Вначале ответа на этот вопрос нужно пояснить, что реквизит «адресат» оформляется не на всех видах организационно-распорядительных документов. Например, он должен присутствовать на таких документах, как служебные письма, служебные записки, докладные и объяснительные записки, заявления и др., но не должен оформляться на положениях, инструкциях, приказах, распоряжениях, решениях и некоторых других документах.
При оформлении реквизита «адресат» нужно соблюдать положения ГОСТа Р 6.30-2003.
Фрагмент документа
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
3.15. …Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
Соответственно, если документ адресуется одновременно четырем (или менее) разным организациям или лицам, то все они указываются друг под другом в реквизите «адресат».
Указание нескольких адресатов преследует цель информирования каждого получателя об остальных адресатах. Но если получателей более четырех, то указание их всех на одном документе займет львиную долю его объема. Если адресатов больше, то составляется список рассылки и на каждом документе указывается только один конкретный адрес. Список рассылки должен составлять исполнитель (разработчик) документа.
Отметим, что жестких требований к форме списка рассылки нет. Поэтому организация может выбрать наиболее удобную для нее форму и закрепить ее в инструкции по делопроизводству. Возможный вариант оформления показан в Примере 4.
Также список рассылки оформляется в том случае, когда документ отправляют в несколько однородных организаций. В данном случае на самом документе наименование адресатов указывают обобщенно (например, Администрации районов Московской области), а в списке рассылки, как правило, перечисляют наименования каждого адресата и его почтовый адрес.
Отметим, что ГОСТ Р 6.30-2003 и другие нормативно-методические документы по делопроизводству не содержат никаких указаний о том, нужно ли делать ссылку на список рассылки в реквизите «адресат» или другом реквизите документа. Обычно в документе не делают отметок о наличии списка рассылки. Но в практике встречаются документы, в которых в конце реквизита «адресат» делается ссылка на список рассылки:
Теперь рассмотрим подготовку списка (указателя) рассылки для внутренних документов, на которых не принято оформлять реквизит «адресат», например, для распорядительных документов.
Фрагмент документа
Приложение № 15 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 г. № 76
Подготовка и оформление приказов (распоряжений)
…Копии приказов (распоряжений) на бумажном носителе Служба делопроизводства заверяет печатью Службы делопроизводства и направляет адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в службу делопроизводства...
В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...».
Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Итак, для внутренних документов, на которых не принято оформлять реквизит «адресат», также может подготавливаться список (или указатель) рассылки. Опять же форма данного списка (указателя) не закреплена в нормативных актах по делопроизводству, поэтому организация может самостоятельно ее разработать. В самом документе не принято делать ссылки на список рассылки, а вот на списке указывается регистрационный номер и дата документа, к которому он относится.
В заключение ответа на вопрос подчеркнем: если документ, в оформлении которого не предусмотрен реквизит «адресат», направляется в другую организацию или несколько организаций, то необходимо подготовить сопроводительное письмо, в котором будут перечислены отправляемые документы и при необходимости будет содержаться дополнительная информация. Оформление реквизита «адресат» в сопроводительном письме осуществляется по правилам, изложенным в начале ответа для исходящих документов.
