Подписи каких должностных лиц какой печатью правильно заверять?

Подпись и печать (а также гриф утверждения документа) являются основными реквизитами, относящимися к составу удостоверения документа, т.е. обеспечивают его юридическую силу. Оттиск печати действительно заверяет подлинность подписи должностного лица организации (того, кто имеет право от имени юридического лица осуществлять организационно-распорядительную и финансово-хозяйственную деятельность). Оттиск печати проставляется на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты получения или расходования финансовых и материальных средств, а также на иных документах в случаях, когда законодательными или иными нормативными правовыми актами устанавливается обязательность проставления печати.

Технически оттиск печати проставляется на свободном от текста месте на уровне наименования должности лица, подписавшего документ, частично захватывая ее. В настоящее время не рекомендуется захватывать оттиском печати часть личной подписи (личного росчерка) должностного лица. Но юридический смысл проставления оттиска печати остается прежним: должностное лицо, чей личный росчерк (подпись) оформлен на данном документе, действительно занимает эту должность в организации, наименование которой вырезано на печати, и имеет право подписывать данный документ. В некоторых случаях для проставления оттиска печати на листе бумаги выделяется специальная площадь, которая обозначается как «МП» («место печати»).

«Лучшие практики» организаций рекомендуют разрабатывать отдельное положение о печатях и штампах, в котором должны быть установлены виды применяемых печатей, порядок их учета, выдачи и т.п. Организация имеет одну «главную» печать и может иметь печати специального назначения:

• печати структурных подразделений с обозначением их наименований, включая филиалы и удаленные структурные подразделения;
• печати с обозначением конкретной цели их применения для удостоверения подписей («Для договоров»; «Для договоров возмездного оказания услуг»; «Для счетов-фактур» и т.п.). Иногда на печати указывается ее номер, например, «Для договоров № 3», если изготовлены три печати для удостоверения договоров, которые применяются в трех структурных подразделениях, должностные лица которых на основании доверенностей имеют право заключать договоры конкретной разновидности от имени всего юридического лица.

В качестве приложения к положению о печатях и штампах, а лучше – в качестве самостоятельного классификатора, подлежащего утверждению приказом первого руководителя организации, рекомендуется разрабатывать перечень документов, которые подлежат удостоверению оттиском печати организации («главной» или основной печати). В этот перечень (классификатор) обычно включаются:

• акты об исполнении договоров (сдачи-приемки работ; оказания услуг);
• доверенности (генеральные, специальные и разовые, так называемые «бухгалтерские» на получение товарно-материальных ценностей);
• договоры (практически все основные виды – трудовые, о материальной ответственности, аренде, производстве работ и т.п. Исключение могут составлять клиентские договоры о предоставлении услуг широкому кругу потребителей, которые заключаются в рамках регламентов оказания тех или иных потребительских услуг и имеют массовый характер);
• задания (технические);
• заявки на участие в конкурсах и тендерах;
• командировочные удостоверения;
• нормы расхода топлива и горюче-смазочных материалов, которые утверждаются приказами руководителя организации;
• карточка образцов подписей и оттиска печати;
• представления и ходатайства в вышестоящие организации, уполномоченные государственные органы и органы местного самоуправления;
• письма гарантийные;
• поручения (прежде всего платежные);
• положения о филиалах и представительствах;
• положения о структурных подразделениях;
• протоколы разногласий (в процессе исполнения договоров);
• сметы расходов;
• справки по личному составу (о месте работы, размере заработной платы, о доходах формы 2-НДФЛ);
• спецификации на продукцию;
• тарифы на оказываемые услуги;
• учредительные документы, уставы и изменения к ним;
• штатные расписания.

Разработка конкретного перечня (классификатора) имеет важное значение в связи с регламентацией применения видов электронных подписей в организации, т.к. усиленная квалифицированная подпись заменяет в том числе и оттиск «главной» (основной) печати.

Заметьте, что речь идет об удостоверении оттиском печати видов документов, т.е. печать ставится на документ, созданный юридическим лицом. А вот вопрос о том, кто из должностных лиц имеет право подписывать эти виды документов, решается путем делегирования полномочий. Оно фиксируется в:

• уставе организации: в нем закрепляется факт того, что организация имеет печать с изображением своего наименования и (или) других реквизитов, которые конкретно перечисляются;
• приказе о распределении полномочий (ответственности) между руководством (руководителями) организации, в котором на самом первом уровне устанавливаются и делегируются полномочия подписания тех или иных документов первым руководителем организации и его заместителями;
• положении о системе делегирования полномочий, в котором подробно разрабатываются и перечисляются вопросы, находящиеся в зонах ответственности руководителя, его заместителей, главного бухгалтера и других «главных» специалистов (например, руководителя контрольного управления, который является «главным контролером», ответственных за работу с обращениями граждан, за претензионную работу с клиентами и т.п.) с указанием видов документов по каждому вопросу, право подписания которых делегируется соответствующему заместителю или сотруднику;
• положении о структурных подразделениях при условии делегирования полномочий подписания документов руководителям этих подразделений;
• положении о должностях, служебных должностных регламентах или должностных инструкциях, в которых также закрепляются делегированные права подписания документов;
• конкретных регламентах, инструкциях и других технологических и иных документах. В них устанавливаются процессы, виды и разновидности документов, обеспечивающие конкретные процессы, права по подписанию этих документов и удостоверению их оттисками печатей определенного вида; именно на этом уровне осуществляется конкретная регламентация применения печатей специального назначения;
• доверенностях, в которых подтверждаются (передаются поверенному) права на подписание документов (например, по новому Федеральному закону «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ руководитель может делегировать право подписания бухгалтерской (финансовой) отчетности главному бухгалтеру организации).

Итак, при анализе юридической силы документа в случае сомнения в его подлинности, а также в случаях проверок и ревизий проверяется прежде всего право подписания документа на основе организационных и распорядительных документов, обеспечивающих систему делегирования полномочий, а не просто оттиск печати.