Срок хранения переписки в основном пятилетний, но при определении конкретных сроков необходимо правильно применять нормативные сроки, установленные перечнями документов со сроками хранения. Документы, составляющие переписку, формируются в дела по принципу: «документ-ответ должен быть помещен за документом-запросом», и вместе они фиксируют решение, принятое по конкретному вопросу. В зависимости от значимости вопросов деятельности организаций сроки хранения переписки могут быть разными. В том числе организация сама может устанавливать (исключительно в сторону увеличения) сроки хранения документов, фиксируя соответствующие решения в протоколе заседания экспертной комиссии. Подобная практика применяется, например, в договорной работе, когда в целом формируется дело или досье по исполнению конкретного договора, в которое формируется и вся переписка по его исполнению. При определении сроков хранения выбирается срок хранения договора (по виду сделки), который может быть большим, чем срок хранения переписки.
В момент создания документа, в течение срока его действия и исполнения, после исполнения и в процессе хранения (текущего и архивного) документу может быть присвоен, а также снят гриф ограничения доступа. Грифы присваиваются и снимаются на основе перечня конфиденциальной документированной информации, составляющей служебную и коммерческую тайны, секрет производства (ноу-хау), который утверждается приказом первого руководителя организации. Грифы присваивают и устанавливают срок их действия на основании данного перечня уполномоченные должностные лица организации, включая руководителей структурных подразделений, а также специально создаваемая экспертная комиссия по установлению ограничения доступа к документам. Конкретные названия комиссии могут быть различными, например, экспертная комиссия по защите конфиденциальной информации, но создаваться она должна приказом первого руководителя организации и действовать на основании утвержденного им положения.
Если гриф ограничения доступа снимается, то переписка переформировывается в дело с соответствующими неконфиденциальными («открытыми») документами (с аналогичным заголовком) или в целом становится «открытым» дело, в которое были сформированы письма с грифом ограничения доступа. Такая переписка будет храниться в течение общего нормативного срока, установленного для переписки по данному вопросу.
То есть срок хранения документа и срок действия грифа ограничения доступа к нему – понятия из разных сфер работы с документами: общее делопроизводство и конфиденциальное (т.е. специальное делопроизводство).
