Новый закон о легализации за рубежом и в России официальных документов и истребовании личных документов

01 августа 2024

Приняли Федеральный закон от 22.06.2024 № 145-ФЗ, который с 1 января 2025 года будет регулировать:

легализацию:
- российских официальных документов, подлежащих вывозу из Российской Федерации и предназначенных для представления за ее пределами;
- иностранных официальных документов, предназначенных для ввоза и представления на территории России;
истребование личных документов граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства из Российской Федерации и с территорий иностранных государств.

Поясним основные понятия

Российские официальные документы – документы, выданные в соответствии с законодательством Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, федеральными судами и мировыми судьями субъектов Российской Федерации, органами прокуратуры Российской Федерации, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, государственными и муниципальными учреждениями, организациями, осуществляющими образовательную деятельность, а также документы, оформленные нотариусами Российской Федерации при совершении нотариальных действий или иными лицами, имеющими право совершать нотариальные действия, и документы, выданные многофункциональными центрами предоставления государственных и муниципальных услуг.

Иностранные официальные документы – документы, составленные с участием должностных лиц компетентных органов иностранных государств или от них исходящие, а также документы, оформленные нотариусами на территориях иностранных государств при совершении нотариальных действий или иными лицами, имеющими право совершать нотариальные действия в соответствии с законодательством иностранного государства. Для целей настоящего Федерального закона под иностранными официальными документами, составленными должностными лицами дипломатических представительств или консульских учреждений иностранных государств в Российской Федерации, понимаются документы об отсутствии обстоятельств, препятствующих заключению брака гражданином представляемого государства, а также документы о наличии (отсутствии) судимости и фактов привлечения к уголовной и иной ответственности на территории представляемого государства.

Легализация российского официального документа – процедура, предусматривающая удостоверение подлинности подписи, полномочия лица, подписавшего российский официальный документ, а также подлинности печати или штампа, которыми скреплен представленный на легализацию российский официальный документ.

Легализация иностранного официального документа – процедура, предусматривающая удостоверение подлинности подписи, полномочия должностного лица иностранного государства, осуществляющего согласно законодательству соответствующего иностранного государства функции подтверждения подлинности подписи, полномочия иностранного должностного лица, подписавшего иностранный официальный документ, а также подлинности печати или штампа, которыми скреплен представленный на легализацию иностранный официальный документ.

С рядом стран у России заключены международные договоры, отменяющие требования о легализации документов. Если российский официальный документ необходимо представить на территориях иностранных государств, которые не являются участниками таких договоров, то его надо легализовать. Это может сделать Министерство иностранных дел России, его территориальные органы. Подать заявление об этом можно будет и через МФЦ.

Легализация нотариальных документов осуществляется после подтверждения подлинности подписи нотариуса и оттиска его печати федеральным органом исполнительной власти в сфере юстиции или его территориальным органом.

МИД России еще должен установить:

порядок легализации российских официальных документов;
форму заявления о легализации российского официального документа;
порядок подачи такого заявления, в т.ч. через МФЦ;
срок рассмотрения такого заявления;
перечень оснований для отказа в приеме представленных на легализацию российских официальных документов;
перечень оснований для отказа в легализации;
форму легализационной отметки и порядок выдачи легализованных российских официальных документов.

Обратите внимание! Пока не планируются:

легализация электронных российских официальных документов;
подача в электронной форме заявлений о легализации.

Такая «дискриминация» электронных документов понятна: на данный момент еще нет механизма, который бы обеспечивал признание зарубежными странами российских усиленных электронных подписей.

Аналогичные положения касаются и электронной легализации иностранных официальных документов.

Теперь перейдем к истребованию личных документов из Российской Федерации. По заявлениям граждан РФ, иностранных граждан и лиц без гражданства, находящихся на территории иностранного государства, консульское должностное лицо оказывает содействие в истребовании через МИД России следующих документов:

о государственной регистрации актов гражданского состояния;
образовании и/или о квалификации;
обучении;
трудовом стаже и трудовой деятельности;
иных личных документов (в т.ч. справок, подготовленных на основании документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах на территории России).

При подаче заявления в дипломатическое представительство РФ или консульское учреждение РФ об истребовании личного документа из Российской Федерации консульское должностное лицо осуществляет проверку документов, подтверждающих право заявителя на получение истребуемого документа.

В случаях, предусмотренных международными договорами Российской Федерации по вопросам правовой помощи и правовых отношений по гражданским, семейным, уголовным и иным делам, заявление об истребовании может быть направлено через Минюст России или его территориальный орган.

Истребованию из Российской Федерации не подлежат документы,удостоверяющие личность, военные билеты, трудовые книжки, а также документы, установленный порядок оформления и выдачи которых предусматривает личное обращение заявителя в орган, оформляющий и выдающий такие документы.

Международный договор может предусматривать иной порядок истребования личного документа из Российской Федерации, тогда содействие заявителям в истребовании личного документа оказывают иные федеральные органы исполнительной власти и уполномоченные организации, которые указаны в этом международном договоре.

В связи с установлением нового порядка признаны недействующими:

Закон СССР от 24.06.1991 № 2261-I «О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан и лиц без гражданства из СССР за границу»;
постановление Верховного Совета СССР от 24.06.1991 № 2262-I о введении в действие того старого Закона СССР.

Наталья Храмцовская,
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании
«ЭОС», эксперт ИСО