Коммерческая тайна – один из видов тайн (наряду с государственной, банковской, врачебной, аудиторской, тайной переписки и т.п.), который подпадает под общее понятие «конфиденциальная информация» или «сведения конфиденциального характера».
Главное в работе с конфиденциальной информацией – учет информации и ее материальных носителей (по серверам, информационным системам, директориям, дискам, полистный, поэкземплярный, проектов, черновиков, рабочих записей и т.п.). Осуществляется строгая фиксация всех этапов движения документов и управление правами доступа.
Статья 139 Гражданского кодекса РФ предусматривает, что информация может составлять служебную или коммерческую тайну. Федеральным законом от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» установлены три признака коммерческой тайны, которые действуют во взаимосвязи:
- информация имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности этой информации третьим лицам;
- к данной информации нет свободного доступа на законном основании;
- обладатель данной информации вводит режим коммерческой тайны, т.е. предпринимает сознательные, планомерные и эффективные действия по установлению режима ее использования и хранения.
При небольшом количестве дел с документами, имеющими грифы ограничения доступа, в том числе гриф «коммерческая тайна», они могут включаться в конкретную номенклатуру дел всей организации (сводную). При этом в графе «Индекс дела» номенклатуры дел в индексе дела отражается гриф ограничения доступа, а в графе «Примечание» указываются как минимум фамилия лица, ответственного за формирование и обеспечение сохранности документов дела, и лица или лиц (исполнителей), которым предоставлено право пользоваться документами дела (в Примере 1 обратите внимание на описание дела с индексом 05-16/КТ).
Пример 1. Фрагмент номенклатуры дел
После снятия грифа ограничения доступа документы с грифом «Коммерческая тайна» перемещаются из дела с индексом 05-16/КТ в аналогичное дело с открытыми документами. Обозначение ЭК («экспертная комиссия») означает, что только экспертная комиссия по установлению ограничения доступа к документам может принять решение о снятии грифа «КТ» (коммерческая тайна). А срок хранения данного дела 05-16/КТ совпадает со сроком хранения открытой переписки.
Если в дело с перепиской (несекретной, открытой) включается несколько документов с грифом ограничения доступа, то всему делу присваивается соответствующий гриф ограничения доступа, что отражается в номенклатуре дел, причем отметка о возможности снятия грифа («ЭК») может быть оформлена в графе «Примечание»:
Пример 2. Фрагмент номенклатуры дел
Если в деятельности организации образуется небольшое количество конфиденциальных документов, возможно формирование из них одного дела, которое в номенклатуре дел может иметь заголовок «Конфиденциальные документы», «Документы для служебного пользования», «Документы с грифом «Коммерческая тайна» и т.п. в зависимости от вида тайны. Срок хранения такого дела в номенклатуре дел не устанавливается, в графе 4 проставляется отметка ЭК («Экспертная комиссия»), т.е. решение принимает комиссия по установлению ограничения доступа.
Дела с грифами ограничения доступа хранятся в запирающихся шкафах или сейфах ответственными лицами, чьи фамилии закреплены в номенклатуре дел, отдельно от дел с «открытыми» документами.
А при значительном количестве подобных документов номенклатура конфиденциальных дел составляется и утверждается в качестве самостоятельного документа, но тоже как сводная номенклатура для всей организации. Форма такой номенклатуры дел может уточняться за счет дополнительных граф, т.к. номенклатура конфиденциальных дел обычно является одновременно и учетной формой, которая используется в оперативном (текущем) хранении дел. Графы номенклатуры конфиденциальных дел могут быть следующими:
- индекс дела и гриф ограничения доступа;
- заголовок дела;
- фамилии и инициалы лиц, которым предоставлено право пользоваться делом;
- номер тома;
- дата начала дела (или дата заведения тома);
- дата окончания дела (дата окончания / закрытия тома);
- количество листов в томе (без учета количества листов внутренней описи документов дела);
- срок хранения и номера статей по перечню;
- номер описи;
- номер дела по описи (или архивный шифр, если дело передано в архив);
- дата и номер акта об уничтожении дела (в связи с истечением срока хранения);
- дата и номер сопроводительного документа (если дело направляется в другую организацию, например, во временное пользование).
И, наконец, если в организации для ограничения доступа к документам применяется только гриф «Коммерческая тайна», то для них должна быть составлена номенклатура дел с грифом «Коммерческая тайна». Причем заголовочная часть номенклатуры дел остается обычной, уточняется собственно заголовок документа, в котором необходимо отразить вид тайны, и при необходимости на самой номенклатуре может быть оформлен тот же самый гриф ограничения доступа (на верхнем поле):
Пример 3. Фрагмент номенклатуры дел с грифом «Коммерческая тайна»
