Коммерческая тайна – один из видов тайн (наряду с государственной, банковской, врачебной, аудиторской, тайной переписки и т.п.), который подпадает под общее понятие «конфиденциальная информация» или «сведения конфиденциального характера».
Главное в работе с конфиденциальной информацией – учет информации и ее материальных носителей (по серверам, информационным системам, директориям, дискам, полистный, поэкземплярный, проектов, черновиков, рабочих записей и т.п.). Осуществляется строгая фиксация всех этапов движения документов и управление правами доступа.
Статья 139 Гражданского кодекса РФ предусматривает, что информация может составлять служебную или коммерческую тайну. Федеральным законом от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» установлены три признака коммерческой тайны, которые действуют во взаимосвязи:
При небольшом количестве дел с документами, имеющими грифы ограничения доступа, в том числе гриф «коммерческая тайна», они могут включаться в конкретную номенклатуру дел всей организации (сводную). При этом в графе «Индекс дела» номенклатуры дел в индексе дела отражается гриф ограничения доступа, а в графе «Примечание» указываются как минимум фамилия лица, ответственного за формирование и обеспечение сохранности документов дела, и лица или лиц (исполнителей), которым предоставлено право пользоваться документами дела (в Примере 1 обратите внимание на описание дела с индексом 05-16/КТ).
Пример 1. Фрагмент номенклатуры дел
После снятия грифа ограничения доступа документы с грифом «Коммерческая тайна» перемещаются из дела с индексом 05-16/КТ в аналогичное дело с открытыми документами. Обозначение ЭК («экспертная комиссия») означает, что только экспертная комиссия по установлению ограничения доступа к документам может принять решение о снятии грифа «КТ» (коммерческая тайна). А срок хранения данного дела 05-16/КТ совпадает со сроком хранения открытой переписки.
Если в дело с перепиской (несекретной, открытой) включается несколько документов с грифом ограничения доступа, то всему делу присваивается соответствующий гриф ограничения доступа, что отражается в номенклатуре дел, причем отметка о возможности снятия грифа («ЭК») может быть оформлена в графе «Примечание»:
Пример 2. Фрагмент номенклатуры дел
Если в деятельности организации образуется небольшое количество конфиденциальных документов, возможно формирование из них одного дела, которое в номенклатуре дел может иметь заголовок «Конфиденциальные документы», «Документы для служебного пользования», «Документы с грифом «Коммерческая тайна» и т.п. в зависимости от вида тайны. Срок хранения такого дела в номенклатуре дел не устанавливается, в графе 4 проставляется отметка ЭК («Экспертная комиссия»), т.е. решение принимает комиссия по установлению ограничения доступа.
Дела с грифами ограничения доступа хранятся в запирающихся шкафах или сейфах ответственными лицами, чьи фамилии закреплены в номенклатуре дел, отдельно от дел с «открытыми» документами.
А при значительном количестве подобных документов номенклатура конфиденциальных дел составляется и утверждается в качестве самостоятельного документа, но тоже как сводная номенклатура для всей организации. Форма такой номенклатуры дел может уточняться за счет дополнительных граф, т.к. номенклатура конфиденциальных дел обычно является одновременно и учетной формой, которая используется в оперативном (текущем) хранении дел. Графы номенклатуры конфиденциальных дел могут быть следующими:
И, наконец, если в организации для ограничения доступа к документам применяется только гриф «Коммерческая тайна», то для них должна быть составлена номенклатура дел с грифом «Коммерческая тайна». Причем заголовочная часть номенклатуры дел остается обычной, уточняется собственно заголовок документа, в котором необходимо отразить вид тайны, и при необходимости на самой номенклатуре может быть оформлен тот же самый гриф ограничения доступа (на верхнем поле):
Пример 3. Фрагмент номенклатуры дел с грифом «Коммерческая тайна»
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Обязательно ли государственному бюджетному учреждению (ГБУ) согласовывать номенклатуру дел с ЦЭПК Росархива?
Показываем, как отразить в номенклатуре дел бумажные, электронные приложения к протоколам и аудиовидеозаписи заседаний коллегиальных органов. Сколько и где хранить эти записи. Организации важно определиться, в каком статусе она будет хранить фото-, аудио-, видеозаписи – что она будет переводить в статус аудиовизуальных документов со всеми вытекающими последствиями. Поводом для статьи стал вопрос читателя.
Зачем нужны номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений. Кто разрабатывает и подписывает номенклатуру подразделения. По какой форме ее составлять и как можно оптимизировать. Какие дела стоит завести для формирования в них приказов по личному составу (т.е. нельзя их все собирать в 1 дело). Сколько и где хранить документы-основания к ним (возможны варианты). Как срок «50/75 лет ЭПК» из Перечня 2019 года трансформировать в более конкретный в номенклатуре дел кадровой службы. Сколько хранить копии документов, журналы регистрации приказов, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Как разбить номенклатуру дел на разделы. Какова последовательность расположения документов кадровой службы. Зачем в конце каждого раздела предусматривать хотя бы одну пустую строку. Приводим пример номенклатуры дел кадровой службы.
Может ли организация увеличить срок хранения документов с «короткого» (до 10 лет), предписанного Перечнем 2019 г., до постоянного? Как это оформить в номенклатуре дел? Какова специфика у организаций, которые являются источниками комплектования государственных / муниципальных архивов и которые таковыми не являются?
В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.
Зачем нужны номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений. Кто разрабатывает и подписывает номенклатуру подразделения. По какой форме ее составлять и как можно оптимизировать. Какие дела стоит завести для формирования в них приказов по личному составу (т.е. нельзя их все собирать в 1 дело). Сколько и где хранить документы-основания к ним (возможны варианты). Как срок «50/75 лет ЭПК» из Перечня 2019 года трансформировать в более конкретный в номенклатуре дел кадровой службы. Сколько хранить копии документов, журналы регистрации приказов, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Как разбить номенклатуру дел на разделы. Какова последовательность расположения документов кадровой службы. Зачем в конце каждого раздела предусматривать хотя бы одну пустую строку. Приводим пример номенклатуры дел кадровой службы.
Как отразить документы с ограниченным доступом в номенклатуре дел? Если их очень мало или среднее количество, то их можно по-разному включить в обычную номенклатуру дел. Но когда их становится много, то пора разрабатывать отдельную номенклатуру. В статье мы показали все три варианта.
Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
