Давайте вспомним, что регистрация – одна из операций технологии делопроизводства, а регистрационный номер – идентификационный реквизит самого документа. Новый терминологический ГОСТ Р 7.0.8-2025 закрепил следующие определения терминов:
Протоколы регистрируются по каждому виду / группе отдельно, т.е. в пределах своих документопотоков. А даты протоколов – это даты событий, т.е. фактические даты проведения заседаний коллегиального органа.
Непосредственно на заседании секретарем составляется черновик, проект будущего протокола, в необходимых случаях ведется его аудиовидеозапись.
Протокол как официальный документ должен быть составлен и оформлен в течение 1–3 дней с даты заседания – это общее правило. Конкретный срок подготовки окончательно оформленного протокола устанавливается в Инструкции по делопроизводству или в ином локальном нормативном акте организации (если он не установлен законодательно1). Часто правила оформления протоколов заседаний закрепляются в документе, регламентирующем работу коллегиального органа, например: в Регламенте собрания учредителей, Регламенте заседаний совета директоров и т.п. В ряде случаев такие правила определены непосредственно в законодательстве2.
Опыт лучших практик показывает, что на основе аудиовидеозаписей протокол может быть оформлен «день в день», т.е. в день заседания или «не позднее 12 часов после окончания заседания», когда все решения коллегиальным органом уже приняты окончательно и не требуют какого-то дополнительного согласования.
Итак, сделаем выводы:
Регистрационный номер протокола – это его порядковый номер в пределах календарного года или в пределах срока полномочий коллегиального органа. Какой из этих 2 принципов выбрать для конкретной комиссии / коллегиального органа, мы подробно разбирали в № 12` 2025 журнала. Сейчас лишь кратко скажем, что выбор зависит от статуса соответствующего органа / комиссии (орган управления, исполнительный, совещательный, оперативный). А в зависимости от объема документопотока (т.е. от количества документируемых заседаний) к порядковому номеру протокола может быть добавлен буквенный индекс, сокращенно обозначающий коллегиальный орган, что актуально для совещательных органов и органов оперативного управления.
Необходимо различать 2 ключевых понятия:
Пример 2. Соотношение дат протокола заседания коллегиального органа
|
Дата протокола |
Дата регистрации |
Номер протокола |
|
20.01.2026 – 22.01.2026 |
23.01.2026 |
№ 1 |
Вопросы регистрации протоколов можно подробно изучить:
Желаем успехов!
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Приводим типовой формуляр протокола, чтобы наглядно показать, как долгое время было принято указывать докладчика и последующих выступавших и задававших вопросы. Путаница появилась позже из-за расхождения между сформулированным правилом и образцом оформления протокола в методических документах, а также «недосказанности» нормативной базы. Предлагаем разобраться в этом (поводом стал вопрос наблюдательного читателя).
Какие коллегиальные органы создаются в банках. Какие требования к организации их работы предъявляет Кодекс корпоративного управления (одобрен Советом директоров Банка России 21.03.2014) – вам стоит их учитывать. Какой функционал необходим системе документирования деятельности коллегиальных органов. Каких «болезненных» нюансов стоит избегать (например, нельзя позволять оставлять комментарии к варианту голосования «за», чтобы в результате их прочтения не получилось «я согласен, но скорее против»; что учесть при заочном голосовании и др.). Что стоит предусмотреть при разработке мобильного приложения (для защиты информации и корректной работы пользователей, в т.ч. офлайн в самолете). Как систему для коллегиальных органов интегрировать с СЭД и календарем на личных устройствах членов коллегиальных органов – какую информацию транслировать при подготовке заседания, составлении протокола и выдаче поручений на исполнение. Что важно подписывать усиленной квалифицированной ЭП, а где оптимальнее применять простые ЭП. Как заверять бумажные копии электронных протоколов. Показываем пример оформления протокола заседания коллегиального органа.
Разбираем 3 волны изменений корпоративного законодательства о деятельности совета директоров в АО и ООО, которые вступили в силу в 2025–2026 годах (последние из них – 15.07.2026). Что с 01.03.2025 требуется дополнительно указывать в протоколе заседания совета директоров (в силу новых требований в законах об АО и ООО). Когда необходимо окончательно оформить протокол и кто его должен подписывать. Новые способы принятия решений и условия дистанционного участия, включая требования к идентификации и кворуму. Расширение компетенции совета директоров. Механизм выбытия членов совета по установленному законом перечню оснований и порядок избрания новых членов взамен выбывших без переизбрания всего состава. Предупреждаем и о следующей волне изменений, которая пока готовится.
Какие протоколы нумеровать в пределах календарного года, а какие – в пределах срока полномочий комиссии. По какой логике нумеруются протоколы постоянных и временных комиссий (и почему ей не всегда следуют). Когда протокол регистрируется. Обязательны ли для него дата и номер. В каких регламентирующих документах и как сформулировать правила нумерации протоколов. Если нумерация ведется в пределах срока полномочий комиссии, то начинается ли она заново при изменении ее персонального состава, председателя, срока полномочий. Как срок полномочий формулируется в приказе о создании временной комиссии.
Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.
Подскажите, пожалуйста, порядок подписания протокола и акта. Кто подписывает эти документы первым: руководитель или члены комиссии?
Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.
Исполнителем называется и тот, кто готовил проект документа, и тот, кто его будет исполнять. Как тогда называть этих лиц с разными ролями, чтобы их можно было различать в Инструкции по делопроизводству? Показаны примеры формулировок поручений для различных ситуаций: поручение дано группе лиц и один из них – ответственный исполнитель; одному руководителю (потом он сам его дробит на подпоручения и «раздает» своим подчиненным); организации или отделу; как поручение может «спускаться сверху вниз»; рядом с исполнителем можно сразу написать, кто это будет делать в случае его отсутствия. Показано, как отражать исполнителя, который готовил проект документа. Все это сделано на примерах, со схемами, с учетом особенностей входящего, исходящего и внутреннего документов. В конце статьи ответили на вопрос читателя, распутав путаницу с реквизитами и полномочиями службы делопроизводства.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
