Вначале ответа на этот вопрос нужно пояснить, что реквизит «адресат» оформляется не на всех видах организационно-распорядительных документов. Например, он должен присутствовать на таких документах, как служебные письма, служебные записки, докладные и объяснительные записки, заявления и др., но не должен оформляться на положениях, инструкциях, приказах, распоряжениях, решениях и некоторых других документах.
При оформлении реквизита «адресат» нужно соблюдать положения ГОСТа Р 6.30-2003.
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
3.15. …Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
Соответственно, если документ адресуется одновременно четырем (или менее) разным организациям или лицам, то все они указываются друг под другом в реквизите «адресат».
Пример 1
Указание нескольких адресатов преследует цель информирования каждого получателя об остальных адресатах. Но если получателей более четырех, то указание их всех на одном документе займет львиную долю его объема. Если адресатов больше, то составляется список рассылки и на каждом документе указывается только один конкретный адрес. Список рассылки должен составлять исполнитель (разработчик) документа.
Отметим, что жестких требований к форме списка рассылки нет. Поэтому организация может выбрать наиболее удобную для нее форму и закрепить ее в инструкции по делопроизводству. Возможный вариант оформления показан в Примере 4.
Также список рассылки оформляется в том случае, когда документ отправляют в несколько однородных организаций. В данном случае на самом документе наименование адресатов указывают обобщенно (например, Администрации районов Московской области), а в списке рассылки, как правило, перечисляют наименования каждого адресата и его почтовый адрес.
Отметим, что ГОСТ Р 6.30-2003 и другие нормативно-методические документы по делопроизводству не содержат никаких указаний о том, нужно ли делать ссылку на список рассылки в реквизите «адресат» или другом реквизите документа. Обычно в документе не делают отметок о наличии списка рассылки. Но в практике встречаются документы, в которых в конце реквизита «адресат» делается ссылка на список рассылки:
Пример 2
Пример 3
Пример 4
Теперь рассмотрим подготовку списка (указателя) рассылки для внутренних документов, на которых не принято оформлять реквизит «адресат», например, для распорядительных документов.
Приложение № 15 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 г. № 76
Подготовка и оформление приказов (распоряжений)
…Копии приказов (распоряжений) на бумажном носителе Служба делопроизводства заверяет печатью Службы делопроизводства и направляет адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в службу делопроизводства...
В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...».
Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Итак, для внутренних документов, на которых не принято оформлять реквизит «адресат», также может подготавливаться список (или указатель) рассылки. Опять же форма данного списка (указателя) не закреплена в нормативных актах по делопроизводству, поэтому организация может самостоятельно ее разработать. В самом документе не принято делать ссылки на список рассылки, а вот на списке указывается регистрационный номер и дата документа, к которому он относится.
В заключение ответа на вопрос подчеркнем: если документ, в оформлении которого не предусмотрен реквизит «адресат», направляется в другую организацию или несколько организаций, то необходимо подготовить сопроводительное письмо, в котором будут перечислены отправляемые документы и при необходимости будет содержаться дополнительная информация. Оформление реквизита «адресат» в сопроводительном письме осуществляется по правилам, изложенным в начале ответа для исходящих документов.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
как правильно написать жалобу и адрес
В ГОСТе тоже ничего нет (((
Считаю, что к распорядительным и нормативным документам необходимо оформлять лист рассылки. И оформлять ддолжен разработчик. Вопрос был задан не верно. И поэтому ответ не верный.
В реквизите "Адресат" пишем: Руководителям организаций (по списку). С обратной стороны документа:
Список рассылки к письму №________ от «_____» ______ 20___г.
И далее таблица со следующими графами:
1. № п/п;
2. Наименование организации;
3. Адрес организации;
4. № вх. документа;
5. Способ отправки;
6. Ф.И.О. адресата, принявшего документ;
7. Подпись
1. Не совсем понятно какой "№ вх. документа" должен быть в списке рассылки. Если это вх. номер документа на который пишется ответ, то он один для всего списка. Если это исх. номер документа, то он тоже один для всего списка, иначе небыло бы списка рассылки.
2. Для чего в списке рассылки "Ф.И.О. адресата, принявшего документ", а если отправка почтой - кто будет принимать? Если отправка нарочныи или курьером, то оформляется реестр передачи документа, там и росписывается и пишет Ф.И.О. принявший документ, но это не обязательно будет адресат. Логичнее Ф.И.О. адресата, которому направляется документ.
3. Чья "подпись"? Думаю, что должна быть подпись и Ф.И.О. исполнителя составившего список рассылки документа или просто реквизит "исполнитель", если не указан на лицевой стороне документа.
Какие должности надо указывать в документах без учета женского рода их обладателя, т.е. всегда в мужском роде?
Компания отправила по почте уведомление о заключении трудового договора с иностранным гражданином, имеющим вид на жительство в России. Письмо вернулось, потому что истек срок хранения, а в отчете об отслеживании отправления указано «неудачная попытка вручения». Что необходимо сделать? Нужно ли отправлять уведомление о заключении трудового договора повторно?
Необходимо списать документы из библиотечного фонда технической библиотеки организации. Есть постоянно действующая экспертная комиссия по экспертизе ценности документов, образующихся в процессе деятельности всех подразделений предприятия. Возможно ли издать приказ, который утвердит временную экспертную комиссию по экспертизе ценности документов библиотечного фонда ввиду его специфики?
В нашей организации с целью сокращения количества документов пункт об исполнении обязанностей включен в приказ на отпуск или командировку. В таком случае приказ об отпуске или командировке нужно хранить постоянно?
Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?
В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.
Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
