о переходе на КЭДО со своей ИС, издав соответствующий локальный нормативный акт (им стоит внимательно ознакомиться с ними, а мы в данной новости осветим только самое основное). Эти работодатели должны обеспечить взаимодействие своей ИС и Единого портала госуслуг (п. 2):
- для размещения на Едином портале госуслуг документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, в случае подачи работником заявления о выдаче таких документов с указанием способа предоставления таких документов путем размещения на Едином портале;
- предоставления работнику или лицу, поступающему на работу, возможности направления в форме электронных документов в адрес работодателя заявлений, уведомлений и сообщений, которые предусмотрены трудовым законодательством;
- направления в личный кабинет работника на Едином портале госуслуг документов, подписанных работником простой ЭП в ИС работодателя (при наличии заявления работника о таком размещении).
Отметим, что работник (или лицо, поступающее на работу) должен иметь возможность направить заявления, уведомления и сообщения в ИС работодателя самостоятельно без участия работодателя. Подписание и направление человеком в ИС работодателя подписанных электронных документов должно производиться с использованием функционала, доступного в личном кабинете на Едином портале госуслуг (п. 5).
Таким образом, в результате взаимодействия ИС работодателя и Единого портала госуслуг должно обеспечиваться размещение электронных документов в личном кабинете работника (п. 4).
Возможно использование системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), если ИС работодателя подключена к ней.
Наталья Храмцовская,
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией
компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов
