Прошло более 10 лет с тех пор, как был введен в действие стандарт с требованиями к оформлению документов ГОСТ Р 6.30-2003. За это время изменилось не только законодательство, но и практика документирования. В профессиональной деятельности все более масштабно применяются различные информационные технологии и становится актуальным вопрос о правилах оформления документов не только на бумажном носителе, но и в электронной форме. Поэтому на повестку дня на правительственном уровне был вынесен вопрос о пересмотре стандарта по оформлению документов. Как предлагается расширить область его применения? Какие изменения внесены в структуру и состав реквизитов стандарта? Когда ждать вступления в силу его новой редакции?
Одним из способов повышения качества управленческих документов является стандартизация норм и правил их оформления. Стандартизацию в целом можно рассматривать как высокоэффективное средство упорядочивания любой деятельности нашего общества.
Как все началось
Стандартизация требований к оформлению документов в нашей стране имеет свою историю.
Впервые стандарт, устанавливающий требования к организационно-распорядительной документации, был разработан еще в 1972 году (ГОСТ 6.38-72 « УСД1. Система ОРД2. Требования к оформлению документов») и содержал всего два раздела с положениями по оформлению реквизитов документов и положениями по изготовлению документов машинописным способом. Неразрывно связан со стандартом ГОСТ 6.38-72 был ГОСТ 6.39-72 «УСД. Система ОРД. Формуляр-образец», который устанавливал общие требования к проектированию документа, состав реквизитов, требования к бланкам документов, чертежи с указанием на расположение реквизитов и образцы бланков.
В 1990 году взамен двух стандартов 1972 года был введен в действие один ГОСТ 6.38-90 «УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов», объединивший в себе положения предшественников и включивший в свое содержание новый раздел с требованиями к текстам документов.
В начале 1990-х годов в стране начались кардинальные общественно-политические и социально-экономические изменения, процессы внедрения автоматизированных технологий создания документов и активное расширение и видоизменение международного сотрудничества, что отразилось на работе с деловой документацией. Обусловленная этими процессами и сопутствующими им изменениями в законодательстве с середины 1990-х годов началась переработка ГОСТ 6.38-90, и в 1997 году был принят ГОСТ Р 6.30-97 «УСД. УСОРД3. Требования к оформлению документов». Однако, вследствие отказа Министерства юстиции России в государственной регистрации4 ГОСТ Р 6.30-97 в 2001 году стандарт и изменение к нему были отменены5. В течение 2-х лет с 2001 по 2002 годы проводилась тщательная работа по пересмотру и внесению изменений в стандарт по оформлению документов с учетом требований заинтересованных организаций, и с 1 июля 2003 года вступил в силу ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов», положениями которого специалисты ДОУ руководствуются и по сей день.
Почему вновь необходим пересмотр стандарта
Актуальность подготовки новой редакции национального стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» обусловлена тем, что за последние 12 лет законодательство страны вновь претерпело существенные изменения; видоизменились информационные технологии и их применение приобрело широкомасштабный характер; российская стандартизация стала более ориентированной на международную практику, что также нашло отражение в правовой базе страны6. В этот же период стала очевидной необходимость унификации правил оформления документов как на бумажном носителе, так и в электронной форме.
В 2014 году в рамках Федеральной целевой программы «Культура России (2012–2018 годы)» была сформулирована научно-исследовательская тема работы по обновлению стандарта. И к концу года специалисты Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) выполнили эту работу. В настоящее время проект новой редакции ГОСТа по оформлению управленческих документов согласован Росархивом и находится на рассмотрении в Росстандарте.
О проекте новой редакции стандарта ГОСТ Р 6.30-2003
Обязательно или рекомендательно?
Даже учитывая законодательно установленный рекомендательный характер стандартов, квалифицированными специалистами в сфере документационного обеспечения управления (ДОУ) ГОСТ Р 6.30-2003 широко используется на практике: его положения находят отражение в локальных нормативных документах организаций, таких как Инструкция по делопроизводству, Инструкция по работе с документами, Регламент оформления документов, Альбом видов бланков документов, Альбом образцов документов и других, принятых как в государственных, так и в негосударственных организациях.
Поэтому из проекта новой редакции стандарта разработчиками предложено исключить формулировку о том, что требования стандарта носят рекомендуемый характер. Принцип «добровольного применения документов в области стандартизации»7 говорит не о применении стандартов «по желанию», а об осознании специалистом ДОУ необходимости применения тех или иных требований, если он является профессионалом и работает на высоком уровне информационной культуры.
