Минтруд России в письме от 12.02.2025 № 14-6/ООГ-653 ответ на вопрос базировал на том, что письменный документ – это бумажный документ. Аргументировал следующим образом:
- в п. 27 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» под письменным документом понимается документ, информация которого зафиксирована знаками письменности;
- письменный вид документа в трудовых правоотношениях равнозначен бумажному носителю, что также подтверждается положениями ч. 2 ст. 22.1 ТК РФ.
Вскоре (01.03.2025) вступил в силу новый вариант терминологического стандарта – ГОСТ Р 7.0.8-2025, в п. 28 которого зафиксировано прежнее определение понятия «письменный документ».
А судебная практика пока отвечает на этот вопрос по-разному. См., например,
постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 26.12.2018 № 17АП-17220/2018-АК по делу № А60-38486/2018:
- антимонопольный орган считает: письменный документ – это только бумажный документ (для участия в конкурсе все документы требовалось представить в письменном виде, а банковская гарантия была электронной на USB-накопителе);
- суд первой инстанции был согласен с антимонопольным органом;
- но апелляционный суд посчитал иначе: электронный документ – тоже является письменным документом. Причем аргументировал он это:
- определением письменного документа (из того же п. 27 ГОСТ Р 7.0.8-2013 :) и
- определениями электронного документа из 2 источников:
- это документ, информация которого представлена в электронной форме (п. 10 ГОСТ Р 7.0.8-2013; однако из нового ГОСТ Р 7.0.8-2025 определения «электронного документа», «электронного архивного документа» и «электронной копии документа» были изъяты);
- это документированная информация, представленная в электронной форме, т.е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).
Наталья Храмцовская,
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании
«ЭОС», эксперт ИСО
