О хранении копий документов

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 03 / 2011

Вопрос

Сколько хранятся копии входящих, исходящих документов, а также факсовые копии?

Отвечает

Наталия Носарева

эксперт в сфере ДОУ и архивного дела

Срок хранения копии документа зависит от срока хранения дела, в котором она хранится, и от содержания (вопроса), изложенного в документе. Срок хранения копии документа не должен быть больше, чем срок хранения оригинала. В случае утери оригинала документа осуществляется хранение заверенной копии документа.

Фрагмент документа

Постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ»

3.4. Хранению подлежат подлинники документов общества. В случае утраты или повреждения подлинника документа общества хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа общества должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа общества и подлежащий хранению вместе с ней. Указанный акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден единоличным исполнительным органом общества, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности – также главным бухгалтером общества.

Как правило, копии входящих документов раздаются в структурные подразделения организации для использования в работе или для информации. Сроки хранения для документов такого типа можно устанавливать минимальные, например:

1 год или
до минования надобности.

Если по какому-либо вопросу (например, по вопросам лицензирования, регистрации и прочее) ведется активная переписка, то, как правило, в одно дело подшиваются как копии исходящих документов, так и оригиналы ответных (входящих) документов. Для дел подобного содержания устанавливаются максимальные сроки хранения: постоянно. В этом случае и копии исходящих документов, заверенные соответствующим образом, будут храниться постоянно.

В связи с вышеизложенным хотелось бы обратить ваше внимание на то, что переписка чаще всего формируется в дела по предметно-вопросному или корреспондентскому признаку. Формирование переписки в два дела (входящие и исходящие) не является правильным. В этом случае у вас возникнут проблемы при проведении экспертизы ценности дел в процессе выделения к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения. То есть придется проводить полистную экспертизу документов дела, что трудоемко.

И если вы внимательно просмотрите типовой перечень управленческих документов с указанием сроков их хранения, то заметите, что для документов, направляемых в вышестоящие организации из нижестоящих или в обратную сторону, устанавливается определенная градация, т.е. к статье хранения добавляется детализация: а) по месту разработки, б) в других организациях, что существенно влияет на сроки хранения документов.

Поэтому повторюсь: сроки хранения документа в большой степени зависят от его исторического, научно-практического и хозяйственного значения, а не от его копийности.