Вопрос
Скажите, пожалуйста, каковы сроки отправки письма после его регистрации? И на какие нормативные документы можно сослаться?
Отвечает

Сначала поясним, когда документ должен быть зарегистрирован, ведь от этого момента будет отсчитываться срок отправки письма.

Все вопросы, связанные с обработкой и отправкой исходящей корреспонденции, должны быть регламентированы в каждой конкретной организации. В Инструкции по делопроизводству необходимо определить:

  • какое структурное подразделение осуществляет регистрацию отправляемых документов (место регистрации документов);
  • способ регистрации;
  • сроки регистрации отправляемых документов;
  • функции, выполняемые службой ДОУ при отправке документов;
  • сроки отправки зарегистрированных документов.

Как правило, функция регистрации отправляемых документов возлагается на конкретное структурное подразделение, занимающееся документационным обеспечением деятельности организации. Это характерно для централизованного способа регистрации. Вместе с тем в отдельных организациях возможно применение и децентрализованного способа регистрации отправляемых документов: когда документы, подписанные руководителем организации, могут регистрироваться в службе ДОУ; документы же, подписанные руководителями структурных подразделений, могут регистрироваться в структурных подразделениях и только потом передаваться на отправку в службу ДОУ.

Срок регистрации отправляемых документов может быть различным, но в качестве рекомендации можно использовать срок, установленный в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76): «Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания или на следующий рабочий день». Несколько иной и, я бы сказала, более жесткий срок регистрации создаваемых документов, включая и отправляемые, установлен в ГСДОУ (1981): «Документы регистрируются в организации один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения» (п. 3.2.1.2). В своей организации вы можете установить тот срок, который будет наиболее оптимальным именно для вашей организации, но для того чтобы срок регистрации отправляемых документов имел нормативный характер, его необходимо закрепить в Инструкции по делопроизводству.

Сведения о регистрируемых документах вносятся в регистрационно-контрольные формы, при этом номер документа проставляется на подлиннике документа и на копии, остающейся в организации. Копия исходящего документа подшивается в дело.

Все зарегистрированные в службе ДОУ или в структурных подразделениях документы проходят обработку, проводимую конкретным структурным подразделением, входящим в состав службы ДОУ (это может быть экспедиция), или специально выделенным работником. При приеме документов для отправки служба ДОУ проверяет:

  • правильность оформления документа (если он был зарегистрирован в одном из структурных подразделений);
  • комплектность документов;
  • соответствие количества экземпляров документа списку рассылки.

В Инструкции по делопроизводству хорошо бы закрепить право службы ДОУ возвращать неправильно оформленные документы исполнителю.

При подготовке документов для отправки служба ДОУ:

  • сортирует всю отправляемую корреспонденцию (отправка курьером, отправка в виде почтовых отправлений обычной почтой, отправка экспресс-почтой, отправка по факсимильной связи). Способ доставки фиксируется в РКФ;
  • в случае отправки документов в виде почтовых отправлений они пакетируются, подписывается адрес на конвертах, готовятся реестры отправляемой корреспонденции в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи (утв. постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221); в случае отправки нескольких документов в один адрес они вкладываются в один конверт;
  • в случае отправки документов экспресс-почтой они пакетируются, подписывается адрес на конвертах в соответствии с правилами, закрепленными в договоре на оказание услуг по экспресс-доставке.

Срок отправки зарегистрированных документов установлен в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: «Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь». Данные сроки являются обязательными только для федеральных органов исполнительной власти, для коммерческих организаций они носят рекомендательный характер. Сроки отправки документов в каждой организации устанавливаются в Инструкции по делопроизводству, при этом необходимо учитывать объем отправляемой документации и время, которое затрачивается на выполнение функций, связанных с отправкой документов, срочность доставки. Сроки отправки документов можно конкретизировать по каждому виду доставки (курьером, в виде почтовых отправлений, экспресс-доставкой, по факсимильной связи) или в зависимости от срочности доставки документов. Устанавливать сроки отправки документов лучше в рабочих днях.

В следующем номере журнала начинаем цикл публикаций об обработке входящих и исходящих писем, а также об организации отправки корреспонденции различными способами (обычной и экспресс-почтой, курьером). Своим опытом поделятся наши постоянные авторы – Наталия Носарева и Елена Юсипова.
Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как хранить кредитные договоры и документы об их исполнении

При проведении экспертизы ценности документов нашей кредитной организации (банка), опираясь на новый Перечень 2019 г., мы столкнулись со следующей проблемой. В примечании 2 к ст. 261 «Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства; документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнения должником своих обязательств» срок хранения договоров и иных подтверждающих документов с условием о залоге увеличивается с 5 до 10 лет. Для исполнения этой нормы возникает необходимость хранения, кроме кредитного досье и юридического дела клиента, также и его платежных документов по кредиту, хранящихся в «Документах дня» банка. Как правильно технически решить эту проблему: 1) изымать из «Документов дня» платежные документы по кредитам с залогом (что крайне затруднительно) или 2) хранить весь массив «Документов дня» целиком (в этом случае появляется необходимость хранения «избыточного» количества документов в течение 10 лет, вместо 5 лет)? Или же мы в целом не верно трактуем статью 261 Перечня 2019 г.?

Как корректно заменять сканы ранее зарегистрированных документов?

Наша организация – государственное учреждение. Используем в своей работе СЭД. И подчас возникает необходимость заменить полностью зарегистрированный документ или его часть, т.е. удалить первоначально зарегистрированный скан-образ документа и вложить новый. Всегда аргументируем тем, что это запрещено, но вот ссылку на нормативный акт найти не можем. Искали и в «Гаранте» и в «Консультанте+». Подскажите, пожалуйста, ссылку на нормативный правовой акт, где четко прописано, что замена уже зарегистрированных документов запрещена законом.

Акт о вскрытии конверта и отсутствии документов

Пришло письмо заказным отправлением. В тексте письма в отметке о наличии приложений указано 2 документа, но фактически их в этом конверте не оказалось. 1. Знаю, что это надо оформить актом, но как его составить? Кому подписывать? Что с ним потом делать? 2. Была еще такая ситуация: пришло письмо без приложений в конверте, но при вскрытии другого конверта эти приложения там обнаружили. Видимо, отправитель сам заметил ошибку и дослал приложения через пару дней (судя по штемпелям на конвертах). А мы оба эти письма вскрыли в один день. Тогда акт о недостаче вложений оформлять надо?

Чем грозит посуточная нумерация документов?

Наше руководство обязывает переходить на посуточную регистрацию документов: входящих, исходящих, договоров и даже приказов по основной деятельности. То есть каждый день будет начинаться с № 1, и начало этих изменений с середины текущего года! Никакие наши протесты и доводы не помогают! Юристы уже вносят изменения в нашу инструкцию по делопроизводству. Нормативные правовые акты и государственные документы, в которых есть указания о регистрации документов в пределах календарного года (Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71, и Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44), юристы считают необязательными для нашей организации. Все, что не называется Законом, невозможно использовать в спорах с юристами, что же делать!? 1. Как будут обрабатываться для архивного хранения приказы по основной деятельности, если во все учетные архивные документы вносятся данные о содержании документов тома с № … по №… ? 2. Или сейчас настало такое время, когда наши службы должны полностью прогибаться под бизнес и все наши правила устарели на фоне стремительной цифровизации? И проще подстроиться под исполнителей, чем исполнителям соблюдать правила своевременной подготовки и регистрации документов?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Приказы о назначении ответственных

Необходимо ли ежегодно переиздавать приказы о назначении ответственных (например, за пожарную безопасность)? И уточнение: как сформулировать приказ о первичном назначении ответственных так, чтобы этим ежегодно не заниматься? Либо в ежегодном переиздании таких приказов все-таки есть свои плюсы?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Каков срок рассмотрения обращений граждан? А если его окончание придется на Новогодние каникулы?

Каков срок рассмотрения обращений граждан? Когда продление срока законно: – до его истечения (первых 30 дней с момента регистрации обращения) или – после его истечения, но не позже вторых 30 дней? В каких днях он исчисляется – в календарных или рабочих? И что делать, если его окончание придется на Новогодние каникулы?