Одним из способов повышения качества управленческих документов является стандартизация норм и правил их оформления. Стандартизацию в целом можно рассматривать как высокоэффективное средство упорядочивания любой деятельности нашего общества.
Стандартизация требований к оформлению документов в нашей стране имеет свою историю.
Впервые стандарт, устанавливающий требования к организационно-распорядительной документации, был разработан еще в 1972 году (ГОСТ 6.38-72 « УСД1. Система ОРД2. Требования к оформлению документов») и содержал всего два раздела с положениями по оформлению реквизитов документов и положениями по изготовлению документов машинописным способом. Неразрывно связан со стандартом ГОСТ 6.38-72 был ГОСТ 6.39-72 «УСД. Система ОРД. Формуляр-образец», который устанавливал общие требования к проектированию документа, состав реквизитов, требования к бланкам документов, чертежи с указанием на расположение реквизитов и образцы бланков.
В 1990 году взамен двух стандартов 1972 года был введен в действие один ГОСТ 6.38-90 «УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов», объединивший в себе положения предшественников и включивший в свое содержание новый раздел с требованиями к текстам документов.
В начале 1990-х годов в стране начались кардинальные общественно-политические и социально-экономические изменения, процессы внедрения автоматизированных технологий создания документов и активное расширение и видоизменение международного сотрудничества, что отразилось на работе с деловой документацией. Обусловленная этими процессами и сопутствующими им изменениями в законодательстве с середины 1990-х годов началась переработка ГОСТ 6.38-90, и в 1997 году был принят ГОСТ Р 6.30-97 «УСД. УСОРД3. Требования к оформлению документов». Однако, вследствие отказа Министерства юстиции России в государственной регистрации4 ГОСТ Р 6.30-97 в 2001 году стандарт и изменение к нему были отменены5. В течение 2-х лет с 2001 по 2002 годы проводилась тщательная работа по пересмотру и внесению изменений в стандарт по оформлению документов с учетом требований заинтересованных организаций, и с 1 июля 2003 года вступил в силу ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов», положениями которого специалисты ДОУ руководствуются и по сей день.
Актуальность подготовки новой редакции национального стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» обусловлена тем, что за последние 12 лет законодательство страны вновь претерпело существенные изменения; видоизменились информационные технологии и их применение приобрело широкомасштабный характер; российская стандартизация стала более ориентированной на международную практику, что также нашло отражение в правовой базе страны6. В этот же период стала очевидной необходимость унификации правил оформления документов как на бумажном носителе, так и в электронной форме.
В 2014 году в рамках Федеральной целевой программы «Культура России (2012–2018 годы)» была сформулирована научно-исследовательская тема работы по обновлению стандарта. И к концу года специалисты Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) выполнили эту работу. В настоящее время проект новой редакции ГОСТа по оформлению управленческих документов согласован Росархивом и находится на рассмотрении в Росстандарте.
Даже учитывая законодательно установленный рекомендательный характер стандартов, квалифицированными специалистами в сфере документационного обеспечения управления (ДОУ) ГОСТ Р 6.30-2003 широко используется на практике: его положения находят отражение в локальных нормативных документах организаций, таких как Инструкция по делопроизводству, Инструкция по работе с документами, Регламент оформления документов, Альбом видов бланков документов, Альбом образцов документов и других, принятых как в государственных, так и в негосударственных организациях.
Поэтому из проекта новой редакции стандарта разработчиками предложено исключить формулировку о том, что требования стандарта носят рекомендуемый характер. Принцип «добровольного применения документов в области стандартизации»7 говорит не о применении стандартов «по желанию», а об осознании специалистом ДОУ необходимости применения тех или иных требований, если он является профессионалом и работает на высоком уровне информационной культуры.
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Подавляющее большинство организаций обязаны составлять штатное расписание. Где это установлено и для кого сделано исключение? Каковы санкции за отсутствие такого документа? Надо ли обновлять штатное расписание ежегодно? Можно издавать его в электронном виде? Можно ли отнести к конфиденциальным документам? Сколько и где надо хранить штатные расписания?
Какими нормативными и методическими документами зафиксированы правила оформления протоколов. Кого записывать в присутствующих, а кого – в приглашенных на заседание. Как оформить в протоколе ситуации: когда председатель комиссии отсутствует и вместо него заседание ведет другой член комиссии; часть членов комиссии отсутствует; кворум для принятия решений имеется (когда его нужно определять не только для всего заседания, но и для отдельных вопросов, поставленных на голосование). Как отражать во вводной части протокола фамилии, инициалы, должности присутствующих, приглашенных, председателя и секретаря. Когда поименный состав переносится в отдельный список, который становится приложением к протоколу. Кого приглашают на заседание аттестационной комиссии. Показываем 6 примеров вводной части протокола (для разных ситуаций) и образец списка присутствующих на заседании. Поводом для статьи стал вопрос читателя.
Показываем полный комплект документов, необходимых для оформления привлечения работников к сверхурочной работе: докладная записка о необходимости переработки, уведомление работника (один вариант для обычного работника и второй – для особо защищаемых категорий: матерей с малыми детьми, инвалидов и др.), как оформить согласие работника, заявление (в случае компенсации дополнительным временем отдыха, а не повышенной оплатой), приказ о привлечении к сверхурочной работе. Какие реквизиты и информацию обязательно надо включить в эти документы, в каком порядке лучше действовать. Как отразить в табеле рабочего времени сверхурочную работу и предоставленное за нее время отдыха. На какое вознаграждение работник может претендовать. При привлечении к труду в выходные и нерабочие праздничные дни правила очень похожи. Объясняем те немногие отличия, которые есть.
Показываем 3 варианта исправления ошибки в акте комиссии: если она технического свойства (например, ошибка счета); если она важная фактическая; если признаются недействительными все результаты работы комиссии. Какие приказы в этих случаях издаются. Как оформить акт об исправлении ошибки. Как на алгоритм действий влияет статус комиссии, допустившей ошибку (постоянно действующая или специально созданная). Как уточнить персональный состав комиссии, которая будет исправлять ошибки. Каждый новый акт не отменяет действие ранее составленного акта и не заменяет его! Только руководитель, утверждающий акты (т.е. результаты работы образованных им комиссий), может отменить действие актов, признать недействительными / неудовлетворительными результаты работы комиссии полностью или частично. Поводом для статьи стал вопрос нашего подписчика.
В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?
Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 описывает правила оформления даты документа предельно лаконично. Поэтому нам есть что добавить! Ставить 0 в начале даты? Можно использовать кавычки? «Длящаяся» дата протокола. Дата совместного документа. Специфика госорганов. Дата подписания электронного документа. Дата доверенности. Дата на обложке дела и на титульном листе ЛНА. В каких реквизитах и как лучше оформлять дату. Подробно остановились на оформлении дат в тексте документа в различных ситуациях. Статья содержит 25 примеров.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
