Как индивидуальному предпринимателю правильно оформить уничтожение архивных документов?

Вопрос
Я являюсь индивидуальным предпринимателем. Хочу правильно оформить уничтожение архивных документов. Для составления акта на уничтожение необходима комиссия как минимум из 3 человек. Не являюсь работодателем, наемных работников у меня нет, бухгалтерию веду самостоятельно. Кого можно привлечь в комиссию или в моем случае это не обязательно?
Отвечает

При физическом уничтожении документов следует руководствоваться следующими принципами (п. 9.9 ГОСТа Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утвержденного приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст):

  • уничтожение должно всегда быть санкционированным;
  • документы, связанные с предстоящими или актуальными судебными разбирательствами и расследованиями, не следует уничтожать;
  • уничтожение документов должно проводиться таким образом, чтобы сохранить конфиденциальность любой содержащейся в них информации;
  • все копии документов, разрешенных к уничтожению, включая конфиденциальные, страховые и резервные, следует уничтожить.

Выделение документов к уничтожению и сам факт их уничтожения на практике фиксируются актом. Ни для коммерческих организаций, ни для индивидуальных предпринимателей утвержденной формы такого акта не существует. Его можно составить в произвольной форме. Можно также воспользоваться формой, разработанной для федеральных органов исполнительной власти (форма «Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» приведена в приложении 28 к п. 3.5.4 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76).

Такой акт решает две задачи:

  • документирование решения о выделении документов на уничтожение;
  • подтверждение факта реального уничтожения перечисленных в нем документов.

В целом действующее законодательство не содержит обязательного требования о формировании комиссии в подобной ситуации. Мне удалось найти лишь один документ, который явным образом требует и от индивидуального предпринимателя создания комиссии, но только при уничтожении определенных документов:

Фрагмент документа

Порядок осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (утв. постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359)

19. Упакованные в опечатанные мешки копии документов (корешки), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств (в том числе с использованием платежных карт), хранятся в систематизированном виде не менее 5 лет. По окончании указанного срока, но не ранее истечения месяца со дня проведения последней инвентаризации копии документов (корешки) уничтожаются на основании акта об их уничтожении, составленного комиссией, образованной руководителем организации (индивидуальным предпринимателем). В таком же порядке уничтожаются некомплектные или испорченные бланки документов.

На практике эту работу нередко выполняет человек, который лучше всех разбирается в составе конкретного массива документов и в их деловой ценности. В любом случае утверждает решение о выделении к уничтожению и берет на себя ответственность за него руководитель организации (т.е. руководитель бизнеса, в вашем случае это сам предприниматель).

Поэтому, как мне кажется, такое решение может быть принято самостоятельно индивидуальным предпринимателем. В то же время при желании можно привлечь сторонних консультантов и вместе с ними создать комиссию из трех человек.

При этом напоминаю, что наказать могут за преждевременное уничтожение документов. За это предусмотрена административная (ст. 13.20, 13.25 КоАП РФ) и налоговая (ст. 120 НК РФ) ответственности. За отсутствие экспертной комиссии никаких санкций не предусмотрено!

Хотя если возникнет спорная ситуация, то одной подписи предпринимателя под актом, на мой взгляд, будет недостаточно. Уничтожая документы (особенно те, по которым возможны судебные споры), желательно позаботиться, чтобы в акте расписались несколько независимых свидетелей. Как вариант, можно пригласить нотариуса, чтобы он засвидетельствовал факт уничтожения документов.

Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в мае + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 1

Попова
16.01.2012, 20:51

В данном случае больше подходит следующий вариант: предприниматель, уничтожающий документы, может составить акт соответствующей формы(он упомянут в ответе), а затем предоставить на рассмотрение Центральной экспертной комиссии в орган местного самоуправления. Комиссия согласует на своем заседании, поставить гриф о согласовании на акте. и все будет в рамках закона.

Рекомендовано для вас

Как корректно заменять сканы ранее зарегистрированных документов?

Наша организация – государственное учреждение. Используем в своей работе СЭД. И подчас возникает необходимость заменить полностью зарегистрированный документ или его часть, т.е. удалить первоначально зарегистрированный скан-образ документа и вложить новый. Всегда аргументируем тем, что это запрещено, но вот ссылку на нормативный акт найти не можем. Искали и в «Гаранте» и в «Консультанте+». Подскажите, пожалуйста, ссылку на нормативный правовой акт, где четко прописано, что замена уже зарегистрированных документов запрещена законом.

Как организовать составление описей дел сотрудниками архива?

В нашей организации (коммерческой) не составлялись описи дел (организация существует давно), но есть номенклатура дел и ежегодно производится уничтожение документов на основании акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих архивному хранению. Могут ли сотрудники архива сами оформлять описи дел постоянного и временного хранения, чтобы структурные подразделения не создавали свои описи дел при подготовке дел к сдаче в архив. Как это организовать? Создавать описи на дела каждого отдела отдельно или сразу оформлять одну сводную опись дел постоянного и временного сроков хранения, т.е. на все отделы и документы сразу? И является ли это обязательным?

Чем грозит посуточная нумерация документов?

Наше руководство обязывает переходить на посуточную регистрацию документов: входящих, исходящих, договоров и даже приказов по основной деятельности. То есть каждый день будет начинаться с № 1, и начало этих изменений с середины текущего года! Никакие наши протесты и доводы не помогают! Юристы уже вносят изменения в нашу инструкцию по делопроизводству. Нормативные правовые акты и государственные документы, в которых есть указания о регистрации документов в пределах календарного года (Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71, и Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44), юристы считают необязательными для нашей организации. Все, что не называется Законом, невозможно использовать в спорах с юристами, что же делать!? 1. Как будут обрабатываться для архивного хранения приказы по основной деятельности, если во все учетные архивные документы вносятся данные о содержании документов тома с № … по №… ? 2. Или сейчас настало такое время, когда наши службы должны полностью прогибаться под бизнес и все наши правила устарели на фоне стремительной цифровизации? И проще подстроиться под исполнителей, чем исполнителям соблюдать правила своевременной подготовки и регистрации документов?

Как закрепить использование простой электронной подписи в СЭД

Наша компания состоит из нескольких юридических лиц, входящих в группу компаний, использующую единую внутреннюю СЭД. Руководство решило часть процессов (ознакомление с приказами, согласование документов) и документов (служебные записки, заявки, накладные на перемещение ТМЦ и др.) перевести в электронный вид с использованием простой электронной подписи (ПЭП). Какие наши действия, чтобы оформить все верно? 1. В группе компаний есть документ, который говорит, что документооборот в ней ведется в СЭД 1С. 2. Будет приказ об утверждении Положения об использовании ПЭП с указанием перечня документов, которые переходят в электронный вид, т.е. подписанные ПЭП. 3. Будет соглашение с каждым сотрудником, подписанное собственноручной подписью работника, о его согласии на использование ПЭП. Необходимо ли заключать соглашение об использовании ЭДО между нашими обществами, входящими в группу компаний, во внутреннем документообороте или достаточно вышеуказанных документов № 1–3?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Срок хранения заявлений на выплаты работникам на обустройство на новом месте

В нашей организации производят компенсационные выплаты на обустройство работников на новом месте жительства. Работник пишет заявление в жилищную комиссию, далее оформляется протокол жилищной комиссии и издается приказ о выплате компенсаций на обустройство на новом месте жительства. Срок хранения такого приказа – 50 лет по ст. 434 а) нового типового Перечня документов со сроками хранения 2019 года. Правильно ли срок хранения заявлений работников на ежемесячную жилищную надбавку определять по ст. 640 Перечня (заявления о предоставлении жилья, в т.ч. по договорам социального найма, и документы к ним – 10 лет)? Или они должны быть приложены к приказам по личному составу и храниться 50 лет, или приложены к протоколам жилищной комиссии и храниться постоянно?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Приказы о назначении ответственных

Необходимо ли ежегодно переиздавать приказы о назначении ответственных (например, за пожарную безопасность)? И уточнение: как сформулировать приказ о первичном назначении ответственных так, чтобы этим ежегодно не заниматься? Либо в ежегодном переиздании таких приказов все-таки есть свои плюсы?