Документирование возврата просроченной задолженности физических лиц

С 1 сентября 2024 года вступят в силу Требования к оборудованию и программному обеспечению профессиональной коллекторской организации, а также кредитной или микрофинансовой организации, включенных в перечень кредитных и микрофинансовых организаций, осуществляющих деятельность по возврату просроченной задолженности физических лиц (утв. приказом Минюста России от 06.05.2024 № 134).

В названии этого документа перечислены организации, на которые распространяются новые требования. При ведении деятельности по возврату просроченной задолженности физических лиц они должны будут:

• вести аудиозаписи разговоров при личных встречах и телефонном общении, а потом хранить аудиозаписи всех разговоров с должником или его представителем не менее 3 лет со дня осуществления записей;
• также не менее 3 лет хранить записи текстовых, голосовых и иных сообщений, передаваемых различными способами (по сети связи общего пользования или с использованием сайтов в Интернете, через ФГИС «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» либо другие информационные системы, программы);
• хранить электронные копии бумажных документов (составленных или полученных) не менее 3 лет со дня их отправления или получения;
• резервировать базы данных на отдельном материальном носителе;
• регистрировать исходящую и входящую корреспонденцию:
  • с присвоением регистрационного номера и даты регистрации;
  • с указанием фамилии, имени и отчества (при наличии) адресата, его почтового адреса;
  • для исходящей корреспонденции еще фиксировать фамилию, имя, отчество (при наличии) и должность лица, подписавшего сообщение;
• вести учет следующих сведений о должниках:
  • фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения, адрес регистрации по месту жительства или месту пребывания, номер телефона, адрес электронной почты (при наличии);
  • размер просроченной задолженности;
  • наличие письменных соглашений, заявлений, уведомлений, согласий (отзывов согласий), предусмотренных Федеральным законом № 230-ФЗ, судебных актов;
  • фамилия, имя, отчество (при наличии) представителя, его номер телефона, почтовый адрес и адрес электронной почты (при наличии);
• вести учет информации о взаимодействии с должником или его представителем:
  • фамилия, имя и отчество (при наличии) должника или его представителя;
  • дата, время и способ взаимодействия, номер телефона, с которого осуществлялось взаимодействие;
  • фамилия, имя и отчество (при наличии) лица, осуществляющего взаимодействие, индивидуальный идентификационный код такого лица (при наличии);
  • условное наименование и индивидуальный идентификационный код автоматизированного интеллектуального агента;
• разграничивать доступ к информации, вести журнал операций, позволяющих обеспечивать учет всех действий лиц, связанных с загрузкой, изменением и удалением информации;
• обеспечить возможность прослушивания аудиозаписи телефонного разговора, разговора при личной встрече.

Как видите, Минюст России всерьез взялся за наведение порядка в области коллекторской деятельности. С 1 сентября 2024 г. фиксировать должны «каждый шаг», а потом хранить все сообщения, документы и аудиозаписи не менее 3 лет со дня осуществления записей.

Наталья Храмцовская,
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании
«ЭОС», эксперт ИСО