Top.Mail.Ru
Вопрос

Наша компания лизинговая. Согласно ст. 449 нового Перечня договоры по лизингу имущества организации хранятся постоянно. Означает ли это, что:

  1. Все договоры лизинга, независимо от предмета лизинга, должны храниться постоянно?
  2. Первичные учетные документы к договорам по лизингу имущества, а также договорам купли-продажи, включая движимое и недвижимое имущество, тоже должны храниться постоянно (в соответствии со ст. 362 Перечня – 5 л. при условии проведения проверки)?
Отвечает

Если мы будем говорить о таком сроке хранения документов, как «постоянно», необходимо учитывать статус фондообразователя: является ли данная организация источником комплектования государственного или муниципального архива.

Обращаю Ваше внимание на две маленькие «звездочки» около слова «Пост.».

Фрагмент документа

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558)

В соответствии с новым Перечнем 2010 года сноски (*) и (**) означают следующее:

(*) Срок хранения «постоянно» (далее – Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее 10 лет.

(**) Здесь и далее звездочки (**) означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.

Думаю, что сроки хранения для договоров необходимо устанавливать в соответствии с этими требованиями.

Вижу, что новый Перечень требует постоянно хранить все договоры лизинга, не различая их, например, по ценности имущества или сроку его эксплуатации. Но на основании этого дать Вам совет хранить все эти документы постоянно «рука не поднимается», ведь судя по наименованию компании, лизинг для вас – основной вид деятельности, поэтому данные документы составляют существенную часть документального фонда организации. Тут на помощь нужно звать юристов, чтобы они оценили риски и взвешенно порекомендовали, как можно дифференцировать договоры по лизингу. Логично, если сроки их хранения будут зависеть не только от вида имущества, его стоимости, но и от организации, с которой данный договор был заключен. Например, по ГУПам я советовала бы хранить заключенные с ними договоры лизинга подольше – до момента ликвидации вашей организации, а дальше пусть госархив решает, нужны ли им эти документы (срок хранения «Пост. » по новому Перечню 2010 года в ст. 449).

Без разрешения руководства организации самостоятельно служба ДОУ не должна сокращать срок хранения для каких-либо договоров лизинга. Зовите на помощь юристов, а потом передайте результаты совместно проведенного «расследования» руководству. Решение – за ним, тем более что и за сохранность документов организации отвечает ее первое лицо.

Теперь рассмотрим ситуацию с первичными учетными документами. Подобранная Вами статья 362 действительно не предусматривает постоянного срока хранения.

Фрагмент документа

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558)

Но думаю, Вам нужно будет использовать еще и следующие статьи Перечня: с 425 по 434. В них фигурируют такие сроки, как (при этом не забывайте о «звездочках»):

  • Пост.;
  • Пост. (**);
  • 15 л. ЭПК после вынесения окончательного судебного решения по востребованию имущества из чужого незаконного владения;
  • 10 л. ЭПК после продажи движимого имущества;
  • 5 л.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как закрывать 2 номенклатуры дел из-за внедрения СЭД

В 2021 году в середине года был переход из одной системы документооборота в другую. Раньше дела были только бумажные и номенклатуры дел в СЭД не было. Но в новой системе существует электронная номенклатура дел, соответственно все документы, которые оформлялись в компании с определенной даты (с 20.07.2021) – были внесены в новые созданные электронные дела и по ним существует своя электронная номенклатура дел. Каким образом необходимо проводить закрытие номенклатуры дел за 2021 год? Отдельно за период с 01.01.2021 по 20.07.2021 в бумажном виде, а потом за период с 20.07.2022 по 31.12.2022 в электронном виде?

Кто списывает исполненный документ «В ДЕЛО»?

Вопрос от администрации города. Если на документе проставлена резолюция руководителем, то после исполнения этот документ должен списать «В ДЕЛО» также руководитель? Какими правовыми актами это можно подтвердить?

Где и сколько хранить учетную политику?

Если учетная политика составлена на 2022 год, но данный документ является приложением к приказу от 2021 года, в дело какого года в итоге его подшивать: —  в дело 2021 года подшивается только приказ, а приложение к нему – в дело 2022 года? —  или приказ и приложение к нему формируются вместе в дело 2021 года?

Об учете судебной переписки

Как правильно вести учет судебной переписки? Регистрировать / хранить судебные письма отдельно или в общем реестре входящих документов?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Как оформить электронное приложение к бумажному документу? Как их переправить по почте?

Как оформить реквизит «Приложение» в случаях, когда: 1. Письмо и приложение к нему оформлены на бумажном носителе, но отправлены адресату будут только их скан-копии по электронной почте? 2. Письмо оформлено на бумажном носителе, а приложение к нему только в электронном виде, адресату письмо с приложением будет направлено по электронной почте? Что при этом написать на документе-приложении и в самом письме? Покажите, пожалуйста, как это грамотно оформить.