Новые Рекомендации по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов, утверждены приказом Росархива от 28.11.2025 № 156 (далее – Рекомендации).
Разработка Перечней электронных документов в федеральных органах исполнительной власти (ФОИВ) осуществляется службами делопроизводства и архивами при участии специалистов структурных подразделений.
В Перечни электронных документов рекомендуется включать (п. 7) документы:
- которым установлен временный срок хранения (п. 7.1);
-
ведение которых в электронной форме предусмотрено нормативными правовыми актами РФ вне зависимости от сроков хранения (п. 7.2);
-
постоянного срока хранения, имеющие краткосрочное и/или оперативное значение (действие которых не превышает 5 лет) (п. 7.3).
В Перечни электронных документов не рекомендуется включать документы (п. 8):
-
постоянного срока хранения, за исключением указанных в пункте 7.3 (п. 8.1);
- хранение которых должно осуществляться исключительно на бумажном носителе, они указаны в приложении к Рекомендациям (п. 8.2);
-
срок хранения которых не установлен (п. 8.3).
Электронные образы документов, созданных на бумажных носителях, в Перечни электронных документов не включаются (п. 9).
Этот новый документ носит рекомендательный характер для ФОИВ и не является нормативным правовым актом. Он не распространяется на коммерческие организации. И он еще может дополняться по мере накопления опыта по подключению к ГИС «Платформа “Центр хранения электронных документов”».
Наталья Храмцовская,
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании
«ЭОС», эксперт ИСО
