Срок хранения копии документа зависит от срока хранения дела, в котором она хранится, и от содержания (вопроса), изложенного в документе. Срок хранения копии документа не должен быть больше, чем срок хранения оригинала. В случае утери оригинала документа осуществляется хранение заверенной копии документа.
Постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ»
3.4. Хранению подлежат подлинники документов общества. В случае утраты или повреждения подлинника документа общества хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа общества должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа общества и подлежащий хранению вместе с ней. Указанный акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден единоличным исполнительным органом общества, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности – также главным бухгалтером общества.
Как правило, копии входящих документов раздаются в структурные подразделения организации для использования в работе или для информации. Сроки хранения для документов такого типа можно устанавливать минимальные, например:
Если по какому-либо вопросу (например, по вопросам лицензирования, регистрации и прочее) ведется активная переписка, то, как правило, в одно дело подшиваются как копии исходящих документов, так и оригиналы ответных (входящих) документов. Для дел подобного содержания устанавливаются максимальные сроки хранения: постоянно. В этом случае и копии исходящих документов, заверенные соответствующим образом, будут храниться постоянно.
В связи с вышеизложенным хотелось бы обратить ваше внимание на то, что переписка чаще всего формируется в дела по предметно-вопросному или корреспондентскому признаку. Формирование переписки в два дела (входящие и исходящие) не является правильным. В этом случае у вас возникнут проблемы при проведении экспертизы ценности дел в процессе выделения к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения. То есть придется проводить полистную экспертизу документов дела, что трудоемко.
И если вы внимательно просмотрите типовой перечень управленческих документов с указанием сроков их хранения, то заметите, что для документов, направляемых в вышестоящие организации из нижестоящих или в обратную сторону, устанавливается определенная градация, т.е. к статье хранения добавляется детализация: а) по месту разработки, б) в других организациях, что существенно влияет на сроки хранения документов.
Поэтому повторюсь: сроки хранения документа в большой степени зависят от его исторического, научно-практического и хозяйственного значения, а не от его копийности.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
В организации основания к приказам по личному составу группируются вместе с приказами. Необходимо ли при подшивке и описании дел разделять это дело?
В государственном учреждении меняется состав экспертной комиссии. Может ли быть ее председателем не заместитель руководителя учреждения, а директор дирекции, курирующей делопроизводство? Директор дирекции находится в прямом подчинении руководителя учреждения. А заместители руководителя учреждения делопроизводство не курируют.
Как в приказе об увольнении понимать фразу в скобках «(ненужное зачеркнуть)»? Что здесь ненужное? От чего это зависит? Как правильно заполнить?
В номенклатуру дел наряду с подлинниками включены и вторые экземпляры документов. Как правильно отразить их в номенклатуре и как определить срок хранения таких документов? Например, по итогам года обнаружили несколько штатных расписаний.
Вопрос об оформлении страниц в документе. У вас в журнале указано, что страницы распорядительных документов (приказа, распоряжения, решения, постановления) и утверждаемого ими документа нумеруются отдельно. Подскажите, пожалуйста: – Где закреплено данное правило? Или это правило носит рекомендательный характер? – Для кого оно обязательно? У нас в компании принято оформлять ЛНА (как приложение к приказу) и сам приказ в одном файле в формате Word. Причем у ЛНА также могут быть свои приложения. Как правильно нумеровать страницы документа в данном случае? Обязательно ли все-таки, чтобы у приказа была своя нумерация, а у ЛНА, который является приложением в этом же файле, своя? Или так как у нас приказ с ЛНА размещены в одном файле, то возможна общая нумерация?
Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.
Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?
В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
