Минфин дал разъяснения по поводу сроков хранения первичных документов, содержащих стоимость амортизируемого имущества

Департамент налоговой политики Минфина России выпустил письмо от 13.06.2023 № 03-03-06/1/54118 «Об исчислении срока хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества»:

• сославшись на подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ, чиновники напомнили, что налогоплательщики обязаны в течение 5 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов;
• но тут важен момент, с которого надо начинать исчислять этот срок! Для целей налогообложения прибыли организаций в состав расходов включаются в т.ч. суммы начисленной амортизации, которая определяется ежемесячно, исходя из первоначальной стоимости амортизируемого имущества и срока его полезного использования. Поэтому срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете.

Обратите внимание: амортизация может начисляться разными методами. Например, приобрели автомобиль в 2023 году (и все документы на покупку датированы 2023 годом), а амортизировали его 5 лет, и только с 1 января следующего года надо начинать исчислять 5-летний срок их хранения.

Для справки – начисление амортизации прекращается с 1-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имущество:

• списано с учета (при продаже, ликвидации и т.д.);
• полностью самортизировано;
• временно выбыло из состава амортизируемого имущества.

Логика Минфина проста и понятна: срок хранения начинает отсчитываться с того момента, когда первичный учетный документ перестает использоваться для исчисления амортизации. Учитывая, что некоторые основные средства могут использоваться организациями десятилетиями, то и срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества может растянуться на десятилетия, а потом нужно подождать еще 5 лет прежде, чем их можно будет уничтожать – налоговое ведомство далее они интересовать не будут.

А теперь взглянем, что о сроках хранения первичных учетных документов говорит Перечень типовых управленческих архивных документов. Как видите, письмо Минфина делает важные уточнения для срока хранения первичных учетных документов, содержащих первоначальную стоимость амортизируемого имущества.

В данном письме Минфина России есть дежурная фраза о том, что документы, образующиеся в деятельности организации, в т.ч. первичные учетные документы, могут храниться не только на бумажных носителях, но и в виде электронных документов.

Что здесь осталось «между строк»? Документы бухгалтерского учета должны храниться в том виде, в котором они были составлены. Переводить бумажные подлинники в электронные копии / дубликаты пока запрещено пунктом 24 ФСБУ 27/2021.

Наталья Храмцовская,
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании
«ЭОС», эксперт ИСО