Вопрос
Сколько хранятся копии входящих, исходящих документов, а также факсовые копии?
Отвечает

Срок хранения копии документа зависит от срока хранения дела, в котором она хранится, и от содержания (вопроса), изложенного в документе. Срок хранения копии документа не должен быть больше, чем срок хранения оригинала. В случае утери оригинала документа осуществляется хранение заверенной копии документа.

Фрагмент документа

Постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ»

3.4. Хранению подлежат подлинники документов общества. В случае утраты или повреждения подлинника документа общества хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа общества должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа общества и подлежащий хранению вместе с ней. Указанный акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден единоличным исполнительным органом общества, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности – также главным бухгалтером общества.

Как правило, копии входящих документов раздаются в структурные подразделения организации для использования в работе или для информации. Сроки хранения для документов такого типа можно устанавливать минимальные, например:

  • 1 год или
  • до минования надобности.

Если по какому-либо вопросу (например, по вопросам лицензирования, регистрации и прочее) ведется активная переписка, то, как правило, в одно дело подшиваются как копии исходящих документов, так и оригиналы ответных (входящих) документов. Для дел подобного содержания устанавливаются максимальные сроки хранения: постоянно. В этом случае и копии исходящих документов, заверенные соответствующим образом, будут храниться постоянно.

В связи с вышеизложенным хотелось бы обратить ваше внимание на то, что переписка чаще всего формируется в дела по предметно-вопросному или корреспондентскому признаку. Формирование переписки в два дела (входящие и исходящие) не является правильным. В этом случае у вас возникнут проблемы при проведении экспертизы ценности дел в процессе выделения к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения. То есть придется проводить полистную экспертизу документов дела, что трудоемко.

И если вы внимательно просмотрите типовой перечень управленческих документов с указанием сроков их хранения, то заметите, что для документов, направляемых в вышестоящие организации из нижестоящих или в обратную сторону, устанавливается определенная градация, т.е. к статье хранения добавляется детализация: а) по месту разработки, б) в других организациях, что существенно влияет на сроки хранения документов.

Поэтому повторюсь: сроки хранения документа в большой степени зависят от его исторического, научно-практического и хозяйственного значения, а не от его копийности.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Срок хранения приказов по воинскому учету

В организации ведется воинский учет и бронирование граждан, находящихся в запасе. При изменении персональных данных забронированного работника необходимо внести изменения в список забронированных работников, пребывающих в запасе Вооруженных Сил РФ. Изменения необходимо внести приказом. К какому типу приказов его отнести? Какой срок хранения у журнала учета приказов по воинскому учету и бронированию граждан, находящихся в запасе?

Что указать в номенклатуре дел вместо постоянного срока хранения

Организация не является источником комплектования государственного архива. В Перечне 2019 года установлено, что такие организации могут не хранить постоянно документы, для которых Перечнем 2019 года установлен срок хранения «постоянно». Как оформить это в номенклатуре дел?

День регистрации документа включается в срок его исполнения?

В бюджетном учреждении возник вопрос, касающийся исчисления сроков исполнения документов. Подскажите, пожалуйста, включается ли день регистрации документа в срок его исполнения? Зависит ли это от времени регистрации документа? В каких нормативных, методических документах это указано?

Можно регистрировать протоколы всех комиссий в одном журнале?

Вопрос о регистрации протоколов – нужно вести журнал их регистрации или нет? Протоколы заседаний (комиссия по охране труда, общее собрание трудового коллектива, заседание комиссии по поступлению и выбытию активов, заседание комиссии по противодействию коррупции и т.п.) возможно ли регистрировать в одном журнале или каждая комиссия регистрирует протоколы в своем журнале?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?