Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Вопрос
Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?
Отвечает

Действительно, помимо стандартов, устанавливающих конкретные требования к оформлению реквизитов управленческих документов, действуют правила и обычаи делового оборота, обеспечивающие прежде всего удобство работы с документом, положительное его восприятие как материального объекта, принадлежащего определенному автору и несущего официальную информацию, удобство чтения текста, ценность документа, срок действия и возможный срок хранения, в течение которых документ будет служить доказательством, удобство архивно-технической обработки и учет т.п. факторов и ситуаций документирования. Многовековая отечественная и международная практика показала, что именно эти факторы являются определяющими в создании документов, а не фактор экономии бумаги.

Например, если договоры подряда с организацией возможно оформлять, используя обе стороны листа бумаги (разовая работа, срок хранения – 5 лет после истечения срока действия), то договоры возмездного оказания услуг с физическими лицами оформляются только на лицевой стороне листов бумаги (срок хранения – 75 лет, подлежат архивно-технической обработке и архивному хранению).

Деловая переписка ведется с использованием официальных бланков для писем, и если текст достаточно большой по объему, то вторую и последующие страницы письма оформляют на чистых листах бумаги (желательно такого же или похожего качества, что и бумага бланка). И в этом проявляется этикет письменных деловых коммуникаций. Кроме того, необходимо подумать и об удобстве обработки (например, сканирования) нашего письма адресатом.

Акты, справки, докладные, служебные и объяснительные записки являются основными внутренними документами организации и, как правило, основаниями для принятия решений и издания соответствующих распорядительных документов. Как документы-основания они имеют временный срок действия и временный срок хранения, но адресуются и рассматриваются руководством организации, поэтому фактор этикета внутренних коммуникаций и фактор удобства чтения и восприятия текста документа должны учитываться исполнителем в первую очередь.

Многостраничные договоры и акты об их исполнении как документы, выходящие во внешнюю среду, рекомендуется оформлять только на лицевой стороне листа бумаги.

Нормативные требования существуют только относительно нумерации страниц многостраничных документов. Общее правило устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003

Фрагмент документа
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

4.9. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

С учетом этого правила можно сделать вывод, что изготовление (печатание) документов с использованием оборотной стороны листа бумаги допускается, считается возможным. При этом лицевая и оборотная стороны каждого листа, т.е. страницы документа, должны быть пронумерованы в общем порядке, т.е. начиная со второй, арабскими цифрами и посередине верхнего поля. А вот левое и правое поля документа на оборотной стороне листа должны поменяться местами, тогда при подшивке документа в дело наибольшее по ширине поле с обеих сторон листа будет с нужной стороны.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как сослаться на измененный пункт приказа?

В основной приказ внесли изменения. Потом в другом документе надо сослаться на измененный пункт этого приказа. В такой ссылке достаточно указать только номер пункта и реквизиты измененного приказа? Или надо еще оговаривать, что он изменен и чем изменен? Как сформулировать ссылку правильно?

Если документ существует в электронной и бумажной форме

Вопрос, на который так и не нашел однозначного ответа. Предположим, я создал электронный оригинал документа, который затем подписал электронной подписью, а затем распечатал и подписал. Который из них подлинник? Первый, второй или оба? Что потом в архив сдавать как оригинал?

Кому отчитываться в выполнении приказа?

Как сформулировать в приказе поручение представить информацию (отчет и т.п.) подписанту этого распорядительного документа?

Сколько хранить типовую и индивидуальную должностную инструкции? Как их различить?

Что считать типовыми и индивидуальными должностными инструкциями. От квалификации инструкции, т.е. от попадания в одну из этих групп, как будет зависеть срок хранения?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

В чем разница между регламентом, положением, инструкцией и правилами в части цели и содержания каждого из документов?

На одном из этапов разработки инструкции по делопроизводству у нас в компании возник вопрос: «А в чем разница между регламентом, положением, инструкцией и правилами в части цели и содержания каждого из документов?» Мы перестроили порядок по информационно-справочной документации (раньше все делалось только через служебные записки), но встал вопрос по организационно-правовым документам. Будем признательны за помощь!

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Какими ручками и чернилами подписывать документы?

Я работаю в канцелярии Курской атомной станции и часто сталкиваюсь с вопросом, какими чернилами (синими или черными) можно подписывать документы, в частности, письма на отправку или приказы? И можно ли подписывать документы капиллярной ручкой? На какой документ ссылаться, ведь руководство требует обоснования, когда просишь не подписывать черной ручкой, и не обращает внимания на то, что при этом документ смотрится как копия?