Срок хранения копии документа зависит от срока хранения дела, в котором она хранится, и от содержания (вопроса), изложенного в документе. Срок хранения копии документа не должен быть больше, чем срок хранения оригинала. В случае утери оригинала документа осуществляется хранение заверенной копии документа.
Постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ»
3.4. Хранению подлежат подлинники документов общества. В случае утраты или повреждения подлинника документа общества хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа общества должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа общества и подлежащий хранению вместе с ней. Указанный акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден единоличным исполнительным органом общества, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности – также главным бухгалтером общества.
Как правило, копии входящих документов раздаются в структурные подразделения организации для использования в работе или для информации. Сроки хранения для документов такого типа можно устанавливать минимальные, например:
Если по какому-либо вопросу (например, по вопросам лицензирования, регистрации и прочее) ведется активная переписка, то, как правило, в одно дело подшиваются как копии исходящих документов, так и оригиналы ответных (входящих) документов. Для дел подобного содержания устанавливаются максимальные сроки хранения: постоянно. В этом случае и копии исходящих документов, заверенные соответствующим образом, будут храниться постоянно.
В связи с вышеизложенным хотелось бы обратить ваше внимание на то, что переписка чаще всего формируется в дела по предметно-вопросному или корреспондентскому признаку. Формирование переписки в два дела (входящие и исходящие) не является правильным. В этом случае у вас возникнут проблемы при проведении экспертизы ценности дел в процессе выделения к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения. То есть придется проводить полистную экспертизу документов дела, что трудоемко.
И если вы внимательно просмотрите типовой перечень управленческих документов с указанием сроков их хранения, то заметите, что для документов, направляемых в вышестоящие организации из нижестоящих или в обратную сторону, устанавливается определенная градация, т.е. к статье хранения добавляется детализация: а) по месту разработки, б) в других организациях, что существенно влияет на сроки хранения документов.
Поэтому повторюсь: сроки хранения документа в большой степени зависят от его исторического, научно-практического и хозяйственного значения, а не от его копийности.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Подскажите, пожалуйста, в каком месте в новом стандарте сказано, что теперь заголовок обязательно составлять для всех документов.
В организации имеется ряд локальных нормативных актов, которые более 10 лет не актуализировались. Можно ли приказом общества придать им статус «справочный / рекомендательный»?
К какому виду документов (локальных нормативных актов) относится Политика в области качества? Требуется ли обязательное издание приказа об утверждении и введении ее в действие? Каковы установленные требования к порядку ее оформления?
У нас возникают сложности с «уважаемой» бухгалтерией. Когда они готовят приказы, то бронируют у нас (в отделе делопроизводства) номер. Но потом не всегда эти документы издаются той датой, когда бронировался номер, и тогда может получиться так: № 30 от 01.06.2026, № 32 от 01.06.2026… и № 31 от 16.06.2026 (сюрприз от бухгалтерии) или вообще в этом месяце приказ так и не подпишут. Как лучше навести порядок? (при том, что диктовать главбуху мы не можем).
Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?
В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.
Как правильно писать: «представляем информацию» или «предоставляем информацию» по запросу; «представляем документы» или «предоставляем» их?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
